民辦高校檔案管理研究

康穆霞

[提要] 民辦高校因為投資主體為私人或企業，導致其重要的關注點在學校招生的多少和教學質量的高低，忽略了學校和教師的檔案管理。公辦高校之所以發展迅速，它的文化傳承是必不可少的重要一環，而這一傳承的載體就是檔案。因此，民辦高校要步入高速發展的快車道，必須提高檔案管理水平，體現民辦高校誠信建設的發展過程和教師的成長歷程，把民辦高校的歷史有機地銜接起來。

關鍵詞：民辦高校；誠信建設；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2017年8月28日

一、引言

隨著新修的《民辦教育促進法》正式實施，民辦高校規范管理提到了議事日程。民辦高校在我國已經不算是新鮮事了。但是像20世紀80年代之后蓬勃發展的態勢確實是很少見的，也很壯觀。民辦院校的發展，離不開辛勤耕耘的教師和朝氣蓬勃的年輕學生，也不可缺少吃苦耐勞的后勤服務和精打細算的財務人員；無一例外的擁有著教學大樓、圖書館、宿舍和食堂，包括先進的教學設施設備、豐富的館藏紙本圖書和期刊、品類齊全的電子書刊、查準率和查全率較高的信息檢索管理平臺；與時俱進的校園文化、豐富多彩的校園生活、風格各異的教學活動，給成長中的民辦高校描繪了一幅絢麗的圖畫。檔案，事無巨細地記載著民辦高校從無到有、從少到多、從小到大及從自然到科學的發展過程，記錄著教師從事教育教學活動的一段人生旅途，承載著莘莘學子的追夢故事。這一切，不僅讓民辦高校自覺地開展誠信自律建設活動，也令民辦高校付出洪荒之力營造有利于自身發展的客觀環境。

最近幾年，國家對民辦高校的管理越來越關注，為了更好地支持民辦高校發展，制定精準扶持民辦高校發展的財政支持和宏觀調控政策，國家、省及市的教育管理部門經常請民辦高校上交諸如財政資金應用績效評價、內涵建設等項目自評報告。為使民辦高校所填寫匯報材料的真實性，需要民辦高校開展誠信活動，以保證所填寫的內容真實性和權威性，助推民辦高校檔案管理工程提升到一個新的高度。

二、民辦高校檔案管理現狀

事實上，民辦高校同國家公立學校一樣，同樣存在著人事檔案、財務檔案、教學檔案、圖書檔案、科研檔案、內外聯檔案、收發文檔案等等。但是，民辦高校的檔案管理與民辦高校的發展速度并不對稱。具體表現有如下幾個方面：

（一）民辦高校舉辦者不重視檔案管理。最先發展起來的民辦高校，是摸著石頭過河的一群有創新精神和冒險精神的開拓者。他們不知道民辦高校的發展會是什么樣的，國家的政策會如何變化，只是憑著對教育事業的熱愛，或者說被龐大的教育市場利益所吸引，不畏艱難地堅持辦學。這一階段，所有的民辦高校創辦者，想得最多的事，就是如何把學生招進來，如何招聘到能擔任教學工作的老師，如何雇傭到后勤服務和保安人員維持學校的安全。夸張一點說，對于檔案管理，這些民辦高校的創辦者最重視的是學生的檔案不要丟了，財務賬目盡量清楚。而教師檔案、教學檔案、科研檔案等的管理，還沒有引起民辦高校舉辦者的重視。

（二）客觀原因忽略了檔案管理。民辦院校的性質，導致民辦高校在成立與發展過程中就存在一些先天性缺陷。加之，其人員的流動性非常快。加大了管理人員對民辦高校工作的不安全感和無歸屬感，思想意識里就有一種隨時換工作的準備。表現在工作過程中，他們只注重完成接受的每一項任務，不去考慮這些工作任務完成后的存檔問題。或者說，即使當時完成某項目工作任務的管理人員離職后把材料留下來了，由于民辦高校的離職制度不完善，可能會出現雙方沒有進行工作交接的情況。于是，后來的人不一定會知道或注意這些原始檔案材料，走掉的人也沒有機會告訴后來的人這些檔案材料在哪里。最終結果，還是導致原始檔案資料的遺失。

（三）主觀原因造成檔案材料的丟失。一是民辦高校人員來往頻繁的特點，造成人事檔案材料多而復雜。人事管理部門源于對應聘與入職人員頻繁性的厭倦，主觀上就產生怕麻煩及沒有必要保留離職人員檔案的思想，加之民辦高校的教師來自全國各地，部分教師的人事檔案也未必是真實的，所以行政管理人員就自動放棄了離職人員的檔案管理。甚至有些離職人員因新單位工作的需要，回原單位請求出具其工作考核情況，遭遇原單位以“不為離職人員服務”的理由拒絕了；二是民辦高校工作人員基于自己利益考慮，而放棄崗位工作檔案的保存。民辦高校用人機制靈活的特點是一把雙刃劍，在提高選人用人效率的同時，也造成人員不穩定的情況多發。不排除部分管理人員想保住當前的工作崗位，主觀故意將做過的工作內容不做記錄，更談不上留存。其目的是提高工作內容的神秘性，降低工作的連續性，提高工作崗位進入的難度，讓新人無法快速進入工作狀態，盡而實現其繼續在本崗位工作的愿望；三是校方與被聘用方合作不愉快被逼離職，或者是離職時薪酬問題沒有處理好，被聘用方為了報復校方及泄私憤等原因，離職時故意損壞或丟失自己所掌管的檔案資料。同時，也不排除被聘用者本身素質低、責任心不強，工作過程中不注意資料的保存和整理，也是檔案材料丟失的重要原因之一。

三、民辦高校檔案管理不完善的后果

（一）影響民辦高校的誠信度。檔案，是固化組織或個人在以往社會實踐活動中所做出的決定、開展的活動及所發生事件的信息，是當時情景的再現。任何一個民辦高校檔案材料的不全面或者是丟失，無疑對民辦高校的發展過程缺乏真實和詳細的記錄，必然會給這些民辦高校在經驗總結、科學平臺建設、教學規律的掌握等方面造成困惑，給民辦高校應付各級領導檢查及對外宣傳等方面造成極大的不便，虛假陳述的現象就不可避免，進而影響到民辦高校的誠信度。

（二）影響民辦高校的文化沉淀。一所高校，文化的形成需要幾十年甚至幾百年的不斷沉淀、積累和提煉。而對于民辦高校，其文化的沉淀更需要一個長期的發展過程。在國外，全世界排在前10名的大學都是民辦或者私立高校，中國民辦高校因起步較晚在國內都處于劣勢，缺乏的就是文化的沉淀。在這樣的情況下，如果民辦高校發展過程中的檔案材料丟失的話，直接影響到民辦高校文化建設與傳承。

（三）影響民辦高校的持續提高與發展。民辦高校，因其舉辦者與公立高校不同和起步晚等特點，導致其發展規律和過程有別于公辦高校。同時，民辦高校師資結構的不均衡性和學生來源的低分數性，造成民辦高校教育規律、管理體制也與公辦高校不同。因此，民辦高校檔案的保存和管理意義巨大，作用非同小可，表現出很高的不可替代性。毫不夸張地說，民辦高校檔案的缺失，直接影響民辦教育服務區域經濟社會的發展，進而影響民辦高校健康發展與提高。

四、提高民辦高校檔案管理的措施

（一）建設檔案管理制度文件。民辦高校要提高對檔案管理的重視程度，從制度層面上來完善檔案的管理工作，制定一系列可行的檔案管理制度。包括辦公室檔案管理制度、科技檔案管理制度、人事檔案管理制度、圖書館檔案管理制度、院校之間交流活動檔案管理制度等，并將制度落實到具體的管理部門，確認責任人，并作為部門和個人的業績考核指標。

（二）開展檔案管理培訓工作。采取走出去請進來的方式，對檔案管理人員進行崗位技能和責任的培訓工作，從思想上讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性和不可或缺性。通過培訓，增強檔案管理人員的工作水平和能力，明確和認知檔案管理崗位的責任和義務，提高檔案管理人員在工作過程中遵循檔案管理工作規律和制度的自覺性，保證檔案管理工作的有序開展和質量保證。

（三）利用信息化技術開展檔案管理。充分利用電子設備在檔案管理工作中的重要作用。將重要的文件和材料掃描為電子文檔保存在電腦里，以備紙制檔案受損或丟失時可查閱。條件允許的民辦高校，可以在OA辦公系統中增加檔案管理模塊，既節省了檔案管理信息化的建設經費，也避免了重復建設，更方便了檔案的管理與查找。

（四）設立專門的檔案室。2016年11月7日，第十二屆全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議通過“全國人民代表大會常務委員會關于修改《中華人民共和國民辦教育促進法》的決定”。新的《中華人民共和國民辦教育促進法》對民辦教育的發展做出了更詳細的規定。而民辦高校的檔案管理工作是民辦高校誠信發展的載體。因此，為了更好地保管檔案材料，有條件的民辦高校最好設立單獨的檔案室，用來存放檔案材料，真實而詳細地記載著民辦高校的發展歷程，以防丟失或損壞。

（五）加強檔案管理經費投入。民辦高校檔案管理工作薄弱，與民辦高校舉辦者對檔案管理工作的重視程度有著非常重要的關系。客觀地說，大部分民辦高校的舉辦者對檔案管理工作都是不重視的，或者是認為沒有用的。因為民辦高校創辦初期，生存是民辦高校的首要問題。而生存、生源是民辦高校的命脈。故民辦高校無一例外地都將主要精力放在招生和教學方面。隨著國家對民辦高校的政策與財政支持，民辦高校向規范化和正式化的快車道上行駛，檔案管理工作成為民辦高校科學化發展的一個重要標志。于是，民辦高校檔案管理工作擺在了議事日程。鑒于檔案管理工作是一項重要的物質實踐活動，因此，各民辦高校要加大在檔案管理工作上的經費投入，以保證檔案管理工作的順利進行。

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