基于成效評估的會議管理實效提升探究

趙大青　尹元躍　白云龍

【摘要】隨著企業精益化管理水平的進一步提升，少開會、開短會、提高會議效率在節約企業成本、提升管理效益方面愈發重要。本文以會議成效評估為切入點，從“全”“精”“實”“儉”四個維度對會議管理實效提升方式進行探索，并通過建立會議效果測評和會議落實推進制度雙管齊下提高會議效率。

【關鍵詞】會議管理；效果測評；提高效率

隨著企業精益化管理水平的進一步提升，提高會議的實效管理愈發顯得重要。有效的會議可以節約成本，提高效率；效率低下的會議不僅無益于管理提升，還容易引發參會人員的抵觸情緒。本文通過引入四維管理并建立測評和督辦機制形成會議成效評估反饋模式，旨在提升會議管理實效。

一、目前會議管理存在的問題

結合當下會議管理的實際情況，對照相應管理要求，綜合分析目前會議管理主要存在“粗”“散”“軟”三個方面的問題。

（一）“粗”即粗放。具體表現：一是在年度會議計劃分類不夠細致，執行的剛性不夠。二是對視頻會應用體現不夠充分。；三是對部門、班組會議缺少管控。四是會務費管理使用流程不夠明晰。

（二）“散”即散亂。具體表現：一是對計劃外會議缺少管控，尤其是部門內部、班組層面的會議，缺少管控。二是會議分級審批、分類管理的理念還未深入，部分班組會議申請審批太過隨意。

（三）“軟”即松軟。目前會議管理工作缺少考核評價辦法或工作標準，會議材料往往缺少事先的研讀討論，會議決定的議題督辦落實缺少有效閉環，會議實效也未能引起各承辦部門足夠重視。

二、四個維度提升會議管理實效

經過不斷的思考和摸索，會議管理實效提升可以從“全”“精”“實”“儉”四個方面進行探索嘗試。

（一）“全”即全面、充分。一是會議材料要全。承辦部門在組織召開會議前，應充分準備會議材料，如需討論的會議應至少提前3天將上會材料發相關人員審閱。二是對參會人員、范圍統籌考慮，合理確定參會人員，既要避免過多人員參會，又不能遺漏相關部門。三是會議管理范圍的設定，加強計劃內會議審批和計劃外會議管理，嚴格控制各專業部門的會議數量，通過聯合召開或集中召開的形式減少會議數量。

（二）“精”即精簡、精煉。一是要壓降一般性專題匯報數量和分組討論時間。精簡會議材料，減少會議現場印發材料，盡量以電子資料發放至與會代表。嚴格控制會議材料篇幅，做到主題鮮明、重點突出、內容簡潔。二是要精簡參會人員和會議時間。各級會議數量根據工作實際確定，參會人員根據會議性質和主要內容確定，嚴格限定會議代表和工作人員數量，要大幅壓減會議數量，減小參會人員范圍、壓縮會期，不得隨意提高參會人員規格。傳達、布置類會議會期不得超過0.5天。各類會議報到和離開時間，合計不得超過0.5天。

（三）“實”即落實、實效。一是建立會議效果評估制度。會議主管部門在會議結束后隨機選取參會的3人填寫會議效果測評表，對會議申請部門開展考評，考評方法為評分制，以季度為考核期，對考核期內的申請部門發起的會議效果測評取平均值計算，考評結果按季通報。二是建立會議落實督辦制度。各單位召開的各類會議，按照分級負責、分類管理的原則，由有關部門負責組織貫徹落實。辦公室作為會議督辦管理歸口部門，向承辦部門下發會議落實推進表，會議承辦部門應根據工作推進情況進行填報，會后需要推進的事項原則上須在15個工作日內完成，確實完成不了的，應說明原因并明確推進時間節點和工作計劃。

（四）“儉”即節儉、勤儉。一是精簡會務安排。會議會場不擺放花草，不制作背景板，不提供水果，會議期間不安排茶歇。會議用餐不得組織會餐、宴請，一律安排自助餐，嚴格控制菜品種類、數量和份量，嚴禁提供高檔菜肴，不上煙酒。會議住宿應嚴格執行會議用房標準，以標準間為主，不得安排高檔套房，房間內不配備水果、干果、鮮花等，不另配備洗漱用品。會議代表盡量安排集體乘車。二是嚴肅會議紀律。嚴禁套取會議費設立“小金庫”，嚴禁在會議費中列支公務接待費用，不得使用會議費購置電腦、復印機、打印機、傳真機等固定資產以及開支與會議無關的其他費用，不得組織會議代表旅游和與會議無關的參觀，嚴禁組織高消費娛樂、健身活動，嚴禁以任何名義發放紀念品。

三、結語

會議是企業管理的一項重要組織活動，企業應該確保在會議上投入的時間和資源與會議的效益成正比，因此就需要對會議管理的實效提升進行研究和探索。本文通過從“全”“精”“實”“儉”四個維度對會議管理的全過程進行管控，通過建立會議效果測評和會議事項推進制度，確保會議開得有效果，決策的事項有安排有落實，可以從一定程度上提升會議管理實效。同時通過將評價結果應用到各承辦部門的績效考核當中，進一步督促各部門提高會議管理的精細化水平，關注會議的內容和實效，求真務實，轉變會風。

【參考文獻】

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