淺析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究探索

蔣杰

摘要：隨著社會的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)有效提高了檔案管理的水平和服務(wù)質(zhì)量，有效滿足人們對于檔案信息的需求。但在檔案管理的實際工作中還存在著諸多問題，本文對于檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行了分析和探究，并相應(yīng)提出了一些措施。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 管理

在如今的新形勢下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用，這不僅是有效促進(jìn)了檔案建設(shè)的信息化，也有效提高了檔案管理的水平和服務(wù)質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)對于檔案管理工作來說是具有十分重大的意義，并且也能有效滿足人們對于檔案信息的需求。但在檔案管理的實際工作中還存在著諸多問題，比如相關(guān)管理制度的不完善以技術(shù)方面的落后等，這些問題都影響了檔案管理工作的效率。所以相關(guān)單位應(yīng)該要加強(qiáng)對檔案管理的力度，并采取相應(yīng)的措施來改善檔案管理的現(xiàn)狀。本文對于檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行了分析和探究，并相應(yīng)提出了一些措施。

一、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的內(nèi)涵及特點

（一）檔案信息化與檔案管理的內(nèi)涵

在如今信息技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)日益進(jìn)步的新時代，各種上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)也在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，并且也給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了新的機(jī)遇。新時代發(fā)展的背景下，相關(guān)單位應(yīng)該要加強(qiáng)對檔案信息化的建設(shè)，這也符合當(dāng)前檔案管理的發(fā)展需求。另外相關(guān)單位也要加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)技能和修養(yǎng)的培訓(xùn)，培養(yǎng)他們能夠善于使用計算機(jī)技術(shù)來檢索和查閱所需的檔案資料，這樣也能效減少人力和物資的損耗。檔案管理人員也可以利用計算機(jī)技術(shù)來對檔案使用都的不同需求進(jìn)行分析和記錄，并及時提供個性化的服務(wù)，在滿足用戶需求的同時也有效促進(jìn)了檔案管理的服務(wù)水平。檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時可以根據(jù)不同用戶的需求來快速搜索到檔案資料信息，這樣能有效避免查閱紙質(zhì)檔案信息的復(fù)雜程序，信息化的檔案管理可以為用戶提供便捷、高效的查尋服務(wù)，從而有效提高檔案管理的效率。

（二）檔案信息建設(shè)與檔案管理的特點

檔案管理的信息化建設(shè)要在國家檔案行政管理部門的組織下才能進(jìn)行，檔案管理過程中利用信息技術(shù)可以促進(jìn)檔案信息的收集、管理以及使用，為了提高現(xiàn)階段檔案管理的水平，就要對檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而實現(xiàn)檔案信息管理的社會化。通常檔案信息化建設(shè)的特點主要表現(xiàn)為以下幾個方面：1.檔案管理的改革性，檔案信息化建設(shè)就是將信息技術(shù)運用到檔案管理工作中的各個部分，從而促使檔案管理人員的職能以及工作結(jié)構(gòu)都發(fā)生了變化，這也是檔案管理的創(chuàng)新。并且檔案信息化建設(shè)也有效改善了傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，有助于工作人員在今后的檔案收集、整理、使用以及銷毀等方面都能更好的處理，并且創(chuàng)新型的理念以及方法也使檔案管理方式發(fā)生了巨大的變化；2.檔案信息化建設(shè)的時效性，由于檔案信息化建設(shè)工作是一個長期且復(fù)雜的過程，除了要將先進(jìn)了信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，也要保證檔案信息的時代性以及實時性。所以在檔案信息化建設(shè)的過程中相關(guān)管理部門要對硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行及時更新，并要定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和維護(hù)，要確保檔案信息化建設(shè)的時效性；3.檔案信息化建設(shè)的價值性，檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時能夠有效擴(kuò)展檔案信息的資源，通過對檔案信息的整合和共享來最大化地實現(xiàn)檔案信息的價值。在進(jìn)行檔案信息的整理和歸納時，檔案的各種價值也會隨之上升。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略

（一）提高檔案管理人員的認(rèn)知

通過提高檔案管理人員的對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知來實現(xiàn)檔案管理工作的水平。檔案管理人員在工作過程中一定提高對檔案管理的認(rèn)知，對于檔案管理目標(biāo)和要求要有相應(yīng)的掌握，并且要加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，從而加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。相關(guān)管理人員要認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，并且要制定相應(yīng)的管理制度，工作人員要嚴(yán)格遵守制度，對于違反制度的人員要給予相應(yīng)的處罰，對于管理工作比較優(yōu)秀的人員可以給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎勵。與此同時，檔案管理工作也要做好宣傳工作，并且要根據(jù)所制定的檔案管理方案來推動檔案信息化建設(shè)。

（二）加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

檔案管理信息化建設(shè)工作中應(yīng)該要增加資金的投入，比如信息技術(shù)的引入、計算機(jī)設(shè)備的購置以及管理人員培訓(xùn)等方面提供資金支持，以此來滿足檔案管理工作的需求。為了促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)就一定要滿足所需的物質(zhì)條件，這樣也是加快檔案信息化建設(shè)的有效措施。為了改善當(dāng)前檔案管理水平的落后局面，通過對相關(guān)設(shè)備的資金投入來加強(qiáng)檔案信息管理的效率，從而也能為檔案管理工作的有效開展提供物質(zhì)保障。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)以及完善相關(guān)制度

檔案管理人員要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)技能，對于信息技術(shù)的應(yīng)用技能也要熟練掌握，并促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理水平的提高。相關(guān)檔案管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識、信息化建設(shè)理論以及現(xiàn)代化管理理念的培訓(xùn)，從而有效提升檔案管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)過程中也要完善相關(guān)的管理制度，并根據(jù)現(xiàn)代化管理理念來指導(dǎo)檔案管理的各項工作。要檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)可以及時檔案資料進(jìn)行更新，并且有效實現(xiàn)檔案的自動化管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效策略。

三、結(jié)語

在信息技術(shù)發(fā)展迅速的當(dāng)下，檔案管理也應(yīng)該要與時俱進(jìn)，通過對檔案管理信息化的建設(shè)來有效提升檔案管理的水平。管理人員應(yīng)該要完善自身的管理技能以及掌握相關(guān)的信息技術(shù)的應(yīng)用技能，并在實際工作中落實檔案信息化建設(shè)。

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