辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

蔣娜芬

【摘 要】近年來，隨著我國經濟的不斷發展和社會改革的不斷深入，多數事業單位的規模都日益擴大，但在行政管理工作中存在許多不足。論文先是闡述了行政管理工作的內容與職能，再說明了在行政管理工作中存在的問題，最后探究出提高辦公室行政管理工作效率的措施。希望通過論文的研究，能為有效提高行政管理工作效率提供借鑒。

【Abstract】In recent years， with the continuous development of China's economy and the deepening of social reform， the scale of most institutions is expanding day by day， but there are many deficiencies in the administrative work. This paper firstly expounds the content and function of the administrative work， and then explains the problems existing in the administrative work， and finally explores measures to improve the efficiency of the office administration. It is hoped that through the research of this paper， it can provide reference for effectively improving the efficiency of administrative work.

【關鍵詞】行政管理；內容職能；效率

【Keywords】administration； content functions； efficiency

【中圖分類號】F270.7 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）10-0015-02

1 引言

辦公室行政管理工作是企業管理中最為關鍵的環節，主要工作就是管理辦公室內的數據、檔案及文書等，不僅使辦公室顯得干凈整潔，還能有效提高工作效率。每一個企業的正常運營都會有許多的數據、檔案及文書，倘若不對其進行管理，會對后期的工作需要帶來麻煩，因此，行政管理工作尤為重要。但就目前多數的企業來看，辦公室行政管理工作存在行政管理制度不嚴格、行政管理人員素質能力低等問題，除此之外，還缺乏相關的體系，導致行政管理工作不到位，影響了各項工作的順利進行。

2 辦公室行政管理工作的內容與職能

2.1 主要內容

行政管理工作的主要內容可以分為文書類、檔案類和會議類這三大類。第一類就是負責收取、歸類、發放及存檔企業中各個部門的所有文書[1]。由于文件在格式、內容等方面會有所不同，因此，管理人員采取存檔和處理的方式就有所不同，之后，根據文書的性質分類，為后期的使用提供幫助，避免浪費尋找的時間，從而提高工作效率。第二類就是負責檔案保存，在檔案保存的過程中，由于檔案類別很多，比如圖片、視頻等，這就涉及要對檔案進行分類、整理，使檔案充分發揮作用。第三類就是負責管理會議記錄等會議類的文件，不僅要規劃會議、記錄會議內容、管理會議的審查制度及報批制度，還要進行會議出席人員的分工與統計，節省時間與資源，提高會議效率與效果。

2.2 主要職能

第一，扮演了助手“角色”。當企業想要推出新方案的時候，就需要辦公室對新方案進行開發與推行。對企業而言，辦公室不但在重大決策時發揮作用，還會在平時工作中給予意見。第二，扮演了參謀“角色”。當企業想要出臺政策的時候，就需要辦公室進行工作的調研，提供有利的依據，保障政策的正確性。與此同時，辦公室還要收集所需要的資料信息，在綜合決策時出謀劃策。第三，扮演了執行“角色”。當企業已經做出決策的時候，就需要辦公室將政策貫徹執行到各個部門中，再對落實情況進行檢查[2]。提高辦公室的執行力，推進政策的有效執行。第四，扮演了協調“角色”。辦公室需要協調上下級、平級間的關系，使其保證良好的關系，從而使企業內部工作順利進行。第五，扮演了后勤“角色”。辦公室需要為企業提供所需要的物品，不僅要做到在有需求的時候去購買，更要做到未雨綢繆，使得企業工作更加順利的進行。

3 辦公室行政管理工作中存在的問題

3.1 嚴格行政管理制度的缺乏

辦公室行政管理工作紛繁復雜，千頭萬緒。隨著經濟的不斷發展，辦公室行政管理工作在不斷發展的同時也暴露出許多不足之處。現階段辦公室行政管理工作的發展與社會的發展嚴重脫節，由于缺乏嚴格的行政管理制度，行政管理人員的工作表現與工作作風都差強人意，導致工作效率不高，企業內部管理經常會出現各種問題，阻礙企業發展。

3.2 行政管理人員能力水平不高，且辦公室作風建設存在問題

辦公室行政管理人員的素質與能力決定了行政工作是否可以有效執行，但目前，多數企業單位的行政管理人員的整體素質及專業水平都不高，導致無法有效執行協調行政管理工作[3]。除此之外，隨著形勢的發展，辦公室行政管理人員在作風建設上依然存在不容忽視的問題。比如，有些管理人員自我進取意識低，有些管理人員缺乏求真務實的精神，有些管理人員自律意識差，給辦公室行政管理工作增添了很大的難度。

4 提高辦公室行政管理工作的效率措施

4.1 完善辦公室行政管理體系

我國多數企業關注的焦點都是貪污問題，其實歸根結底，這些問題的出現就是行政管理工作的失職。因此，要對辦公室行政管理進行改革，建立科學的辦公室行政管理體系[4]。而首先就要構建疾控機構行政管理權利體系，涉及疾控機構類型、概念、行政管理內容、行政管理流程結構等。其中，對于專項資金的管理，要建立健全的專項資金管理制度，包括設立項目、制定計劃、確定實施方案、具體執行方案、實施項目、監督項目及驗收項目，這些過程都需要認真完成。只有完善科學的管理制度，才能提高管理水平。

4.2 提高行政管理人員能力，重視團隊協作

前文說到，辦公室工作煩瑣復雜，那么，在復雜的工作中，有必要提高辦公室行政人員的素質與能力，來提高其工作效率。辦公室行政人員需要具備以下素質：首先要有奉獻精神，無論事情大小，都要一絲不茍，在處理過程中犧牲小我。其次要有精益求精的品格，看似簡單的工作也需要細致入微的思考與行動，高質量高效率的完成每一項工作。還要有量化處理的水平，在執行決策時既要做到原則性，又要做到靈活性。最后，要有良好的心態，無論遇到什么情況都可以積極面對，及時調節。而辦公室本身就是一個大的團體，若想完成好每一項工作，不能僅依靠自己的能力，還需要有團隊觀念和協作精神，只有良好的合作關系，取長補短，才可以發揮出最大的效益。這樣不僅提高了工作效率，還增強了辦公室的凝聚力，創造了和諧的工作氛圍。

4.3 發現重點，把握難點

辦公室的行政管理工作有很多，在工作的過程中不能盲目工作，要發現重點，在同等時間達到事半功倍的效果，有效提高工作效率。但任何的工作都不會一帆風順，每一個工作都會有難點，而行政管理工作中最大的難點就是服務，行政管理工作中的服務工作包含很廣的層面與范圍，需要的能力也很多，比如收發文件需要細致性、上傳下達需要協調性、出謀劃策需要創新性，只有把握好工作中的難點，及時進行相應的處理，才可以提高工作的效率。

4.4 創新管理理念，提高水平

若想改變辦公室行政管理工作的現狀，最重要的就是要及時創新辦公室行政管理，做到與時俱進。而管理上的創新不僅僅是管理方式的創新，更是理念的創新。隨著社會的發展，辦公系統也在快速發展，給辦公室的行政管理人員帶來了嚴峻的考驗與巨大的挑戰，辦公室行政管理人員要隨著信息化時代的到來，創新管理理念，同時結合企業現狀與辦公室行政管理問題制定出適合的科學的管理模式，提高管理水平，實現管理的有效性，促進辦公室行政管理工作的順利進行。

5 結論

隨著我國經濟水平的提高，市場競爭日益激烈，辦公室行政管理工作作為企業內部管理的重要組成部分，提高其工作效率尤為重要。但通過前文可知，在辦公室行政管理工作中，仍存在缺乏嚴格的行政管理制度、管理執行者能力不高等問題，這些問題的存在，嚴重影響了管理工作的工作效率。因此，有必要也必須通過完善辦公室行政管理體系，提高行政人員能力及創新管理理念與方式，提高行政管理工作效率，全面推動行政管理工作的順利進行。

【參考文獻】

【1】羅睿.新時期企業行政管理工作的定位及發展研究[J].中國商論，2017，17（19）：95-96.

【2】丁強.公司行政管理工作的信息化建設若干思考[J].現代經濟信息，2017，15（12）：48-49.

【3】趙娜.做好辦公室行政管理工作的思考與建議[J].企業改革與管理，2016，13（10）：49-51.

【4】高穎暉.辦公室行政管理工作“角色”效率提高分析[J].企業導報，2016，7（01）：27-29.