如何做好建筑企業電子檔案管理

杜亞平

摘 要：本文主要分析了建筑企業電子檔案管理的重要性，重點介紹了建筑企業電子檔案管理的不可識別性和依賴性、載體的多樣性、信息存儲的高密度性、信息共享性等特點。通過對建筑企業電子檔案管理中常見的問題進行分析，然后制定有效的解決對策，以期為建筑企業的發展奠定良好的基礎上，進而創造出更大的經濟效益和社會效益。

關鍵詞：建筑企業；電子檔案管理；常見問題；解決對策

1 電子檔案的特點

1.1 不可識別性和依賴性

電子檔案主要是以計算機技術為基礎，來加大對網絡數據庫與系統進行有效的利用。在紙質檔案管理過程中，一般是借助人工操作的形式來對相關數據進行記錄，并且可以直接讀出記錄符號。而在電子檔案中，主要是借助磁介質、光介質的形式來進行檔案管理，通過計算機解碼來對檔案數據進行應用，這樣一來就使得電子檔案具有不可識別性和依賴性。

1.2 載體的多樣性

傳統的檔案主要是以紙質為載體來進行數據信息的記錄，紙的變化主要是紙張的大小、質量，而電子檔案主要是以磁帶、光盤及磁盤等為載體來進行記錄，因此載體具有多樣性的特點。

1.3 信息存儲的高密度性

不論是磁盤、磁帶還是光盤，都具有非常高的信息介質，尤其是光盤，其具有非常大的存儲量，而且信息存儲具有高密度性的特點，可以有效提高檔案的存儲效率。

1.4 信息共享性

對于傳統的檔案，其會受到原始文件的限制，并且在同一地點、同一時間只能給一個客戶提供服務。而電子檔案可以實現不同地點、不同時間對同一信息的查看，從而有效提高信息的共享性。

2 建筑企業電子檔案管理常見的問題

2.1 缺乏對電子檔案管理工作的重視

電子檔案具有查閱、復制快速快的特點，而且能夠實現數據資源的共享，其對傳統檔案管理方式產生了加大的影響，推動了傳統檔案管理的創新。在建筑企業中，大部分檔案管理人員缺乏對電子檔案管理工作的重視，致使檔案電子化管理在建筑行業中無法得到有效的落實，在一定程度上影響了建筑企業檔案管理的整體水平。

2.2 缺乏與之相配套的規范和標準

由于檔案管理是一項系統性、復雜性的工作，而電子檔案是信息化時代新興的一種檔案管理方法。由于建筑企業施工流動性大、基地分散、施工周期長等問題需要對其檔案進行多頭管理，這樣一來規范和標準的統一性將會增加電子檔案管理的難度。由于電子檔案管理屬于新興事物，缺乏與之相配套的規范和標準，導致一些問題無法得到有效的解決，從而影響建筑企業電子檔案管理工作的效率和質量。

2.3 電子檔案的真實性存在風險

檔案管理工作的開展主要是為了確保檔案信息的可靠性與真實性，而電子檔案管理工作的開展可以有效降低人力、物力和財力的投入力度，提高檔案管理工作的而效率和質量。但是，電子檔案的可靠性與真實性也或多或少的存在一些問題，因為傳統的紙質檔案可以通過紙張、墨跡及印鑒來對檔案的真實性進行鑒別，但是電子檔案不具備這些特點，在一定程度上導致電子檔案的真實性存在風險。

2.4 電子檔案管理者綜合素質有待提升

電子檔案管理工作具有一定的特殊性，這樣一來就對管理者的專業水平和綜合素質提出了較高的要求，其不僅要求電子檔案管理者具備一定的管理知識，而且還需要具備一定的計算機知識。但是，目前大部分電子檔案管理者只掌握一些簡單的管理知識，或只掌握一些計算機操作技術，導致他們不能更好的完成電子檔案管理工作，因此，采取措施提升電子檔案管理者的綜合素質就顯得尤為重要。

3 做好建筑企業電子檔案管理的對策

3.1 電子檔案管理系統的構建

對于建筑企業而言，要想更好的提高檔案管理的效率和質量，就需要根據建筑企業的實際情況來對電子檔案管理系統進行構建，這樣不僅可以實現對建筑企業相關數據信息的有效管理，而且還能夠實現數據信息的共享，從而達到建筑企業檔案一體化建設。同時，建筑企業也可以借助計算機來對建筑企業的檔案信息進行在線查閱，從而有效提高檔案信息的應用效率。

3.2 完善電子檔案管理制度體系

建筑企業在實施電子檔案管理過程中，要根據自身的實際情況來制定一套與之相匹配的管理制度體系、制定統一的管理標準、制定檔案查閱使用制度、制定檔案使用者應該遵循的制度，這樣不僅可以實現對建筑企業檔案信息的有效管理和運用，而且還能提高檔案信息的使用效率。在電子檔案管理過程中，經常會生成電子文件，此時需要按照國家的相關保密制度來對其進行保密，以更好的確保檔案信息的安全性。

3.3 電子檔案管理安全體系的構建

大部分建筑企業檔案會涉及到企業的一些機密信息，一旦這些信息泄露，并被不法分子所利用，將有可能給企業帶來無法彌補的經濟損失。因此，在進行電子檔案管理過程中，要對其安全體系進行科學、合理的構建，對一些重要的文件進行備份處理，配置好網關、防火墻及入侵檢測等安全保障措施。對于一些設計企業機密的信息需要給予重點的保護，在未獲得相關人員允許的情況下不得進入，從而有效避免信息泄露的風險。

3.4 提高電子檔案管理者的綜合素質

對于電子檔案管理工作而言，管理者是確保其工作得到順利進行的關鍵，這樣一來電子檔案管理綜合素質的高低將會直接決定電子檔案管理工作的效率和質量高低。此時就需要建筑企業重視對電子檔案管理者的教育與培訓工作，定期對他們開展專業知識和技能的培訓，使他們對檔案管理和電子信息技術相關方面的知識有個全面的了解和掌握，從而更好的滿足電子檔案管理工作的基本需求，更好的提高電子檔案管理者的綜合素質水平，確保電子檔案管理工作有條不紊的進行，并提高其管理效率和質量。

4 結束語

隨著社會經濟的快速發展，有效的推動了建筑行業的發展，而建筑企業檔案直接記錄了企業的發展歷程，因此做好建筑企業檔案管理工作就顯得尤為重要。信息化時代的到來，傳統的檔案管理方式已經無法更好的滿足建筑時代的發展需求，因此需要對其進行不斷的改革和創新，而電子檔案管理的出現不僅可以實現對建筑企業數據信息的有效管理，而且還能提高數據信息的利用效率，更好的提高建筑企業電子檔案管理水平。

參考文獻

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