關于檔案管理信息化建設若干問題的思考

楊小鵬　王惠萍

【摘要】電子信息技術的應用，使得檔案管理工作更為高效化。本文將對檔案的信息管理提出合理的建議以及管理措施。對信息化建設工作進行分析，并針對信息數字化內容指出個人觀點，希冀能夠給予檔案管理人員參考借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；思考

為了確保信息檔案的真實性與社會發展需求相吻合，提高人力資源管理能力，對檔案進行數字化、信息化的改造是檔案管理工作的必然選擇。近些年，隨著信息技術在社會應用發展的進一步加快，檔案信息化管理工作也開始逐步走上正軌。檔案管理人員應以此為檔案信息化發展契機，提高工作質量與能力，通過對現有的工作機制進行改革，提高檔案的服務質量，與信息資源的真實水平。

一、當前檔案管理在信息化建設中所受的阻礙

（一）信息化管理重視程度不夠。檔案信息化不僅代表著對現有的人員檔案進行數字化處理，以及信息資源的歸類。同時還意味著將原有的管理模式進行轉型，從而構建更為完善的檔案管理系統。從目前檔案管理工作質量來看，大部分檔案管理信息化建設出現了比較明顯的障礙，部分檔案管理工作出現停滯。可以說這些事件產生的原因都是因為管理者對于信息化建設的重視程度不夠。導致在實踐工作中，由于管理方式與思想出現偏移，工作人員僅單純搜集大量的資源和檔案加以保管，未能形成科學、系統的管理制度。

（二）系統建設的缺失。目前，我國的檔案管理普遍存在這樣一種問題，那就是：缺乏專業、標準的管理制度，以及規范的管理系統。為了確保信息資源的真實性，保障檔案檢索時的高效，務必建立完善的規范化管理系統。不過從目前檔案管理系統工作質量來看，由于系統過于復雜，致使各地檔案管理的資源信息不統一，缺少標準的管理方式。同時由于在進行檔案管理工作中，管理人員并未重視信息的高質量、高標準要求，部分檔案資源由于過于粗糙，使得在后期的登記工作中，部分資源出現丟失和遺漏。在檔案管理系統里，健全系統規范化建設體系，已成為了檔案信息化建設工作的首要前提。

（三）人員素質偏低。檔案管理機構的工作質量與工作人員素質直接掛鉤。而從目前檔案管理部門的工作質量與工作效率來看，由于缺少專業的素質和工作技能，部分檔案管理工作出現滯后現象，無法滿足檔案信息數字化建設需求。為了提供給咨詢人員更好的檔案信息，檔案管理人員不僅應具備更專業的信息化建設知識，擁有更強的專業能力。同時還要有更強的工作處理能力，以便及時解決在管理工作中所出現的問題，滿足咨詢者的服務需求。

二、構建現代信息化檔案管理的方式

（一）提高工作人員服務質量。為了提供更為優質的服務質量，加快檔案服務效率，必須對工作人員進行更為專業的技術培訓，以及服務技能培訓。確保在實際工作中，工作人員具備更為優質的服務能力。首先管理人員應認識到，檔案管理首要工作目的便是為咨詢者提供更好的信息服務，簡單來說，即是為人民服務。因而在工作過程中，第一步便是建立工作人員的服務理念。之后，加強工作人員的專業信息處理能力，對文件檔案進行及時分類和接收并歸檔，發揮檔案管理的意義和作用。最后，不斷改進在工作中發現的漏洞，創新工作模式，從而提供更優質的檔案咨詢服務。

（二）規范工作執行標準。提供給咨詢者更為優質的檔案信息服務，離不開管理制度的規范化。因此在信息化建設工作中應當處理好客戶服務與檔案管理的供需矛盾問題，建立更為完善且統一的工作執行標準。這不僅是檔案管理部門的必要工作，同時也是加快檔案信息化建設速度的有效途徑之一。將傳統的紙質媒介檔案，轉變為以數字為基準的信息，要嚴格遵照信息化管理規范，以確保檔案的真實有效。

（三）提高管理人員素質。提高工作人員檔案處理能力，是實現檔案信息化建設的必經途徑。在工作中，為了獲得更好的處理信息能力，實現檔案資源的精準錄入，必須要提升管理人員的綜合素養。通常來說，為了確保工作質量，工作人員不僅要具備專業的計算機知識，掌握計算機信息技術操作方法。同時，還要對傳統紙質媒介的檔案管理工作的步驟進行了解，以便能夠在工作進程中，可以用更為合理的方式處理問題。最后，不斷增強個人知識儲備，及時補充缺乏的專業技能，是實現檔案信息化的有效途徑。

三、結語

不難看出，在當前我國高速的信息產業應用背景下，加快檔案的信息資源數字化，提高工作質量刻不容緩。同時經濟水平的提升，使得大量工作人員的工作能力無法跟上社會需求，必須及時進行培訓彌補，確保在工作過程中，工作人員的工作能力符合大眾需求。檔案信息化，有助于檔案辦事處的工作進程更加高效、快捷，可以更好地應付各項突發情況，以及增強服務質量。不論如何，檔案管理信息化都是為了能夠更好地解決檔案工作與人員能力的矛盾，為信息咨詢者提供更為優質的信息服務，滿足人們的社會生產需求。

【參考文獻】

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