公文檔案中的縮略語研究

王素改

摘 要：檔案對人類社會歷史文化的傳承和延續都起到重要的基礎作用，是一種能打破時間和空間、維系人類社會整體延續性的社會現象。公文特別是黨政機關、軍隊等國家權力機關制定的公文，是檔案建設和管理的主要對象，公文中的縮略語則是關系公文準確理解和檔案利用的重要因素之一，在對公文整理歸檔的同時有意識地收集縮略語，并進行標注對之后的檔案利用十分有益。

關鍵詞：公文；檔案；縮略語

公文和公文形成過程中留存的文字資料是檔案建設的主要材料來源之一。狹義的公文專指由“國家權力機關統一制定的具有法定效力和規范體式的公務文書”[1]，主要有通知、布告、批復等。廣義的公文則包含更廣泛的內容，領導講話、工作計劃、規則制度、論證報告、合同等都屬于廣義公文的范疇。公文要用簡約的語言準確表達，經常將復雜事項或有共同特征的事物用簡單形式概括，形成語言中經過壓縮和省略的縮略語[2]。例如：

1. 在縣處級以上領導干部中開展“三嚴三實”專題教育。

2.黨中央決定，2016年在全體黨員中開展“學黨章黨規、學系列講話，做合格黨員”學習教育（以下簡稱“兩學一做”學習教育）。

3.持續深入貫徹落實習近平總書記調研指導河南工作時的重要講話精神，進一步發揮優勢打好“四張牌”五年行動計劃。

4.河南省檔案專業“十百千”人才工程人選的推薦工作，采取組織推薦的方式進行。

以上各例分別選自中央文件、河南省文件和部門公文，其中的“三嚴三實”表示“既嚴以修身、嚴以用權、嚴以律己，又謀事要實、創業要實、做人要實”的重要論述；“兩學一做”表示“學黨章黨規、學系列講話，做合格黨員”學習教育活動；四張牌、十百千人才等都是公文中常見的縮略語。公文中大量使用縮略語是由公文自身特點決定的，準確理解縮略語關系到檔案的有效利用。

1 公文縮略語的特點

公文作為一種實用性非常強的文體，在語言上的明晰性、簡潔性、規約性，影響了公文中縮略語的使用。公文語言首先要明晰準確，公文通常對行為有指導作用，這就要求公文表達要準確，表達意思要明晰，不能模棱兩可，不能出現歧義，避免出現誤解，葉圣陶先生就指出“公文不一定要好文章，可是必須寫得一清二楚，十分明確，句穩詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什么”。其次，公文語言要簡潔，公文的表達必須扼要、簡潔、通順，數語之間要指出問題和癥結所在，最忌離題千里，廢話連篇。公文作為正式文體，不同于日常口語和文學創作，公文對閱讀者有明確的規約性，要求接受者按照公文要求做或者不做某種行為。

公文的特點決定了公文縮略語主要有以下三個特點：

1.1 公文縮略語類型多，使用頻率高。公文語言要求簡潔，需要用最少的語言準確表達意義，縮略語的使用類型多，使用頻率高。為了表達精簡，一些機關單位經常使用簡稱和固定組合而不使用原稱，比如“中共中央——中國共產黨中央委員會”“稅務總局——中華人民共和國稅務總局”。這些單位簡稱和原稱表示內容相同，兩者幾乎沒有區別。日常表達中反復使用且沒有歧義，為公眾所準確理解的縮略語也經常出現在公文中，這些縮略語一般由原稱刪減而來，不但由字面意義能夠推導出本義，而且使用時間長，已經進入現代漢語的詞匯系統，例如，“打拐——打擊拐賣人口犯罪活動”“城建——城市建設”。對于文中經常使用且名稱較長的詞或短語公文中經常采用臨時縮減的手段形成臨時縮略語，在文件中用簡短的詞匯代表較長的詞或短語，例如：

（1）為促進香港與內地債券市場共同發展，中國人民銀行、香港金融管理局決定批準中國外匯交易中心暨全國銀行間同業拆借中心、中央國債登記結算有限責任公司、銀行間市場清算所股份有限公司和香港交易及結算有限公司、香港債務工具中央結算系統（以下統稱兩地基礎設施機構）香港與內地債券市場互聯互通合作上線（以下簡稱“債券通”）。（《中國人民銀行、香港金融管理局發布聯合公告》）

上例共出現兩個縮略語“兩地基礎設施機構、債券通”，它們均為采用縮減的手段形成的臨時縮略語。“兩地基礎設施機構”的所指在日常交際中不能被完全理解，作為公文中的臨時縮略語，在這一公文中它的所指是明確的，不會出現解讀缺失。這些臨時縮略語通常只在一篇公文中使用，有很強的靈活性。

公文中數字縮略語的使用頻率也非常高，部分數字縮略語全國使用，有特定所指，例如“八項規定”“八榮八恥”“兩個一百年”等。這些數字縮略語在公文中所指明確，使用頻率和認知度極高，整體相當于專有詞匯。部分縮略語只在某一地區和某個特定時段使用，認可度較低，需要相關文件的學習或專門的說明才能準確理解具體內容。比如：

（2）在河南省的7個督查組將針對鄭州（含鞏義）、開封（含蘭考縣）、安陽（含滑縣）、鶴壁、新鄉（含長垣縣）、焦作、濮陽等7個城市落實《河南省2017年大氣污染防治攻堅戰7個實施方案》（以下簡稱“三治本三治標”方案）開展專項督查。（《環境保護部京津冀及周邊地區大氣污染防治強化督查情況》）

上例中將《河南省2017年大氣污染防治攻堅戰7個實施方案》簡稱為“三治本三治標”方案，三治本三治標概括了“加快推進城市供熱供暖等多項措施”近五百字的表述，縮略語表達的內容必須通過之前資料的整理才能完全理解。

縮略語的使用大大減少了因重復使用較長原稱而造成的冗余篇幅，使公文更加簡潔，便于理解，因此公文中使用縮略語的數量和頻率都遠遠高于日常交際，而且各種類型的縮略語都常在公文中出現。

1.2 公文縮略語有很強的時代性和地域性。語言作為交際工具會隨著社會的變化而變化，其中詞匯的變化最快。公文縮略語作為詞匯的組成部分也必定隨著社會的變化而發生變化，帶有顯著的時代烙印，有很強的時代性。公文縮略語的出現、消失都有其社會背景，一般說來，臨時縮略語不會進入日常交際系統，甚至不會進入其他公文，隨著公文效力的消失，臨時縮略語只有檔案意義。部分使用范圍廣、持續時間長、認可度高的縮略語逐漸進入詞匯系統，但這部分縮略語也會因社會的變革、時代的變遷而發生地位的改變。例如：“三反”“知青”“多快好省”等縮略語都反映中華人民共和國成立初期政治經濟生活，隨著時間的流逝，這些縮略語逐漸退出了歷史舞臺，僅在歷史文獻中出現。endprint

公文在特定的空間范圍內有效力，公文中的縮略語也因此表現出特有的地域性。日常交際中使用認可度和辨識度高，符合漢語詞匯規律的縮略語可以進入漢語詞匯系統。公文縮略語特別是數字縮略語一般只在公文的效力范圍內使用和流行，超出公文的效力范圍則使用頻率和辨識度急劇下降。全國通行公文中的縮略語使用空間范圍最大，地方性公文中縮略語的使用空間范圍小，跨地區的縮略語容易產生交際障礙。例如“兩學一做”作為全國通用的縮略語，其所指在全國都是明晰的；“雙下沉，兩提升”作為浙江省公文中的縮略語，使用地域僅在浙江，其他地區不容易理解它的具體所指。

1.3 公文縮略語有極強的規約性。公文縮略語是公文詞匯的組成，與公文簡潔、凝練、莊重、嚴肅的特點相一致，公文縮略語有極強的規約性，表現為公文縮略語的形成要符合約定，使用要標準規范。

公文縮略語必須遵循公文詞匯的基本要求和使用規則。日常交際中的縮略語可以是“一詞多義”或“一義多形”，比如“白骨精——白領、骨干、精明”等。公文縮略語所表示的意義和縮略語形式之間是“一一對應”關系。例如，“人社部”是中華人民共和國人力資源和社會保障部的簡稱，就不能將其理解為原國家人事部。

公文縮略語的使用必須符合規范。首先，公文中機構的簡稱除了所指內容明確外，還必須得到認可，否則要進行標注，比如，中央全面深化改革領導小組簡稱“中央深改組”，由于成立較晚，使用簡稱時經常添加注釋。其次，公文中縮略語的使用必須符合下級服從上級，地方公文服從中央公文的規范。例如，“兩學一做”最早由中央提出，之后在全國范圍內開展，其運用和理解都不是隨意的，都必須符合規范。“五單一網”是鄭州市政府公文中提出的縮略語，在鄭州市使用可以準確理解，在上行文和平行文中使用就必須說明其所指，不然就不合規范。

2 檔案建設要分級整理公文縮略語

公文縮略語使用頻率高，且具有時代性和地域性，準確理解檔案中的縮略語是利用檔案的關鍵因素之一，因此在檔案整理時應當有意識地收集整理公文中的縮略語，采用注釋的手段進行標注。檔案作為一個系統工程，實行分級分類管理，公文中縮略語也應當分級整理，作為檔案工作的補充材料，采用注釋的辦法，將公文縮略語的具體所指進行標注。同時，應當對公文中的縮略語定期進行整理，收集一段時間內出現的縮略語，建議省級檔案部門將每年出現的縮略語進行采集整理，采用輔助資料、著作、工具書等形式印發或出版，不但能對準確理解公文檔案有益，也能反映特定時間內我國社會政治經濟的發展變化，為經濟、政治等其他學科提供研究材料。

3 結論

檔案是打破時間和空間、維系人類社會整體延續性的重要體系。公文和公文形成過程中產生的文字材料是檔案整理的主要內容，在這些材料中包含有大量的縮略語。縮略語的使用與公文語言的特點密切相關，公文縮略語類型多樣，使用頻率高；具有很強的時代性、地域性和規約性。公文檔案中縮略語的準確理解關系到檔案的解讀和利用，因此在檔案建設的過程中應當有意識地對縮略語進行收集整理。

參考文獻：

[1]袁輝、郭其智.公文語言學綱要[M].西安：陜西人民教育出版社，1998：1.

[2]黃伯榮、廖序東.現代漢語（第五版）[M].北京：高等教育出版社，2012：220

（作者單位：鄭州大學文學院 來稿日期：2017-08-20）endprint