高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

黃英

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國的高職院校也隨著得到了一定的發(fā)展，尤其是高職院校的辦學(xué)規(guī)模相對以往來說增大了許多，相對應(yīng)的高職院校招收的學(xué)生也是增加了許多。這種情況的存在使高職院校的管理工作越來越難進(jìn)行，尤其是高職院校的檔案管理工作。本文就高職院校的檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行論述，從而尋求出相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理工作；現(xiàn)狀；對策

高職院校的檔案管理的工作隨著高職院校規(guī)模的不斷增大難度也是不斷的增加，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的規(guī)模不斷擴(kuò)大以及種類也不斷地增多。高職院校想要正常的運(yùn)行起來就要做好檔案的管理工作，可以這么說高職院校檔案管理工作就是高職院校的基礎(chǔ)工作，而高職院校想要獲得規(guī)模不斷的壯大，就要加強(qiáng)高職院校的檔案管理工作。

1 高職院校檔案管理工作中存在的問題

高職院校的規(guī)模隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展而不斷的長大，從而帶動了高職院校招生的數(shù)目也是不斷的增多，學(xué)生數(shù)目的增多導(dǎo)致了學(xué)生檔案的增多，從而導(dǎo)致了高職院校內(nèi)檔案的總體數(shù)量的增多，這也就該高職院校的檔案管理工作增加了一定的難度，使這一項工作很難再順利的進(jìn)行下去。由于高職院校檔案管理工作是高職院校的基礎(chǔ)工作，所以它的進(jìn)展是否順利關(guān)系著高職院校能否獲得高速的發(fā)展和壯大。隨著全球信息化的時代的到來，以及我國科技信息水平的提升，一些高職院校在檔案管理工作中應(yīng)用的方法已經(jīng)跟不上了時代發(fā)展的潮流。這些陳舊老套的管理方法導(dǎo)致了高職院校的檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，從而出現(xiàn)了一系列的問題，這些問題嚴(yán)重的阻礙了高職院校的發(fā)展和壯大，具有著很嚴(yán)重的影響。接下來，我們就對高職院校的檔案管理工作的現(xiàn)狀以及在管理工作中存在的問題進(jìn)行合理的分析，從而幫助我們更好的找到解決這些問題的方法。

1.1 管理模式較被動

高職院校的檔案管理工作不同于其他的一些工作，其他的工作沒有檔案管理工作所具有的一種特殊性，檔案管理要求的是對檔案就行合理的管理和歸納，需要事先收集齊全檔案，然后再進(jìn)行檔案的管理。高職院校是一種學(xué)校的形式，所以高職院校的檔案管理工作者在進(jìn)行的檔案管理工作時所經(jīng)歷的時間周期基本上是一個學(xué)期或者是一年。在一年結(jié)束時才開始對高職院校內(nèi)的所有資料進(jìn)行統(tǒng)一的整理歸納和總結(jié)，并且在檔案的收集的過程中沒有機(jī)遇高職院校內(nèi)的各個部門，以及相關(guān)的工作在完成檔案的收集工作以后進(jìn)行檔案的交接工作時一直都是處于一種被動的局勢。隨著信息化時代的到來，檔案信息資源的合理的開發(fā)利用是高職院校的檔案管理的工作中的最重要的地方。隨著新的時代的到來，新一季的學(xué)生的檔案的形式和以往學(xué)生的檔案形式差別較大，這也給檔案管理工作帶來了更大的困難。而且新的檔案充滿了可變性，在短時間內(nèi)如果不進(jìn)行及時的歸納和整理可能就會造成檔案數(shù)據(jù)的丟失情況的發(fā)生。而高職院校的檔案管理的工作者們采用的一年或者一學(xué)期整理一次的方法在這種情況下就顯現(xiàn)出了太多的漏洞。比如不能及時的進(jìn)行檔案的整理導(dǎo)致檔案資料缺失，在檔案進(jìn)行變動時跟不上這種變化，從而導(dǎo)致了這種管理模式太過的被動，缺少了主動的意思。

1.2 在學(xué)校的地位較低

高職院校的檔案管理工作是高職院校所有工作中的一個基礎(chǔ)的工作，同時檔案管理工作又是一種服務(wù)型的工作。高職院校的校領(lǐng)導(dǎo)們雖然發(fā)現(xiàn)了這種工作的特性，但是卻并不能真正地認(rèn)識到高職院校的檔案管理工作可以給院校帶來什么樣的好處。由于檔案管理工作是一種基礎(chǔ)性的工作，所以它在院校的發(fā)展與壯大中不具有較明顯的作用，它只是為高職院校的高速發(fā)展提供一個堅定的后盾。而一些高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者們并不能真正的發(fā)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的這一作用，從而認(rèn)為檔案管理工作并不能給院校的發(fā)展和壯大帶來多少有用的作用。從而導(dǎo)致了高職院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不會帶來較為明顯和直接的辦學(xué)效益。從而將檔案管理工作拋在腦后，對其不管不問，從而導(dǎo)致了作為具有極其重要的作用的高職院校檔案管理工作只能淪為高職院校內(nèi)其他工作的陪襯，成為了一種襯托紅花的綠葉的存在。這種情況的存在導(dǎo)致了高職院校檔案管理這一工作并不能得到學(xué)校的重視哦，從而使這一工作在院校內(nèi)的地位較為的低下。長此以往，人們就忽略了檔案管理的工作，只是認(rèn)為這一工作可有可無，這也是高職院校的檔案管理工作中出現(xiàn)的最重要的問題。

1.3 檔案管理工作人員素質(zhì)較低

高職院校的檔案管理工作是一項工作，這項工作的完成需要許多工作人員的相互的配合。而且檔案管理工作又是一種業(yè)務(wù)性較強(qiáng)、困難度較大、過程較繁瑣的工作，從而導(dǎo)致了這項工作對工作人員的要求較高。檔案管理在各個部門的工作人員必須要對自己所在的部門有一定的熟悉的能力，能夠?qū)ψ约翰块T的資料做到了如指掌。這樣才能夠有效的對各部門的各種檔案就行合理的歸納和整理，從而促進(jìn)高職院校的檔案管理工作的順利進(jìn)行。可是在實際的高職院校中，由于院校的不重視，所以并沒有設(shè)立一個專門的檔案室，當(dāng)然也不可能具有一些專門的檔案管理工作人員。有的院校的檔案管理工作人員都是在其他的部門擔(dān)任著其他的職位，他們只是把檔案管理的工作當(dāng)成是一種兼職，并不去用心的對待，在遇到問題和困難時就大膽的把工作放到一邊，導(dǎo)致了高職院校的檔案管理工作漏洞百出。而且檔案管理工作需要工作人員具有一定水平的檔案管理能力，并且具有較高的檔案管理實踐的經(jīng)驗，這樣才能夠?qū)n案進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的管理，從而提升高職院校的檔案管理的工作效率。

1.4 檔案管理人員檔案管理思想較低

檔案的管理工作對于我國的各行各業(yè)都有一定的重要性，尤其是在我國的高職院校中。由于高職院校具有著數(shù)量極多的學(xué)生以及教師的檔案而且還有學(xué)生的日常的表現(xiàn)狀況，如果不能對其進(jìn)行合理正確的歸納整理就會嚴(yán)重的影響學(xué)生的健康成長和學(xué)生以后的發(fā)展空間。國家的相關(guān)部門也逐漸的意識到了檔案管理工作的重要性，并且頒布了中華人民共和國檔案法這一項法律。政府想要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作在各行各業(yè)人們心中的重要性，從而調(diào)動起相關(guān)的工作人員的工作的積極性，使其能夠合理有效的做好檔案的管理工作。可是在一些高職院校內(nèi)，絕大多數(shù)的檔案管理人員都不單單的只是檔案管理人員，他們在其他的崗位還擔(dān)負(fù)著一些責(zé)任，所以在他們忙起來后就忽略了檔案的管理工作，從而導(dǎo)致了高職院校內(nèi)的檔案管理工作一直是高職院校內(nèi)的默默無聞的一項工作，并且在高職院校的發(fā)展中不能發(fā)揮出應(yīng)該發(fā)揮出的作用。endprint

2 高職院校檔案管理工作的改進(jìn)措施

高職院校的檔案管理工作是高職院校中的一種非常重要的基礎(chǔ)性服務(wù)型的工作，檔案管理工作的高速發(fā)展才能帶動高職院校的高速發(fā)展，所以說檔案管理工作能否順利地進(jìn)行關(guān)系著高職院校能否獲得發(fā)展和壯大的機(jī)會。近幾年隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們的生活水平也得到了很大程度的提高，致使人們對教育的重視程度也是越來越高。這種情況的存在推動了我國高職院校的高速發(fā)展，是一些高職院校的辦學(xué)規(guī)模不斷的增大，而且在教學(xué)資源、人員結(jié)構(gòu)、學(xué)科建設(shè)等方面都獲得了不同程度上的發(fā)展，較以往來說具有了比較大的不同。可是一些高職院校在這樣高速的發(fā)展下被沖昏了頭腦，并不能真正地認(rèn)識到檔案管理工作這一項基礎(chǔ)性服務(wù)型的工作為高職院校的高速發(fā)展帶來的巨大的作用，從而忽略這這項工作的重要性，導(dǎo)致對其的重視程度不高，這種情況的存在使高職院校的檔案管理工作一直存在著比較多的問題，這些問題的存在嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，在高職院校壯大的過程中我們要認(rèn)識到質(zhì)疑問題的存在，利用新的有效的改進(jìn)措施解決掉這些問題。

2.1 完善檔案管理制度

高職院校在發(fā)展與壯大的過程中要不斷的重視起來檔案管理的工作，從而去健全檔案的管理制度和創(chuàng)新檔案的管理方法。高職院校要不斷的創(chuàng)新，不斷的改革，從而根據(jù)自己院校的實際情況去發(fā)現(xiàn)存在的諸多的不足之處，然后再利用改革創(chuàng)新的機(jī)會創(chuàng)新出一系列的新的有效的管理制度，加強(qiáng)對檔案管理工作的管理。國家的相關(guān)的部門也針對檔案管理這一工作頒布了一系列的有關(guān)的法律法規(guī)，高職院校完善的管理制度要符合國家頒布的法律，從而使完善的檔案管理制度具有現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化的特點，從而方便檔案的管理工作人員的管理，避免高職院校檔案管理工作中問題的出現(xiàn)，從而促進(jìn)檔案管理工作的高速發(fā)展。

2.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

一些高職院校不能正確的認(rèn)識到檔案管理工作可以給院校帶來什么樣的好處，忽略了檔案管理工作對高職院校的重要的意義，從而在檔案管理工作人員的選擇上做不到真正的用心。這種情況的存在導(dǎo)致了檔案管理的工作人員大部分都是一些身兼多職的任課老師，他們在別的工作崗位上還擔(dān)負(fù)著責(zé)任，不能對院校內(nèi)的檔案進(jìn)行合理的、正確的、有效的管理，從而使檔案管理工作出現(xiàn)一系列的問題。而且檔案管理工作人員的素質(zhì)比較的低，不具有專業(yè)的檔案管理意識也沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗，在做檔案管理工作時會出現(xiàn)一種力不從心的感覺，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的發(fā)展停滯不前。高職院校的管理者們在高職院校的發(fā)展與壯大中要注意這種問題的存在，積極的招聘招收一些專業(yè)性的人才，使檔案管理的工作者們在具有相關(guān)的專業(yè)知識的前提下還具有一定的實踐能力，并且檔案管理的意識也足夠的強(qiáng)，這樣才能夠優(yōu)秀的完成高職院校的檔案管理工作，從而為高職院校的發(fā)展和壯大奠定基礎(chǔ)。

2.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案

新的時代，信息化和科技化逐漸的深入人心，這個社會也逐漸的走進(jìn)信息化的時代。高職院校的發(fā)展需要緊跟這種時代發(fā)展的潮流。尤其是高職院校的檔案管理工作，在進(jìn)行這項工作的過程中要講信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛的應(yīng)用在高職院校的檔案管理工作中，給高職院校的檔案管理工作帶來新的活力，從而完善檔案管理工作的制度，符合我國的各種計劃的目標(biāo)。檔案管理工作人員要積極的吸納一些相關(guān)的檔案管理技術(shù)，并且將電子文件歸檔技術(shù)以及電子檔案管理技術(shù)正確的應(yīng)用在高職院校的檔案管理工作中。而且還要加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化的進(jìn)程，因為數(shù)字化是時代發(fā)展的需要，是科技發(fā)展的主要的要求。高職院校想要獲得足夠的發(fā)展空間就要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化信息化的進(jìn)程。

3 總結(jié)

總而言之，檔案管理工作是高職院校的基礎(chǔ)性服務(wù)型的工作，在高職院校的發(fā)展以及壯大中離不開檔案管理工作的支持。在目前的檔案管理工作中還存在著比較多的問題，高職院校管理者們要正式這些問題的存在，不斷的創(chuàng)新管理制度和管理方法，從而促進(jìn)高職院校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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