淺析醫院檔案歸檔管理

牛靜麗

【摘 要】 隨著新醫改政策的實施以及醫院建設水平的提高，醫院檔案管理工作的重要性逐步凸顯出來，同時也成為了醫院發展建設當中不可或缺的基礎要素，直接影響到醫院質量的提高，醫院改革的深入發展。對此，醫院在完善檔案管理工作的過程當中，必須要做好檔案的歸檔管理，結合當前檔案管理的要求，考慮到檔案應用的實際需要，有效提出檔案歸檔管理的措施，助力醫院的可持續發展。

【關鍵詞】 醫院 檔案 歸檔管理

醫院檔案當中記錄了與醫院發展息息相關的重要史存資料和醫療信息，而這些信息都是醫院長遠發展不可缺少的材料。特別是醫院管理正在向標準化和現代化方向發展，檔案管理作為院管理的重要部分同樣需要努力適應新形勢，抓住新的歷史發展機遇，積極推進醫院檔案管理的規范化和現代化發展，尤其是要做好醫院的檔案歸檔管理，有效發揮檔案信息醫療體制改革以及醫院現代化發展建設當中的價值。本文將重點就醫院檔案歸檔管理方法進行探討。

1、積極構建檔案工作網絡

伴隨著信息時代的到來，以信息技術和網絡技術為依托的醫院檔案管理網絡建設就成為了檔案管理創新發展的重要策略，同時還能夠在很大程度上為檔案歸檔管理提供巨大的便利，提升檔案歸檔管理的現代化和規范化發展水平。在檔案的現代化管理工作當中，醫院需要將醫療活動的相關檔案信息和醫院其他方面建設發展的檔案進行歸納整理，使得檔案管理系統以及檔案工作網絡可以更好的為醫療衛生工作質量的提升提供依據和服務。而在檔案管理網絡的構建過程當中需要明確的認識到文書檔案主要涉及到的是機關職能部門，所包含的是行政管理、醫療護理、儀器設備等方面的檔案信息管理；業務管理方面的檔案主要涉及到的是一些臨床科室，也就是醫院的內外婦兒幾個主要科室；科技檔案管理則是把科研教學作為主要方面。各個部門以及科室必須要明確檔案管理的責任，并且配備專門的檔案管理人員，負責檔案整理以及歸檔，最終建立起完整的醫院檔案管理網絡，更好的保障檔案信息的保存價值，提升檔案的完整性。

2、創新檔案歸檔管理方法

在科技水平迅猛提升的時代背景下，現代醫學研究以及治療方面的技術已經實現了多學科的整合，并且在臨床實踐當中獲得了極大的成就，推動了醫療工作的創新發展，而同時在這一過程當中也在不斷生產著與之相關的檔案信息。醫院檔案歸檔管理找工作任務顯得越來越艱巨，而要想得心應手地處理好各項檔案歸檔的工作，則必須選擇科學化的歸檔管理方法，并運用好歸檔管理的技巧。醫院的檔案管理和歸檔人員需要認真學習相應背景知識，創新工作思維，做好知識以及技能的更新，將傳統的手工歸檔以及人工檢索等方法轉變成為自動化檔案歸檔方法，提升檔案歸檔的質量和效率，充分發揮計算機設備和技術的應用價值。新的檔案歸檔管理方法在應用當中，把計算機作為有效載體和平臺，利用計算機完成檔案信息的起草、修改、生成以及歸納整理，確保醫院的各項檔案信息能夠實現網絡實時歸檔，在檔案利用過程當中，運用機器檢索的方法，讓檔案歸檔管理更加科學。

3、優化檔案歸檔管理服務

醫院的檔案歸檔管理是一項復雜的工作內容，在做好檔案歸檔工作之后，還需要為檔案的科學利用提供優質的服務，以便能夠充分發揮醫院檔案的利用價值。受此影響，醫院的檔案管理人員在檔案歸檔管理工作的實施當中要變被動為主動，樹立良好的服務意識，將傳統被動接受各個科室檔案文件并完成歸檔的工作服務模式轉變成為主動上門指導各個科室完成檔案立卷和檔案整理，積極主動的和檔案利用者溝通聯系，并且嚴格依據檔案管理要求和檔案歸檔的標準做好檔案管理和服務，從而優化和創新檔案歸檔管理的服務模式，提升檔案服務的質量和滿意度。檔案管理人員要注重做好臨床調研，敢于深入到臨床一線去不斷的了解和挖掘醫療實踐活動對于檔案管理和歸檔的實際要求，有目的有計劃的挖掘檔案當中具備極高價值的檔案信息，做好檔案的編研工作，設置更加便捷快速的檢索工具，為醫院臨床工作的實施，科研管理水平的提高和醫院管理者戰略決策的制定提供優質和主動的服務。與此同時，要把檔案歸檔和檔案信息反饋結合起來，通過反饋信息的分析，來保障檔案利用效率的發展。

4、提升歸檔管理人員素質

隨著信息技術和各項管理技術的發展，醫院檔案管理工作的現代化和信息化發展水平逐步提高，檔案管理以及檔案歸檔的手段也獲得了長足的進步，因此對于檔案歸檔管理人員的素質提出了更高的要求，只有保障檔案管理人員的素質能夠滿足醫院檔案管理的需求，并更好的為各個部門科室服務，才能夠最大化的發揮檔案價值。對此，為了推動醫院檔案歸檔管理的長效發展，醫院要把側重點放在提升檔案歸檔人員素質培養方面。一方面，醫院要做好內部檔案管理人員的教育培訓，提高他們的專業技術能力以及思想道德素質，強化其責任意識，保障他們用自身高超的專業技術服務于檔案歸檔工作。另一方面，醫院要注重引進高科技人才，加快電子檔案管理和歸檔的數字化以及網絡化的步伐，實現檔案管理現代化。

檔案管理是醫院管理環節的重要部分，而檔案的歸檔管理又是檔案管理的核心，關系到醫院檔案管理的質量，也直接影響到檔案資源的利用。對此，醫院檔案管理部門必須要充分擔當企業檔案管理的責任，確保檔案信息的完整性和精準性，除了做好檔案收集之外，還需要完善檔案的歸檔存儲策略。在實踐活動當中，要從積極構建檔案工作網絡，創新檔案歸檔管理方法，優化檔案歸檔管理服務模式以及提升歸檔管理人員素質幾個方面著手，構建科學高效的檔案歸檔管理新模式。

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