人事檔案信息化建設現狀分析及創新策略

劉卿

【摘要】在網絡技術、信息技術的推動下，人事檔案也從原來的紙質管理方式逐漸轉變為信息化管理方式，管理效率和管理水平得到了顯著提升。但是，現階段人事檔案信息化建設水平普編較低，仍有較多環節的工作有待改善，為充分發揮信息化技術在人事檔案管理方面的應用優勢，就需要采取有效的創新策略，加快人事檔案信息化建設步伐。

【關鍵詞】人事檔案；信息化建設；重要意義；現狀；創新策略

人事檔案是我國人事管理中的關鍵性材料，記錄了一個人的主要經濟、政治面貌、品德作風等信息，能夠真實、客觀地發映出人的能力及閱歷。在快節奏的社會發展形勢下，人才流動更為頻繁，人事檔案調用次數也隨之增多，傳統的紙質檔案在調用過程中容易出現破損、遺失現象，并且管理起來比較麻煩，影響了人事檔案利用價值的有效發揮，難以滿足實際需求，加強信息化建設已成人事檔案管理的必然發展趨勢。

一、人事檔案信息化建設現狀分析

近些年，在信息化技術的大力支持下，人事檔案信息化建設正在如火如荼地進行著，雖然已經取得了一定成效，但是實際工作中仍存在較多不足。第一，基礎設置不完善。很多地區的人事檔案管理仍沿用傳統方法，信息化建設意識薄弱，重視力度不足，缺乏相應的信息化辦公設施，或者是基礎設備落后，無法實現全網聯合管理，各自為政特點明顯。第二，軟件開發力度不足。當前人事檔案信息化管理所用軟件更新、升級速度較慢，信息化系統功能不夠齊全，并且軟件使用安全性得不到保障，不僅會影響人事檔案信息資源共享，還容易出現泄密現象。第三，管理標準不規范。現階段針對人事檔案信息化管理模式，并沒有形成較為統一、規范的管理標準，并且還經常出現執行不到位的問題，各個職能部門之間也缺乏有效溝通，導致管理水平和管理效率較低，阻礙了人事檔案信息化建設的順利推進。第四，專業人才稀缺。人事檔案管理人員老齡化現象嚴重，大多是老一輩工作人員，這部分人員對信息化技術了解較少，信息化設備操作不夠熟練，而部分信息技術掌握較為熟練的年輕工作人員，崗位責任意識薄弱，工作過程中存在應付、敷衍等不端正態度。這些都是當前人事檔案信息化建設過程中亟須解決的問題。

二、人事檔案信息化建設創新的策略

要想提高人事檔案信息化建設水平，加強檔案管理力度，就需要針對實際工作中的不足采取有效創新策略，改善人事檔案信息化建設現狀。

（一）完善基礎設施。在當前社會形勢下，必須明確人事檔案信息化建設的必要性，加強信息化基礎設施建設。一方面，人事檔案管理部門應及時更新傳統管理理念，強化信息化建設觀念和意識，提高對該項工作的重視力度，投入足夠的資金用于信息化設施建設，為人事檔案信息化管理提供基礎辦公設備。另一方面，應及時更新老舊信息化設備，加強與各地區人事檔案管理部門的聯系，實現人事信息資源的數字化以及人事信息資源共享，促進全網聯合管理的實現，構建集中統一的管理體制，進而實現更為理想的管理效果。

（二）重視軟件開發。人事檔案信息化管理需要依靠性能優良、功能完善的軟件來實現，這就需要加大軟件開發力度。人事檔案管理部門及人員，應重視信息化管理平臺的構建，不斷對軟件進行優化升級，改良軟件運行性能、完善軟件操作功能，提高軟件的安全性。在研發人事檔案信息化管理平臺及軟件時，要尤為重視系統功能的完善性，實現對人事檔案的信息的存儲、管理、查詢、傳輸等各項操作，進而才能確保其利用價值的有效發揮。同時，應加強認識檔案數據庫的建設，實現資源信息的有效共享，提高其利用率，并對數據庫進行定期維護，保證其安全性。

（三）規范管理標準。在推進人事檔案信息化建設過程中，必須制定相對完善、規范的管理標準，形成有力的約束機制。首先，人事檔案信息具有機密性特點，在利用信息化技術實現檔案信息資源共享和公開使用的同時，必須保證檔案信息的安全性，制定各種規章制度對人事檔案信息資源的使用加以規范，避免出現檔案信息泄露現象。其次，應建立健全責任機制和監督機制，將人事檔案管理責任落實到具體職能部門，當出現檔案遺失或泄密現象時，將責任追究到底，并加強對檔案信息資源使用的監督，確保其有序性、規范性及合法性。

（四）加強人才培養。加強專業人才培養，對促進人事檔案信息化建設具有重要意義，能夠為人事檔案信息化管理水平的提升提供人才保障。首先，人事檔案管理部門應優化檔案管理人員結構組成，積極引進年輕的優秀人才，尤其是對計算機操作比較熟練的人員，不斷向人事檔案管理人員隊伍注入活力。其次，應加強對在崗人事檔案管理人員的培訓力度，為其提供更多的進修機會，學習先進的檔案管理方法，在提高自身專業性的同時，做到對計算機基礎操作技巧的熟練掌握，并學習、了解相關法律政策，強化自身的崗位責任意識，在工作過程中更加認真、負責。

三、總結

計算機技術及信息化設備的普及，為人事檔案信息化建設創造了有利條件，基于社會發展形勢以及人事檔案管理的需求，必須緊緊抓住良好機遇，利用信息化技術實現人事檔案管理從紙質模式到電子模式的轉變。通過完善基礎設施、重視軟件開發、規范管理標準、加強人才培養等策略，能夠有效解決當前人事檔案信息化建設中比較突出的問題，實現該項工作的創新，才能充分發揮信息化技術在人事檔案管理中的應用價值，提高認識檔案管理的水平，推動我國人事檔案管理事業的良好發展。

【參考文獻】

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