淺議高校干部人事檔案管理存在問題及應對措施

王志軍

淺議高校干部人事檔案管理存在問題及應對措施

王志軍

高等學校干部人事檔案是組織人事工作的重要組成部分。近年來，隨著高?？焖俚陌l展，對干部人事檔案管理的要求越來越高，但檔案管理中存在些問題制約了檔案工作的發展，本文對存在的問題進行分析，提出了解決的建議。

干部人事檔案 檔案管理

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央，為適應執政、改革開放和發展社會主義市場經濟的新情況新問題提出了全面從嚴治黨基本方針和根本要求。隨后修訂了《關于新形勢下黨內政治生活的若干準則》 和《中國共產黨黨內監督條例》文件，體現出中央從嚴治黨管黨的決心。高等學校干部人事檔案是組織人事工作的重要組成部分，是歷史地全面地了解干部的重要途徑，是公道正派選人用人的重要基礎。在從嚴治黨背景下，干部人事檔案工作得到了高校領導的高度重視，對做好干部人事檔案管理工作既是機遇，同是也是挑戰。2014年9月15日，中組部印發了《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》，根據中組部文件精神，全國各地集中開展干部人事檔案專項審核工作，對干部人事檔案中的 “三齡兩歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷）進行了一次徹底地清查。最終形成一張干部人事檔案專審表，由本人在表右上角簽字，組織部門蓋章認定。司法部原政治部主任盧某光就是通過認真核查干部檔案發現的。通過核查干部檔案，發現司法部原政治部主任盧某光1990年的入黨志愿書中，竟寫了學年習鄧小平同志1992南巡講話的體會，經進一步核實，其年齡，黨齡，身份，學歷，經歷竟全部造假。這樣的事件如果不被查處，將嚴重敗壞了黨和干部隊伍在人民群眾中的形象，破壞了社會誠信風氣。

一、檔案的發展歷史和內涵

中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》第二條規定：“干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。”

人事檔案是伴隨人事管理活動而產生，自中國第一個奴隸制國家夏王朝建立以來，人事檔案便相伴而生。奴隸制社會初期用人制度上，為了政權的穩定，從夏王朝堯舜禹時期的“推舉禪讓制”逐漸被以宗法血統關系的世襲制所替代，這種建立在血緣關系基礎上的世襲制。依據血緣關系的親疏程度，決定授予大小官職，是人事檔案的萌芽。到了封建社會，為了鞏固統治階段的地位，在選拔官員時，十分重視對經歷、德，才的考察。從人事檔案構成要素來看，屬比較完整意義上的最早的人事檔案。中華民國時期，將人事檔案作為檔案中的一個獨立的門類，完全集中管理，明確將人事檔案與機關文書檔案區別開來，單獨立卷，開創了專業檔案自成門類的先河。建國后，中組部頒布了我國第一部全國性的干部檔案工作的法規《干部檔案管理工作的暫行規定》，標志著黨的干部檔案工作走上正規化的軌道。

從檔案產生和發展歷史，就是執政者選人用人的歷史。在不同的歷史時期，在選人用人上都發揮著重要基礎作用，被執政者所重視。

二、存在的問題

近年來，隨著社會經濟快速的發展，社會對人才的需求越來越多，并且越來越重視，高校做為培養人才的重要搖籃，也到了快速發展。檔案做為高校管理工作中的一部分，隨著高校的發展得到了快速的發展，但也存在一些問題制約干部人事檔案的快速發展，如果解決不好，不但會阻礙進一步做好干部人事檔案，也會影響高校的穩步發展。

（一）檔案入檔材料質量不高

在干部人事檔案專項檢查中，如發現入檔的年度考核表紙張大小不統一；個人打印的考核表格不規范；有些文字資料使用圓珠筆書寫；工資異動表上工作單位，出生年月，性別等很多信息填寫不全；干部任免表上缺組織任命文件號等。干部人事檔案的生產部門沒有嚴格要求，認真把關。此外，許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，不該歸檔的材料混入了檔案內，造成了檔案案卷質量低。

（二）檔案材料歸檔不及時

由于檔案工作是“對歷史負責”、“替將來著想”。對高校部分領導來看說，檔案工作與之教學、科研、學生培養這些學校主要工作相比，很難看到工作成效的，也很難引起領導重視。因此存在部分單位負責檔案工作人員，許多該歸檔的材料，由于沒有及時歸檔，后期造成部分材料散失，原件無法找到，影響了檔案的完整性、系統性和真實性，給檔案保管保護帶來嚴重困難，也致使檔案后期利用帶來麻煩。

（三）檔案管理力量薄弱

在工作中，大部分高校管檔人員身兼數職，在湖北省屬院校中，例如武漢體育學院，湖北美術學院，武漢音樂學院等學校是采用兼職檔案員。兼職檔案員工作重心往往不是檔案工作，組織人事部門工作任務本來就非常繁重，兼職檔案員很難在檔案上投入大多的時間，與組織人事部門其它工作相比，也往往是做起來次要，忙起來不要。這樣的工作安排雖然便于查找干部檔案中相關信息，但同時也了增大兼職干部檔案工作者的工作負擔，影響干部檔案工作質量，造成檔案入檔材料審核不嚴格、整理不及時等問題。并且很少高校檔案管理工作人員是專業對口的，干部檔案管理知識的學習和培訓更多的時候還停留在師徒相授、口耳相傳的水平，檔案管理員缺乏專業化的檔案管理理念和技能。

（四）責任大，關愛少

由于檔案信息在干部工作中發揮著重要作用，干部檔案工作者往往也承擔著巨大的責任和壓力。而與之相比，干部檔案工作者的政治、經濟待遇和干部檔案工作本身受重視的程度卻偏低，管檔干部的職業認同感和歸屬感不高，愛崗敬業精神有所淡化，工作積極性受挫。

三、建議

（一）加強組織領導

檔案工作是一項基礎性工作，是一項對將來負責的工作，在短期內很難看到成績的工作，基于這樣的工作性質，很難引起領導的關注，往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要。因此，檔案工作要想做好，必須得到領導高度重視和各檔案產生部門的支持、配合才能順利完成。要將各項檔案檢查考評納入對各單位，各部門目標考評體系，做為評優評先的指標。對長期不整理檔案的個別單位進行通報，以此推動全的校檔案工作穩步前進。對于丟失檔案的行為和對嚴重違反檔案法的個人依照《檔案法》和相關法律法規進行從嚴處理。

（二）加強管理制度建設

高校干部人事檔案管理工作經常是突擊性完成工作任務，遇到上級部門對檔案專項檢查，就組織專項組工作人員進行階段性工作，被動的執行。專項檢查完成，檔案管理的基礎性工作就幾乎沒有繼續推進，這樣的突擊式工作方式沒有連續性，很難保證檔案質量，對做好檔案工作非常不利。因此必須要加強檔案制度建設，制訂和健全與檔案法律法規相配套的檔案管理制度，定期對檔案進行收集、歸類和整理等工作，并按照檔案管理的相關管理文件，嚴格執行。要將各項檔案檢查考評納入對各單位，各部門目標考評體系，做為評優評先的指標，明確檔案工作責任制，與部門其它工作一起部署、一起檢查、一起考核。檔案管理人員應按檔案相關規定，嚴格把關，在入檔的過程中，對每一份材料都要仔細鑒別。檢查入檔表格是否印制規范，入檔材料填寫是否規范、完整，材料是否經組織審查蓋章或本人簽字，有無使用純藍、圓珠筆、鉛筆、紅墨水等，若不規范退回重填。只有合格的材料，才能歸檔。對歸檔材料進行清點是否完整，使檔案收集整理規范化，不拖延、不積壓、認真鑒別，及時歸檔。

（三）加強檔案管理隊伍建設

干部人事檔案管理工作是一項對政治素質，思想道德素質，專業素質等綜合素質要求很高的崗位。根據《《干部檔案工作條例》每管理1000人檔案部門，要配專門的檔案管理員，但受高校干部職數的限制，高校往往不設專職的干部檔案工作人員，通常指定人事部門工作的同志兼職代管。本來人事部門人員少，工作重，很難分出足夠時間對檔案管理工作進行學習，研究。因此，目前高校干部人事檔案的管理工作也常常是缺乏計劃性和規劃性，不利于科學管理檔案工作，不適應高?？焖俚陌l展。在引進干部人事管理人員中，要吸納政治素質高，思想道德修養好，專業技能強的優秀人員到干部檔案工作隊伍中來。同時要以人為本，真心實意的關注管檔人員的工作生活和個人成長，為他們打造一個良好的發展平臺，使干部人事檔案工作人員感受到做好檔案工作是一項非常有意義的工作，愿意全身心的投入干部人事檔案管理工作中。

（四）加強信息化建設，提高工作效率

檔案信息化是干部人事檔案的發展方向，干部人事檔案一般記錄在紙張上面，受檔案存放的環境影響很大，把紙質的干部檔案轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，通過網絡化的形式互相連接，利用管理軟件進行管理。不僅使查檔，閱檔工作變得高效、便捷，提高工作效率，同時檔案數字化后，對檔案存貯空間要求也比較低，減少檔案庫房對面積的要求。此外，對檔案進行數字化后，建立電子檔案副本，在檔案日常管理借閱中，可僅調閱電子檔副本進行查閱，減少檔案管理過程中人為接觸原始紙質檔案的環節，避免檔案正本被涂改的可能。

四、結語

高校干部人事檔案管理工作是高校管理工作中的一部分，隨著高?？焖俚陌l展，對檔案管理工作要求也越來越高，高校要積極推動檔案管理制度規范，加快檔案管理隊伍的建設，加強檔案信息化建設，推動檔案管理質量的提高，為高校干部管理工作服務，為高?？焖俚陌l展服務。

［1］司法部黨組成員、政治部主任盧恩光涉嫌嚴重違紀接受組織調查［EB/OL］.http://www.ccdi.gov.cn/xwtt/201612/t20161216_91240.html，2016-12-13.

［2］趙思.淺談高校干部人事檔案管理工作存在問題及對策［J］.楊凌職業技術學院，2015（3）.

［3］韓冬云.干部人事檔案造假現象探析［J］.蘭臺世界，2016（18）.

武漢體育學院人事處）