檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

魏乃玉

摘 要：在現代檔案管理工作當中，檔案信息化建設是一種必然趨勢，更是提升檔案管理水平的最有效方式和最重要的保障，先進的信息化建設能夠幫助我們不斷提升檔案信息資源的豐富性和多元化程度，確保檔案采集與管理工作的高質量，與此同時，還大大提升了檔案信息的精確性和真實性，因此，我們必須要對檔案信息化建設做出進一步的規劃，促進檔案信息化建設的健康發展。

關鍵詞：檔案信息化；信息化建設；檔案管理

1 檔案信息化建設的主要特點

1.1 檔案信息化建設的革新性

檔案管理信息化建設是以改變傳統檔案管理模式，彌補以往管理工作中的不足為目的，優化與改進不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設中最為明顯的優勢之一。現代信息化檔案管理模式與傳統管理模式相比具有革新性，體現在以下幾個方面：首先，檔案管理部門利用電子信息技術能夠及時收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過程中的很多麻煩；其次，檔案管理信息化建設實現信息自動處理，能夠對收集的信息進行真假分辨，并且結合信息的使用范圍進行分類，提高內容的可靠性，實現快速處理；最后，檔案管理信息化建設為信息資源的存儲提供無限空間，信息處理完畢后，自動歸檔，并存儲在虛擬的庫房中，省去實際空間占用的問題，提高存儲安全性。在信息化的建設下，檔案管理要實現全面革新，迎來更好的管理模式。

1.2 檔案信息化建設的時效性

檔案信息化建設內容十分繁雜，所以檔案完善建設階段需要較長時效。在新時期，檔案管理部門在加強建設內容的同時，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設內容細化、分化、消化。檔案信息化建設的時效性主要指，建設時期對時間觀念的有效掌控，為避免建設時期過長，建設時間要以保障信息化建設檔案的質量為前提。在檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統軟件及設施。此外，信息化管理系統應具備實時性準則，建設途中至建設結束都應嚴格遵守時效性原則。

2 檔案信息化管理方法

2.1 建立健全的信息化管理工作機制

檔案部門建立健全的檔案信息化管理工作機制，是順利完成檔案信息化建設任務的基礎，檔案部門可以以此來指導信息化建設工作。目前，檔案信息化管理工作機制包括以下內容：首先，管理體制與運行之間的建立。檔案部門應該構建相應的電子管理機制，使各個部門實現互聯，以便對電子文件進行有效的全程管理，并要認真貫徹落實國家針對檔案信息化管理出臺的相關條例。其次，在電子政務的建設中，檔案信息化建設也占有一定的比重，但所占比重并不是很大，相關部門應有意識的提高檔案信息化建設所占比重，盡可能同時對兩者進行建設，最后，要加強績效評估體制的建設。

2.2 注重檔案數字化建設，實現檔案資源共享

對檔案進行信息化建設是為了實現資源共享，提高檔案的利用效率。由此可見，數字化建設是檔案信息化建設的重點所在。建設者要在對用戶的使用需求進行了解的基礎上，構建對應的數字化目錄，以此做到不會浪費建設資源。

2.3 健全技術支撐和資金保障體系

一方面應完善信息化建設的相關基礎設施，可在財政預算中納入檔案信息建設的資金，并且對其投入基礎設施建設和運維費用。同時，可采取一系列其他方式來創新檔案信息化的投入機制，如：合作開發，服務外包等。另一方面應強化軟硬件設施建設，為了給檔案信息化建設的開展提供好的工作環境，要對現有設備進行及時更新，并配備與其相關的設施與設備，在全國范圍內構建統一的技術標準，加大對檔案信息化管理與應用軟件的研發力度，還要對技術開發企來進行資質的分級認證。

3 如何有效推動檔案信息化建設

3.1 強化檔案信息管理人員的現代化意識

檔案管理現代化的靈魂便是檔案管理信息化，因此，當前最重要的任務便是實現管理服務的專業化和管理思想的現代化，作為一名檔案信息管理人員，一定要不斷審視自己的管理理念和管理工作，適時適度改變自己管理檔案的態度，緊跟時代發展的形勢，確立現代化的檔案管理意識，提高自身管理工作的開放性，從自身做起，不斷審視自己的工作，全面提高自身的服務意識，真真正正將為大眾服務作為自己的重要責任。

3.2 積極壯大檔案信息管理隊伍

要想加快檔案信息化建設的步伐，就必須要依靠優秀的專業團隊和高質量的專業人才，所以，我們必須要高度重視起檔案信息管理隊伍成員的選拔、培訓與考核，建立科學合理的競爭機制，激發檔案信息管理工作人員的責任意識和進取心，與此同時，更要加大對檔案信息管理人員的專業知識培訓力度，無論是在管理電子文件還是管理電子檔案等方面都要加大培訓的力度，全面提高工作人員的計算機系統網絡安全防護知識，積極致力于提高檔案信息的安全性與完整性。

3.3 將電子文件的管理工作做到位

我們都知道，在檔案信息化建設工作中，最關鍵的工作內容便是要維護好電子文件的真實性、全面提高檔案信息的可識別性、存儲系統的可靠性以及載體的兼容性和完好性。所以，我們必須要進一步加強檔案信息化硬件設施的建設力度，將現代科技和縮微術的重要作用充分發揮出來，與此同時，也要加快通用軟件的研制力度，全面推進檔案信息數字化的處理速度，實現檔案信息化建設與檔案管理工作的可持續發展。

4 完善我國信息化的建設和檔案管理的措施

4.1 對檔案信息化工作的體系進行完善

對檔案信息化的建設進行完善，就要對其中的管理體系和監管體系以及績效評價的體系進行完善，并且從多個方面來保證檔案管理的工作能夠科學的進行，從而能夠形成網絡狀的立體管理，全方位的對檔案的管理實行信息化，在績效評價的體系當中，也要對員工的日常表現進行詳細的記錄，并且要制定相關的激勵機制，從而促進員工的工作的積極性，來對傳統管理工作當中的疏忽進行彌補，從而對管理的辦法進行創新，最終對現代化的需求進行適應。

4.2 推進數字化的建設和資源的共享

為了能夠實現檔案信息化的管理，就必須要對數字化的建設進行加強，在相關的工作單位，也要對電腦的使用和管理進行普及，以及培養人員的專業的數字化的管理技術，也要針對其中的重點和難點進行科學的培訓，從而保證每個檔案的管理人員都能對管理的軟件進行規范性的使用，從而對工作的效率進行不斷的提高。

4.3 加大資金和安全的建設

在檔案管理的信息化建設當中，相關的單位要對資金的投入進行逐漸的加大，從而對管理軟件的升級和開發進行逐漸的促進，也要對操作人員進行定期的培訓，將信息化管理的技術和人才的實現進行平衡的發展，并且對現代化的需求進行提高和適應，同時還要對信息資源共享的資金播放進行加大，從而實現單位之間的信息網通，也為經濟建設提供了強有力的支持。

4.4 創新檔案信息服務的手段

要不斷的對檔案信息的遠程查閱能力進行提升，對于可以進行公開的信息，要由相關的部門發布到指定的網站，各個級別的檔案部門都可以采用鏈接的形式來對信息進行處理和整合，并且通過用戶的注冊來為用戶提供遠程的服務，并且還要對內部信息查閱服務的能力進行不斷的提升，對于不能進行公開的信息，應該對信息使用者的身份進行合理的確認，并且還要分別在各級的檔案館之內對查詢服務進行提供。

5 結束語

對于新時期的檔案管理來說，檔案信息化是非常有必要的，研究人員應根據檔案工作的實際發展情況，準確掌握檔案管理體系標準，配備專業的檔案管理設備，針對檔案信息化發展進程，制定應對方案，提高檔案資源的整體利用率，從而達到促進社會多元化發展的目的。

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