對新時期企業人事檔案管理的深化探索

李佩霖

摘 要：對于企業而言，人事檔案管理工作的有效性是企業合理開展社保工作的基礎，也是企業順暢運營與管理的重要前提，因此本文以國有企業的普遍情況為案例，謹就現階段企業人事檔案管理工作中浮現的問題進行闡述，探究并摸索新時期企業人事檔案管理的優化策略與方法。

關鍵詞：新時期；企業人事檔案管理；多頭管理

隨著我國的不斷發展與進步，逐漸建立起現代化的企業制度，為我國的經濟發展做出了巨大的貢獻。而在現代企業的運營與管理過程中，人事檔案的管理工作是其中的重要組成部分。然而現階段，我國的企業人事檔案管理工作中存在多頭管理與檔案收納內容不合理的情況，對人事檔案管理工作的整體性與有效性造成嚴重影響，需要采取有效措施加以調整。

1 新時期企業人事檔案管理中的現有問題

（一）多頭管理對于管理整體性的影響

現階段，許多企業在人事檔案管理工作中，存在組織、人事、人力資源與辦公室等多頭管理現象，而這主要是由于新時期企業人才流動與崗位輪換過于頻繁，兼之企業人事檔案管理工作的滯后性所決定的。多頭管理現象的存在會影響人事檔案管理的有效性，也很容易產生人才流動而檔案未能及時進行轉移的情況，對于人事檔案的完整性產生不利影響。另外，企業的變動也會導致人事檔案管理出現問題，以國有企業為例，許多國企經歷了改制、合并等巨大變動，在這個過程中，相關行政部門與人才服務中心，同樣會參與到企業的人事檔案管理工作當中，多頭管理的情況十分嚴重。同時，企業變動也會容易導致員工檔案的流失與散佚，導致人事檔案的完整性受到影響。

（二）檔案的收納內容缺少合理性

我國的國有企業員工與領導層的人事檔案管理相類似，都包括眾多的門類與內容，更加側重于記錄員工的學歷信息、過往經歷、工作經驗與政治信息，而這一類檔案內容對于國有企業而言并不具備足夠的利用價值，而這主要是由于國有企業組織架構而導致的。在企業中，多數員工主要從事一線的生產、制備、開發、銷售與服務工作，因而企業的發展與核心競爭力的提升，最為需要的是員工的創新能力與業績水平，對于員工的學歷與過往的需要較少，也并不需要了解員工的政治面貌等情況，因此當前就國有企業而言存在人事檔案信息繁瑣、檔案管理不夠簡練等情況。

（三）人事檔案意識的嚴重缺乏

人事檔案包含了一個人一生所經歷的所有學習和工作歷程，以及在各個領域取得的成績，對于個人而言非常重要。但在企業中，職工往往不太重視個人資料的填寫，重要信息不準確、不完整，甚至由他人代寫的情況也很常見。同時，作為企業來講，更愿意把人力、財力、物力放在產品和市場上，忽視個人檔案的整理和完善工作。企業檔案制度的健全和完善會推動企業經營更好地發展。

2 新時期企業人事檔案管理的策略探索

（一）對人事檔案管理制度加以優化

新時期企業的人事檔案管理工作，應當確保管理機制的規范性，針對現有的多頭管理情況，依據企業發展的實際情況，切實發揮出黨的領導作用，并在黨組織的領導下，對人力資源管理責任與義務進行統一，對人事檔案制定層級管理機制。就管理方式上，國有企業的人事檔案管理工作應當著重滿足現代化人事檔案管理共工作的需要，將人事檔案管理與企業招聘、崗位輪換、專業培訓、薪酬福利與績效考核等工作相結合。另外，就人事檔案管理的范圍而言，企業應當確認檔案管理的整體性，樹立統一管理的理念，建立包括臨時工與勞務派遣員工的人事檔案[1]。

對于企業人事檔案管理制度進行規范化探索，需要對人事檔案管理制度的建設加以優化，可以通過以下方法：其一，建立起人事檔案內容歸集制度，要求對于人事檔案的收集與歸納要在第一時間進行，主動對各部門所產生的人事檔案內容進行收集與歸檔；其二，確保人事檔案鑒別的有效性，嚴謹細致地開展人事檔案歸檔內容的鑒別工作，對人事檔案中的內容進行合理取舍；其三，對日常的檔案調取制度加以完善，嚴格遵循相關企業的相關規定，對人事檔案進行調取時要注意保證檔案的安全性與完整性；其四，對于人事檔案的轉移制度加以完善。對于某些已經離職或勞動合同解除的員工來說，其人事檔案向新的企業或人力資源共享服務中心進行轉移的過程中，需要確保檔案的規范性、完整性與及時性，避免員工與檔案相分離的情況。

（二）對人事檔案收納內容進行分類管理

存在人事檔案管理問題的企業通常具備較大的規模，企業內部工種眾多，員工類型復雜，可能包括正式員工、臨時工與勞務派遣員工等，也包括決策層、管理層與一線業務員工。企業的人事檔案管理工作需要滿足企業人力資源管理的需要，并主動維護員工的合法權益，因而需要對人事檔案進行分類的收納與管理。以國有企業為例，在人事檔案管理過程中，需要嚴格遵循相關法律法規與規章制度的規定，針對正式員工建立包括員工基本檔案、勞務合同、薪酬檔案、績效檔案、誠信檔案與政治面貌等相關內容的人事檔案管理制度；對臨時員工與勞務派遣員工建立包括基本檔案、合同檔案、績效檔案與社會保障繳納檔案等內容的簡易人事檔案。另外，人事檔案的管理還應當以不同單位、科室與部門為單位，進行分別管理。

（三）運用先進的管理手段提高信息整合效率

新時期企業的人事檔案管理工作，還需要充分運用現代化的信息技術與計算機應用技術，實現檔案管理的信息化建設，由傳統的單一人力管理模式，轉變為人力管理與信息管理合一的管理模式。傳統的人力管理手段，通常以紙質為檔案內容載體，檔案的歸納與保存都需要投入一定的空間成本、時間成本與人力成本，而現代化的人事檔案管理信息化建設，則以信息手段實現人事檔案內容的信息化與數字化轉換，大大節省了檔案歸檔與管理、保存、調取的時間與資源消耗。另外，實現人力與信息管理相結合的管理模式，能夠為人事檔案管理提供更加豐富的管理手段與管理模式，提高檔案管理效率，提高檔案調取的控制效果，減少管理成本的投入。因此，新時期企業人事檔案管理工作的優化發展，應當充分運用信息化的管理手段，運用檔案管理信息系統，企業可以通過自我構建或對外合作的方式，建立全類型的檔案數字化管理系統，可以與檔案管理系統的開發企業達成合作，并確保管理系統功能模塊的合理性。例如，企業人事檔案管理系統需要具備多模式歸檔文件整理、多全宗管理模式、跨庫檢索查詢等功能模塊，應當具備數據采集與加工、數據存儲與管理、數據查詢利用與系統維護等功能。

（四）提高人事檔案管理人員的專業素養

提高企業人事檔案管理的水平與質量，還應當著重提升人事檔案管理人員的專業水平。新時期的人事檔案管理需要更多地使用信息化與數據化手段，因而對管理人員的技術應用能力與水平要求較高，因此，企業應當重點吸納具有高水平與高素質的人事檔案管理人才，并對現有的人事檔案管理人員進行專業培訓工作，需要企業充分意識到人事檔案管理的重要性，著重提高員工的檔案內容分類；檔案收集、鑒別與歸檔；檔案整理、保存與保護與檔案轉遞工作的專業素養，并提高人事檔案管理人員的系統操作能力[2]。

3 結語

針對我國企業人事檔案管理工作的現有問題，需要企業首先以制度的形式來對多頭管理問題加以解決，通過保障制度的規范性來維護檔案管理工作的規范性，繼而再次基礎上對人事檔案收納內容進行有效的分類管理，通過先進的信息化手段構建檔案信息管理系統，并著重提高人事檔案管理人員的專業素養與管理水平。

參考文獻

[1]曹勇.人事檔案管理發展方向的探索[J].散文百家：下，2014（7）：102-102.

[2]李昭嫻.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].卷宗，2016，6（3）.endprint