試析現代企業辦公室管理工作的優化與完善

李燕

【摘要】本文首先對現代企業辦公室管理工作的重要作用進行有效分析。然后對現代企業辦公室管理工作中出現的問題進行討論。最后結合現代企業發展的實際情況，提出一些建議和具體的措施，以保證現代企業辦公室管理工作實現有效的優化和完善，促進企業發展的同時為市場健康發展作出重要的貢獻。

【關鍵詞】現代企業；辦公室管理；作用；問題；具體措施

辦公室管理工作，在現代企業中有著非常重要的意義，有效的辦公室管理不僅能夠幫助企業管理者進行決策，而且能夠讓企業管理對企業的各項活動進行實時的掌握，維持企業的正常經濟活動和運營，促進企業發展，在市場競爭越來越激烈的今天，對辦公室管理工作進行完善與優化是當前實現企業發展的重要途徑。

一、現代企業辦公室管理工作的重要作用

（一）現代企業辦公室管理工作能夠快速提供綜合性并且相對全面的信息。辦公室管理工作，在有效的要求下，能夠搜集和整理出相對全面的信息，這樣的信息有兩種作用：第一是能夠幫助領導進行正確的決策，保持現代企業的正確運行。第二，在進行各種調查工作中，全面綜合性的信息搜集工作非常重要，現代辦公室管理工作非常好地完成了這一職能，保證調查工作能夠高效及時地完成，能夠有效避免大規模調查造成企業員工工作效率和工作水平不斷降低的消極影響。第三，在進行相關工作文件和一些信函的起草上，全面綜合性的信息起到的作用也非常重要?，F代企業辦公室管理工作起到的重要作用非常大，為了進一步提高企業的生產和經營效益，對現代企業辦公室管理工作的重要作用進行有效的分析研究非常重要，在一定程度上能夠有效助力完善和優化現代企業辦公室管理工作，實現企業內部環境的健康運行。

（二）現代企業辦公室管理中能夠有效實現企業中各個部門的溝通。辦公室管理，在企業各個部門之間進行聯系和溝通，并且能夠促進員工之間的有效聯系，企業日常工作中的每一項決策和規定的有效傳達。辦公室管理工作中，在對待一些問題上，不僅僅是上傳下達的作用，能夠對工作進行有效的疏通。下面就以中鐵建企業辦公室管理工作為例，該企業的辦公室由于處在相對中等的位置，在提出對策并且進行有效的實施，辦公室在不斷進行溝通的過程中，對各個部門以及各個方面的情況進行了有效的了解，并且在整理之后交給了領導，從而保證了該企業領導能夠作出正確的決策。在決策有效落實的過程中，該企業的辦公室人員充分發揮了積極的作用，進行了各個方面上的配合，全力輔助該決策的有效落實和展開，提高企業工作的效率，促進企業的發展。

二、現代企業辦公室管理工作中出現的問題

（一）現代企業辦公室管理制度不規范。市場不斷擴大，經濟在飛速的發展中，為了提高企業的效益，許多企業不斷出臺各種措施，意圖進行擴大化的生產，并且讓工作效率能夠有效提高，例如，有的企業會購買先進的大型設備，以提高生產效率，有的企業在生產中不斷擴招工人，提高生產，這些都是企業發展中進行的各項決策，但是，許多企業在進行決策時，在辦公室管理上卻還是運用傳統的制度，這樣的話，就會造成現代企業辦公室管理中逐漸出現許多問題。例如，擴大生產后會出現新的問題，但是辦公室管理卻由于沒有規范化的管理制度不能進行有效的管理，會造成辦公室管理工作的水平和效率不斷下降，問題不能有效解決，嚴重影響企業的形象，而且會造成企業管理中不斷增加對人力物力的投入，造成這樣的問題主要原因是由于現代企業辦公室管理制度不能做到有效的科學規范性。所以，現代企業要重視辦公室管理制度，并不斷進行完善和優化，實現現代企業的高效運營和發展。

（二）現代企業辦公室管理工作上，操作能力需要有效提高?，F代企業辦公室管理工作相對其他管理工作復雜，這樣的復雜程度要求現代辦公室管理人員在工作中要具備耐心、細心和責任心，認真進行每一項工作，保證工作的正確性，因為一旦辦公室管理工作中的某一個環節出現問題，就容易造成整體性的失誤，出現這樣的事情，其他辦公室工作人員的認真工作不能得到有效認同，領導會進行懲罰，公司中其他的同事還會抱怨，導致辦公室人員出現一定程度的消極心理，這樣的陰影會一直伴隨著工作，極大程度上影響工作效率的提高，甚至影響工作的不斷落實和開展。這樣問題的出現，要求企業必須進行有效的創新和改革，提高辦公室工作人員知識素養和綜合能力以及一定的心理承受能力，滿足當前企業發展中對辦公室管理工作的需求，提高工作效率，促進企業發展。

（三）管理思想并不能有效實現與時俱進。改革開放后，我國社會主義市場經濟不斷發展，外來的管理模式和管理制度不斷沖擊著中國企業傳統的管理模式和管理制度，在不斷的發展中，企業逐漸認識到了管理中隱藏的問題和在某些方面管理上的不足，在有效吸收先進的管理經驗和學習先進的管理制度后，企業對管理制度和管理模式進行了有效的完善，現代企業的辦公室管理也得到了一定程度上的發展，然而，這樣的改變卻不能實現企業長足的發展，因為企業在進行改革和創新時，還保持著傳統的管理思想，在思想上并沒有進行有效的改變，在學習之后，未認真分析和研究傳統管理思想中存在的不足，長此以往，會造成企業管理制度不能有效落實，并且，傳統的管理思想并不能完全使用現代化企業的生產和發展節奏，傳統的辦公室管理理念會讓辦公室管理工作逐漸落后于生產，無法讓企業實現長足穩定的生產和經營。

三、以有效措施促進辦公室管理工作的發展

（一）通過各種手段提高辦公室管理工作人員的綜合素質能力。在現代企業中，為了避免辦公室工作人員不能完全勝任現代化辦公室工作，必須通過各種方式提高他們的綜合素質，促進辦公室人員具備更加全面的知識和素質，保證工作正常進行的同時，提高工作效率，有效適應現代化企業生產管理中的各項任務，為企業節省各種資源的投入，建立企業良好的外部形象，促進企業的發展。在這方面，中鐵建企業作為現代化企業，其辦公室管理中的工作人員素質，在采取各種措施后，辦公室工作人員的素質以及工作能力得到了有效的提高。提升辦公室工作人員素質和工作能力上，主要的措施是通過建立完善的考評制度促進工作人員不斷進行學習，這是第一點措施。第二點，在辦公室管理中，相關領導要重視辦公室管理工作，并提拔優秀的工作人員進行公費學習和深造等，這樣也能夠起到示范帶頭的作用，促進辦公室工作人員積極學習。第三，完善和健全獎勵和懲罰機制，對工作認真負責的工作人員要給予一定的鼓勵，在工作中不謹慎不認真的工作人員要進行相應的懲罰，但是獎懲機制要保證公平性，這樣才能夠讓辦公室工作在健康的環境中運行，保持企業發展的良好氛圍。endprint

（二）完善內部管理制度，構建科學化的辦公室管理系統。在時代的發展中，現代化市場經濟不斷發展，作為現代化企業應該重視企業內部的辦公室管理水平和管理制度，在結合實際發展的情況下，完善辦公室內部的管理運行機制，讓其保持科學性，并且能夠具備較高的效率以及規范的特點。完善的內部管理制度，科學化的辦公室管理系統，能夠讓辦公室工作人員在面對工作時，有其科學化的理論依據，這樣做在一定程度上確保了辦公室管理工作的規范化和信息的及時。完善內部管理制度，首先在面對事物性工作時，就要有效優化其中的環節，并且每個環節在進行的過程中，都有內部制度的支持，做到工作上有法可依，如果辦公室管理工作中出現冗員的情況，就要及時進行調整，反之，則要落實責任制度，把工作落實到辦公室每個工作人員的身上，避免出現推諉工作以及推卸責任的情況，讓工作能夠良好地進行。例如，某企業的辦公室管理工作人員非常少，該企業在進行有效的考察后，逐漸建立了目標考核制度，工作結果考核制度，并且細化了各項工作需要達到的標準，建立了相當完善的工作過程監督小組以及相應的監督制度，這樣雖然辦公室工作量很大，但是在進行有效的管理和內部制度優化后，在工作上不會出現失誤，保證工作的效率和質量。

（三）樹立以人為本思想，提高各部門之間的溝通和協調能力。在企業管理思想中，現代企業應該對思想觀念進行有效的更新，這樣才能保證企業先進的制度和管理模式能夠一直促進辦公室管理工作效率不斷提高。在管理上首先應該改變傳統的管理思想，確立企業中以人為本的管理思想，認真聽取企業中辦公室工作人員以及企業管理人員的意見，對企業的工作進行有效的了解和改革。第二，進行柔性化管理，讓辦公室工作人員自主維護公司的形象和公司的各項制度，在管理中，凝聚公司中所有員工的力量，讓企業的現代化制度和管理模式不斷推進，保證實現現代企業辦公室管理工作的優化和完善，促進企業的發展。

四、結語

總之，現代企業辦公室的管理工作，在現代企業發展中的地位非常重要，在進行研究分析中，對辦公室管理工作的作用進行分析的同時，對問題進行全面性的研究探索，從各個方面考察辦公室問題的解決措施，針對公司發展的實際情況，把理論上的措施充分應用到實際工作中，在工程中驗證具體措施的可行性和科學性，以保證實際運行中的辦公室管理工作能夠有效擺脫傳統問題的困擾，實現水平和效率的雙重提高，促進企業的發展。

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