ERP系統下企業會計內部控制優化

李文婧

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）14-0113-03

摘要：會計內部控制是現代企業內部控制體系的重要組成部分，是保障企業資金與資產安全性、實現企業運營目標的重要管理手段之一。隨著信息技術的不斷發展，ERP系統逐漸被引入到企業的會計內部控制中來，ERP系統的應用雖然在一定程度上提升了企業的會計內部控制效率，但也引發了很多新問題?；诖?，文章以某石油銷售公司為例，深入分析了該公司當前ERP系統中存在的會計內部控制問題，在此基礎上提出了完善ERP系統下會計內部控制的建議，以期為相關企業提供參考。

關鍵詞：石油銷售企業 ERP系統 會計內部控制

隨著信息技術的發展，管理信息系統逐漸被引入到企業管理的方方面面，當前企業使用最廣泛的就是ERP系統，這類系統由于其操作的便捷性與強大的數據處理功能受到了企業的青睞。本文以某石油銷售公司基于ERP系統進行的會計內部控制作為研究對象，探討這種新型的會計內部控制模式存在的問題，并提出相關建議。

一、某石油銷售公司基于ERP系統會計內部控制存在的問題

（一）數據安全與ERP軟件風險方面。（1）數據的安全性存在一定隱患。該公司應用ERP系統進行管理的核心就是財務管理，后臺數據庫通過網絡對各客戶端的數據進行傳輸與整合，這就產生了數據安全性的問題。因為互聯網具有一定的開放性，如果有人惡意攻擊ERP系統，很有可能會對系統數據造成嚴重的破壞。本文將該公司當前各個管理系統之間的數據傳輸關系予以整合，如上頁圖1所示。（2）ERP軟件風險。在應用ERP軟件時，需要根據應用環境與用戶需求進行一定的調整與改進，以降低企業的潛在風險。雖然當前的ERP軟件已經發展得比較成熟，但仍存在一定不足，例如，系統用戶并不清楚后臺程序的設計原理與運算規則，一旦出現問題只能向系統供應商求助，而系統維護人員能夠輕松接觸到軟件的后臺數據庫，如果對其進行不當操作，對企業造成的影響是難以估量的。

（二）業務流程方面。

1.進銷存管理。該公司當前進銷存管理存在的問題主要表現在：進貨計劃是根據當前的庫存數量與對下期的銷售預期制定的，如果參考信息傳遞速度緩慢或者在傳遞過程中出現了扭曲，那么該公司制定的進貨計劃就會與銷售實際嚴重不符。在這種情況下，該公司或者是沒有足夠的石油產品可以銷售，或者是庫存量過大導致資金嚴重積壓，無論哪一種情況都會對該公司造成極大的消極影響。

2.應收應付款管理。第一，ERP系統會對該公司的應收應付款進行預先控制，對相關操作人員設置一定的權限，如果超出權限范圍，就無法在系統中進行審批等操作?；诖?，如果該公司沒有做好相關人員的授權工作，就會造成審批混亂以及越級審批等情況，這無疑會令會計內部控制失去應有的效用。第二，ERP系統對客戶進行了編碼管理，系統操作人員將客戶按照該公司的要求編碼，之后提交至省級公司，省級公司審批之后，會在系統中添加該客戶的編碼。但是當前的ERP系統還沒能對客戶編碼進行唯一性限定，導致系統中存在編碼相同的客戶，無疑對該公司進行客戶授信管理造成了障礙。

3.合同管理。雖然ERP系統具有較強的資金控制能力，但卻沒有相應的合同管理功能。在業務進行之前，交易雙方首先要做的就是簽訂合同，之后按照合同的約定交貨付款。但該公司在貨品與資金的往來過程中，不重視對合同文本的管理，導致資金和貨品已經實付，但合同還處于審核狀態，這無疑加大了該公司的運營風險。

（三）風險管理方面。（1）盡管該公司ERP系統下的會計內部控制具有部分風險預警與控制功能，但對有些風險卻束手無策，導致該公司的會計內部控制風險管理效率低下。該公司ERP系統下的會計內部控制風險管理流程見圖2。（2）ERP系統采集的風險數據過多，導致計算過程的工作量巨大，加重了財務人員的工作負擔。

二、完善某石油銷售公司基于ERP系統會計內部控制的建議

（一）提升ERP系統的安全性與穩定性。一方面，該公司應提升ERP系統的安全性，做好硬件設備與軟件安全的保護工作，對重要數據進行加密處理，防止遭到惡意破壞。另一方面，該公司應提升EPR系統的穩定性，除了定期對系統進行升級之外，還要在條件允許的情況下升級系統硬件，以保證系統運行的穩定性。此外，該公司還應積極關注ERP系統開發技術的發展趨勢，及時對系統可能存在的漏洞進行修補。

（二）優化業務流程，完善審批機制。

1.進銷存管理。需要完善的主要是ERP系統的權限設置。該公司在為用戶設置權限時，應對“進-銷-存”每個環節的操作都設置明確的權限，并設置為在上一環節沒有完成并得到審批的情況下，下一環節無法操作；同時，對庫存的進出設置預警，這樣不僅可以提升對進銷存的管理效率，還能避免出現越權審批、不合規銷售的情況。

2.應收應付款管理。

（1）付款方面。首先，財務部在收到業務部的付款申請之后，應審核其采購合同、訂單、收貨憑證、驗收憑證等，審核確認無誤后方可付款；如果在審核過程中發現有些資料尚不齊全，則拒絕支付，直到業務部補足資料之后，才可以付款。其次，財務人員在付款之后應核銷采購業務，并嚴格按照公司的財務管理規范記錄賬目。最后，財務人員在ERP系統中應建立交易付款檔案，并上傳采購合同、訂單等原始憑證。

（2）收款方面。該公司要按照崗位不相容原則調配相關崗位工作人員，避免因為職權的銜接而發生瀆職或者舞弊的情況。

該公司應設計賬齡分析表，并對公司當前的應收賬款進行賬齡排序，同時在系統中設置賬款到期預先提示。如果賬款逾期未還，則安排專人上門催收，以降低發生壞賬損失的可能性。該公司應收賬款內控詳情如表1所示。

該公司應實施清欠考核，以便了解ERP系統記錄的交易信息的處理情況。該公司業務穿行測試情況如表2所示。endprint

（3）借助ERP系統規范合同審批管理。ERP系統能夠將合同審批流程細化為不同環節，并在系統中為不同用戶設置審批權限，這樣就能實現對合同審批的規范管理。結合該公司的運營實際，本文認為該公司需要做好以下幾方面工作：

①控制權限。該公司應結合當前的業務流程與管理規范對ERP系統進行合同審批管理的權限控制。系統用戶通過自己的用戶名與密碼登錄系統之后，能看到當前需要審批或者操作的業務，如果審批或者業務操作權限超出了用戶的授權范圍，那么用戶是無法看到這些信息的。這樣能大大提升業務信息的保密程度，避免出現數據外泄的情況。另外，要限定系統管理員的權限，雖然其可以對系統中的數據進行任意修改，但這種修改必須是在得到相關主管部門的書面授權之后方可進行，沒得到授權而進行的所有操作都是違反公司管理要求的。

②構建內控管理平臺。構建內控管理平臺可以實現對各項經濟業務的統一管理。在實際工作中，該公司應結合自身的業務特點制定符合公司運營實際的經濟業務管理流程，并針對流程中的各個環節在ERP系統中設置相應的功能模塊。本文以該公司的采購資金付款業務為例，通過圖3簡單描述了該業務的管理流程。

③使用報錯指標法。該公司在進行基于ERP系統的會計內部控制時，可以對其中的部分功能模塊設置報錯指標，一旦系統識別到了報錯指標范圍內的數據，就會自動給出錯誤提示，系統用戶可以根據錯誤提示修正輸入的數據信息，這樣能顯著提升系統數據的準確性。

（三）加強風險控制

1.健全風險管理機制，構建風險庫。在實際工作中，該公司可以按照業務類型將風險分為不同大類，并針對各類風險進行跟蹤式管理，應保證公司的所有業務流程與環節都在風險管理的范圍之內，避免出現風險管理盲區。該公司還需要針對ERP系統構建風險庫，風險庫的建立不但能夠幫助該公司總結過去風險管理工作的經驗與教訓，還能為新業務的風險管理提供一定參考。本文認為該公司應做好以下兩方面工作：首先，全面搜集對公司風險管理有意義的信息。其次，積極分析與研究其他企業的財務風險管理案例，并結合公司自身的情況對風險管理方案進行調整，以提升風險管理效率。最后，定期對風險庫中的信息進行歸納與整合，將其匯總為公司的風險管理白皮書，為后續的風險管理工作提供指引。

2.提升ERP系統與其他管理系統的連通性。這樣做可以保證ERP系統中各項數據的準確性與時效性。這樣的系統集成不但能夠提升該公司的會計內部控制質量，還能提升整個內控體系的運行效率。另外，該公司還應拓展ERP系統的預警功能，及時發出各業務流程與環節可能引發財務風險的預警，從而使公司管理層能夠提前做好風險應對措施，以減輕風險對公司運營可能造成的損害，保障公司資產的安全性。該公司的風險預警信息運動過程見圖4。

由圖4可知，該公司采取的風險預警信息運動模式，不但能夠減少預警信息傳遞的環節，顯著提升預警信息的傳遞效率，還能讓公司各相關人員及時了解預警信息，從而為開展后續的風險控制與應對工作作出明確指引。

參考文獻：

[1]陳麗君.分析企業內部會計控制存在的問題及對策[J].現代商業，2014，（3）.

[2]楊有紅.內部控制與管理會計工具與方法運用[J].商業會計，2017，（4）.

[3]陶曉峰.中小企業應對金融危機的財務管理策略[J].企業經濟，2015，（5）.endprint