基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研

阮美麗

摘 要：筆者從推動(dòng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)目的出發(fā)，對本市15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行專題調(diào)研，分析了基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀和存在問題，并有針對性地提出了基本對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)；檔案管理；現(xiàn)狀

筆者在對本市15家基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研中注意到，進(jìn)入21世紀(jì)后基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理仍然存在一些不容忽視的問題，必須采取積極對策，才能使檔案功能得以發(fā)揮。

1 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，有三級醫(yī)院3家、二級醫(yī)院8家，還有站（所）4家，僅3家設(shè)有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)和獨(dú)立的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，其中只有1家設(shè)立了獨(dú)立行使檔案管理職能的科室，其余各家均把檔案管理工作掛靠在行政辦公室、人事部門或信息科。15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)共有檔案管理人員20名，其中專職檔案管理人員9名，接受過不同程度的短期檔案知識培訓(xùn)，11名兼職人員的工作不以檔案管理為主。4家醫(yī)院有基本的檔案管理設(shè)施，6家醫(yī)院設(shè)施設(shè)備不齊全，5家醫(yī)院基本沒有檔案設(shè)施設(shè)備，檔案管理仍處在零散堆放、基本不用的狀態(tài)。15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)中均未列入檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，也未納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。

市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理分類各不相同，有的按照文書、基建、設(shè)備、科研、會計(jì)、人事、聲像等分類；有的分類則相對比較簡單，主要分為文書、會計(jì)、人事等三大類。只有一家醫(yī)院的病歷檔案與綜合檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理，而其余各家均未實(shí)行統(tǒng)一管理。從保管方式上看，4家醫(yī)院檔案采取集中統(tǒng)一管理方式，其余均實(shí)行分散保管。

目前，有3家醫(yī)院的檔案管理使用了本市檔案局開發(fā)的“通用檔案管理”系統(tǒng)軟件，可以對檔案實(shí)物、文件進(jìn)行掃描數(shù)字化歸檔處理，但其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)還只是在檔案目錄管理方面輸入微機(jī)，僅限于查詢使用，還沒有一家醫(yī)院的檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，也沒有實(shí)現(xiàn)電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息歸檔管理。大部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理仍停滯在手工登記、編目、歸檔及檢索的層次。

2 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理存在問題

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理仍處于各自為政的狀態(tài)，缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和管理組織，給檔案的收集、整理、歸檔與安全保障等帶來一定難度。部分醫(yī)院檔案分類不夠準(zhǔn)確和精細(xì)，很難體現(xiàn)醫(yī)院檔案的特殊性。

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)“重病歷檔案、輕文書和其他門類檔案”的現(xiàn)象比較普遍。一些醫(yī)院在病歷檔案的庫房建設(shè)、設(shè)備配置、電子化管理等方面加大了投入，但對文書或其他門類檔案的管理重視程度不夠，庫房、閱檔室和辦公室不能做到“三室分開”，檔案裝具不完善或者不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至檔案亂堆亂放，丟失缺損現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

目前，有4家醫(yī)院的文書檔案目錄已實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理，但沒有一家檔案管理全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，絕大部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對歷史檔案的掃描及數(shù)字化管理進(jìn)程緩慢。

市直15家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)專職檔案管理人員偏少，更沒有檔案學(xué)專業(yè)人才，而且往往身兼多職，對檔案管理工作只能是你送我收、你查我找、裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子，往往查找一份文件需要翻箱倒柜，花費(fèi)很長時(shí)間。

3 加強(qiáng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理主要對策

首先，把檔案管理作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)經(jīng)營管理體系的組成部分，納入整體工作計(jì)劃，將檔案工作與醫(yī)院管理放在同等重要位置，同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)。進(jìn)一步建立健全檔案管理規(guī)章制度，從積極推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化入手，逐步實(shí)現(xiàn)由人治到法治、由雜亂到統(tǒng)一規(guī)范的轉(zhuǎn)變。

其次，提高檔案信息資源開發(fā)利用效能。要在開發(fā)利用檔案的深度和廣度上下功夫，加強(qiáng)檔案編研工作，挖掘檔案信息資源潛在功能。要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，提高檔案信息服務(wù)工作質(zhì)量，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、豐富資料門類，提高檔案管理效能。加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加快做好庫藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描處理工作，逐步建立案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫及全文管理數(shù)據(jù)庫。

最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化衛(wèi)生行政主管部門監(jiān)督指導(dǎo)，逐步改變檔案管理人員身兼數(shù)職、調(diào)換頻繁的現(xiàn)狀。要經(jīng)常組織學(xué)習(xí)交流、專業(yè)培訓(xùn)，開展檔案工作檢查評比等活動(dòng)，以增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的凝聚力，提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案工作的健康發(fā)展和管理水平的同步提高。

（作者單位：河南省安陽市人民醫(yī)院綜合檔案室 來稿日期：2017-07-11）endprint