辦公文員在企業運轉中的作用及應具備的基本素養

秦麗莉

【摘要】本文論述了辦公文員在企業運轉中的作用、辦公室文員應具備的基本素養，在公司領導跟同事之間起到一個連接橋梁的作用。

【關鍵詞】辦公文員 作用 基本素養

文員一職作為企業的基礎性崗位，在企業中是非常重要的。身為文員在公司領導跟同事之間起到的是一個橋梁的作用，方便于兩者之間的工作更好的展開。隨著現代化社會的進步，文員的工作內容不再局限于接聽電話、接待人員等事情，而是緊跟時代的發展步伐，朝著多樣化多面化發展，所需要掌握的知識也是更加豐富。

一.辦公文員在企業運轉中的作用

1.1現代文員的職能窗口介紹

文員一職總體來說，可分為三大類：行政、前臺跟辦公文員。辦公室文員工作具有瑣碎、繁復、承上啟下、左右協調等特點。文員是公司的基層崗位，簡單來說都從事著處理文件等工作。有些大企業對文員有著具體的分類，同樣的要求也會比較高，也給了文員某一方面的一些決策力，這也可能是踏入管理的第一步

在21世紀，辦公室文員只有有著多樣化的綜合素質，才能在企業中充分發揮辦公文員的作用。

1.2文字書寫及資料整理的作用

這是在企業中最基本也是必要的作用，是企業內部管理的一部分。無論是起草內部生產還是對文字材料的書面報告都需要文員這個崗位來完成。文員在企業中需要不斷提高文字資料的寫作質量，這是最基礎的過程，以便于更簡單、簡潔的進行業務描述或總結有關于生產和操作的數據、信息和其他材料。另一方面，企業中一些文件的整理、歸門別類、收集等也需要文員這個崗位去做。企業文件的整理不僅是對企業歷屆成果的累積匯總，同時也是對今后的發展起到非常重要的借鑒及指導作用。因此，完善、高效的企業文件管理不僅有利于生產和運作部門快速準確的找到相關的有效資料，也是企業文化和企業管理成果中不可分割的一部分。

1.3幫手與管家的作用

辦公室文員的工作包攬了公司的方方面面，在公司里面接觸的事物跟人也是最廣泛、最全面的。一般情況下，文員都做一些文字處理、資料數據整理、復印等辦公室的日常事務。所以當領導想要了解公司近況或往年相關數據時，通常都是需要文員去整理及提供。另外，決策人員要決定某些事情時，也是需要文員在旁的，因為文員是對公司內部及外部資料了解最全面的人。這有助于決策者決策的內容更符合公司的近況。所以文員也起到了幫手的作用，間接參與到決策過程中。簡單來說，要想盡快了解公司的情況，文員無疑是最快的。所以辦公室文員也相當于一個“管家婆”的存在。

1.4連接領導與員工的橋梁

除了上述所講到的作用之外，辦公室文員在公司中還發揮著上傳下達、承上啟下、代表公司形象的作用。在公司中，領導有什么指示，都需要文員與員工溝通并傳達領導的重要內容。各部門業務之間有相關信息往來時，也需要文員來進行信息傳遞。另外，當有來訪者或其他人員，文員需對外來人員分出輕重緩急之分。對待外來人員要言行舉止得體，這是外來人員對公司的初步印象，身為文員一職代表的不僅僅是個人，更是公司對外所展示的形象。

二.辦公室文員應具備的基本素養

2.1熱愛自己的崗位

辦公室工作應正視同事，并聽從領導安排。同時也要學習領導是怎么去管理團隊，還要向同事學習他們是怎樣去對待自己的崗位的。在辦公室工作是鍛練自己、完善自我、增長社會經驗的最佳平臺。不僅是站在自己的立場，還是公司的角度，都必須以精神高度集中負責任的態度，全面貫徹科學發展觀，忠于事業，熱愛自己的工作。

2.2學習牛兒吃苦耐勞的精神

辦公室文員的工作內容繁瑣且多，偶爾也會加班。這個崗位不僅要主動服務，也要被動服務，有的時候還會吃力不討好，被人們誤解和反感，甚至還會被當作撒氣筒。但是不管怎樣，我們都要有一個好的心情，好的態度去面對。辦公室工作人員要耐得住孤獨，不急功近利，就像蠟燭一樣，燃燒了自己照亮了職業生涯。

2.3保持著持續上升的精神狀態

辦公室工作人員也代表著企業形象，要充分發揮年輕人的活力，要樂于接受新鮮事物，工作中要靈活運用，行動敏捷，這樣就能發揮出好的效果。另外，保持積極的心態，保持對事業的熱情，保持良好的心理狀態。

2.4守住做人的底線

每個工作人員都要樹立正確的三觀，也就是人生觀、價值觀和世界觀。工作生活中要誠實守信，服從領導安排，友愛自己的同事，努力培養集富有責任感、付出、寬容、樂觀、感恩為一體的現代辦公室文員。endprint