電子檔案“單套制”背后的電子文件管理思想轉(zhuǎn)變

沈欣瑜

摘 要：電子檔案正面臨從“雙套制”向“單套制”的轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變對電子文件管理工作有著深刻的影響。電子檔案“單套制”的推廣不僅需要管理技術(shù)的支持，還亟須組織機構(gòu)和檔案部門轉(zhuǎn)變自身的電子文件管理思想。在電子文件歸檔走向“單套制”的路上，電子文件的認(rèn)識、電子文件的理念和電子文件的歸檔都在發(fā)生著改變。

關(guān)鍵詞：單套制；電子檔案；電子文件；電子文件管理；雙套制

Abstract：Electronic archives are facing the transition from "double-sets" to "single-set"， and this change has a profound impact on electronic record management. The promotion of single-set electronic archive system not only requires technical support， but also needs organizations and archivists to change their ideas for electronic document management. As the electronic record archiving on the road to “single-set”， the understanding of the electronic record， management of electronic record and archiving of electronic record are all changing.

Keywords：single-set system； electronic archive； electronic record； electronic record management； double-sets system

前言

2016年國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提到，在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點[1]。這一提法改變了長期以來電子文件管理中同時保存紙質(zhì)和電子兩份不同載體檔案的做法，預(yù)示著電子文件管理工作中即將發(fā)生的重要改變。目前，電子檔案的“單套制”管理已在上海浦東自貿(mào)區(qū)成功試點，正在以可見的速度向外推廣。不同于過去的“雙套制”保存方法，這種新的保存策略盡管已在實踐中初露頭角，但與之對應(yīng)的理論研究卻顯得極為貧乏。顯然，“單套制”的改變并不只是在于減去一份紙質(zhì)文件，與此同時還有許多關(guān)于電子文件的多出來的要去完成。筆者認(rèn)為，電子檔案 “單套制”保存的背后牽涉到整個電子文件管理工作，為了少去歸檔過程中紙質(zhì)檔案的保存與管理，在此之前的全過程都應(yīng)當(dāng)相應(yīng)地做出調(diào)整和改變。基于這點考慮，在“單套制”的起步階段，極有必要對這一改變背后的電子文件管理思想變遷進(jìn)行分析。

1研究背景

電子檔案“單套制”是指對于由電子設(shè)備生成的電子文件，在進(jìn)行歸檔時只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質(zhì)檔案的歸檔制度。在我國電子文件管理發(fā)展了20多年以后，這種制度才剛開始嶄露頭角，并且在社會發(fā)展和科技進(jìn)步的推動下有望成為未來電子文件歸檔的趨勢。通過對比原有的“雙套制”所受到的爭議，分析“單套制”推行背景，并簡要介紹“單套制”的建設(shè)現(xiàn)狀，有利于我們認(rèn)識和把握本文研究“單套制”管理思想轉(zhuǎn)變問題的基本背景。

1.1電子檔案“雙套制”受到爭議。長久以來，我國電子文件管理工作中同時歸檔紙質(zhì)和電子兩套檔案，即所謂的“雙套制”。2003年，國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》中規(guī)定：電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)[2]。由于“電子檔案法律地位尚未確立及其長期可存取性尚沒有技術(shù)保證”[3]，“雙套制”多年來在我國被廣泛踐行，已經(jīng)積累了較多的理論研究和實踐基礎(chǔ)。目前電子文件“雙套制”基本已經(jīng)全部覆蓋了全國檔案事業(yè)，2016年全國47家副省級市以上檔案館以及一大批地、縣級檔案館完成了異地異質(zhì)備份工作[4]。同時學(xué)界對于“雙套制”的探討也始終沒有間斷，2002年彭堅認(rèn)為“雙套制”管理模式的存在具有必然性[5]，2014年陶水龍等分析了“雙套制”管理逐漸暴露出的問題[6]，此后蘇君華等直接提出“雙套制”管理并非一種科學(xué)的管理方法，其背后是一種“被異化的謹(jǐn)慎”[7]。

究其原因，我國早期的電子文件工作對象仍以紙質(zhì)文件為主，當(dāng)時“雙套制”的施行重在通過將紙質(zhì)檔案數(shù)字化得到的電子檔案一并保存來便于檔案信息的管理和利用；隨著辦公信息化的程度加深，機關(guān)單位和組織機構(gòu)正逐漸實現(xiàn)“無紙化辦公”，公文運行往往全程都在電子環(huán)境下實現(xiàn)而完全不產(chǎn)生紙質(zhì)文件，“雙套制”在今天的實踐中反而更多地表現(xiàn)為，在歸檔電子文件時還要另外打印出一份紙質(zhì)文件以歸檔保存。正是在這樣的背景下，“雙套制”便捷利用的先進(jìn)性逐漸隱去，日漸被詬病為浪費辦公物料和存儲空間的多余操作。為了解決“雙套制”日漸落后的現(xiàn)狀，學(xué)界和實踐部門開始探索新的電子檔案保存策略，國家檔案局在此際提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制”，正是為這種探索指明了方向，具有先進(jìn)的引導(dǎo)作用。

1.2電子檔案“單套制”試點推行。在信息化發(fā)展的背景下，隨著電子檔案的真實性、完整性、可靠性保障逐漸實現(xiàn)，電子檔案的價值和效力也得到了社會的認(rèn)可。正是在這樣的基礎(chǔ)上，2015年上海市、浦東新區(qū)兩級檔案部門和保稅區(qū)管理局首創(chuàng)開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索，在一年多的試點工作中取得明顯成效[8]。上海浦東自貿(mào)區(qū)于2016年出臺了《關(guān)于加強中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的指導(dǎo)意見》，提出了包括提高認(rèn)識、推進(jìn)實踐、規(guī)范操作、提升水平在內(nèi)的四點要求[9]，得到了國家檔案局的肯定。endprint