淺析新形勢下如何做好文秘工作

李愛棟

摘 要 在服務現代化快速發展的背景下，企業文秘工作的重要性日趨顯著，能夠有效地推進企業管理的科學化進程，提升科學決策水平。鑒于此，本文首先概述了新形勢為文秘工作賦予的新內容，進而探討了新形勢下文秘工作應遵循的原則，最后給出了新形勢下提升文秘工作水平的措施。

關鍵詞 新形勢 文秘工作 新內容 原則 提升措施

一、新形勢為文秘工作賦予的新內容

隨著信息技術的快速發展與應用，企業經營過程中的各類參與者之間的溝通變得越來越互通有無，這使得服務質量成為確保企業長期穩定發展的關鍵因素。在這種背景下，企業文秘工作也被賦予了新的內容。基本來說，這些新內容可以歸納為如下幾點。

第一，文秘工作人員需要提升自身的綜合素養。一是理論方面的素養，文秘工作具有一定程度的政策性意涵，因而文秘工作人員要及時了解國內外政治、經濟等方面的發展情況；二是思政方面的素養，文秘工作所要處理的關系通常十分復雜，這就要求文秘工作人員具備正確的世界觀、價值觀以及嚴謹的思想作風，可以時刻為領導工作提供積極的建設性意見；三是職業道德方面的素養，這種素養是做好文秘工作的基礎，決定了文秘工作的效率與效果。

第二，文秘工作人員需重視信息化技術的應用。隨著計算機的普及，文秘工作也逐步信息化。文秘工作往往離不開對信息的收集、加工、傳遞、反饋和調節。信息技術為文秘工作帶來了很大的便利，使其收集的信息更全面、更準確。文秘每天都會收集、分類、篩選、處理各種資料，把最具精確、簡便的資料提供給領導，有效地為領導做好輔助工作。

第三，文秘人員應具備超前預測意識。所謂的超前預測意識，是指應當在領導尚未作出決策之前形成相應的心理思維預判，這種意識受到個人對各類信息的感知敏感度影響。在新形勢下，超前預測意識可以幫助文秘工作人員及時理解各項信息，為領導決策提供有效的協助。為此，文秘工作人員首先自己應有強烈的工作使命感，以效率為開展工作的先導，處處為領導考慮，盡最大努力減少領導的工作難度與工作量。

除了上述幾點之外，新形勢下的文秘工作人員還應當擁有創新意識與競爭意識，不故步自封，通過不斷更新自己的專業知識與技能，以在競爭激烈的環境中不斷挖掘自身的價值。

二、新形勢下文秘工作應遵循的原則

新形勢向文秘工作提出了新的要求，但工作人員在具體開展文秘工作時，還應當遵循一定的原則，防止因過于追求新工作內容而忽視文秘工作的本質。具體來說，新形勢下開展文秘工作需遵循如下三項原則：

第一，尊重但不迎合原則。尊重是人最基本的品德。文秘工作者不僅要尊重領導、同事，還要尊重群眾。但是尊重必須有個度。尊重領導很重要，一方面要維護領導的威信和榮譽，從內心里尊重領導；另一方面，要幫助領導做好善后工作。

第二，遵從但不盲從原則。對于文秘工作人員而言，協助好領導以有效開展公司的各項經營業務是其主要的工作目標，這都是為了工作長期穩定發展而努力。在這一點上，文秘工作與領導日常工作具有共同性。鑒于此，文秘工作人員應當嚴格服從領導的具體工作安排與任務指令，認真有效地完成這些工作安排。然而，盡管如此，文秘工作人員仍然需要保持一定的工作獨立性與自主性，在遵從領導安排的同時，要做到不盲目服從這些指令。當領導安排的工作中存在明顯錯誤時，應當大膽地指出這些錯誤，匯報給領導以及時修正，這也是確保新時期文秘工作有效性的重要原則。

第三，參與但不干預原則。文秘工作人員在一定程度上能夠參與到領導的決策工作當中，可以向領導提供一些建議。這種積極參與性是文秘工作人員所必須具備的，否則很難領會領導的工作安排意涵，也不能有效地降低領導工作的難度與工作量。然而，需要注意的是，文秘工作人員在參與過程中應嚴守自己的工作范圍，不能出現越權干預的情況。與此同時，文秘工作人員在提出自己的意見后，應當保持一顆平常心來看待領導對于自己意見的評價結果，如果意見被領導采納，也不能簡單地認為這是隸屬于自己的正確決策。也就是說，文秘工作人員有著自己的工作范疇，無論是為領導提出什么樣的意見，都不能發生思想上的錯位，更不能錯誤地干預甚至阻撓領導決策。

三、新形勢下提升文秘工作水平的措施

在新形勢下，文秘工作人員為了做好自己的工作，有必要采取措施來提升工作水平。基本來說，如下幾點尤其需要加以重視。

第一，文秘工作人員應樹立正確的工作意識，具有縝密的邏輯思維能力。一方面，文秘工作人員要有大局意識。文秘是領導的助手、參謀、耳目和智囊，所以考慮問題要全面，以大局為重，不能從自己的利益出發，要從集體的觀念出發，避免把個人的情緒問題帶到工作中，才能冷靜、認真、準確地執行領導意圖。另一方面，文秘工作人員要有縝密的邏輯思維。文秘工作事情比較多而復雜，要從容不迫地面對復雜的任務與工作，這需要養成良好的習慣。工作人員要排列好每日工作行程，按序處理，對于一些緊急事情要立即處理，注意輕重緩急，各種資料與檔案分類存放，便于查找。

第二，文秘工作人員應確立科學完備的工作方式。文秘工作涉及文稿撰寫、檔案管理、招待工作、資料整理等工作內容，無論是哪一項工作內容，都是密切結合服務來開展的。基于此，文秘工作正確的工作方式應當以有效提供各種服務來持續強化，這些服務包括為企業服務、為上級領導服務、為業務部門服務、為員工群眾服務四個組成部分。在為企業服務方面，文秘工作人員應發揮樞紐的功能，確保企業的各項工作都可以有序開展；在為上級領導服務方面，文秘工作人員應發揮出決策協助功能，做到全方位、全過程及高效率地領會領導決策意圖，為方便領導決策提供協助；在為業務部門服務方面，文秘工作人員應發揮調解者作用，能夠協調好不同部門的資料需求工作，避免不同部門間責任推諉情況出現；在為員工群眾服務方面，文秘工作人員應發揮單位窗口功能，積極發揮員工訴求聯絡通道作用，確保領導的決策指令能夠被員工很好地理解，而員工的需求反饋能夠及時準確傳達給企業領導。

第三，文秘工作人員應注重工作上的細節。細節決定著工作質量，進而決定著企業經營效果。盡管文秘工作表面上看來十分簡單、重復、瑣碎、單一，但這項工作卻會影響到企業所有人的工作效率與企業整體利益。如果文秘工作人員因疏忽而產生較為嚴重的錯誤，那么在企業內部就會產生巨大的蝴蝶效應，甚至影響企業發展。因此，文秘工作人員在開展各項工作過程中應當保持嚴謹認真的態度，重視工作細節，凡事都要多問，盡量不要出現工作錯誤。

總的來說，新形勢向文秘工作提出了新的要求，為了更好地完成工作，文秘工作人員有必要在遵循工作開展的基本原則前提下，增強自身的工作意識與工作能力，努力為企業、領導、部門、員工提供高效的服務。

參考文獻

[1] 李進.談新形勢下如何做好文秘工作[J].企業家天地，2016（6）：32-33.

[2] 張立波.新形勢下對文秘工作者的新要求[J].辦公室業務，2012（5）：24+28.endprint