信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的思考

王超

摘 要：信息時(shí)代的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)最主要的內(nèi)容就是將原本的紙質(zhì)檔案向電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并且合理利用電子檔案進(jìn)行檔案的管理和應(yīng)用工作。我國(guó)在電子檔案的轉(zhuǎn)化以及應(yīng)用方面尚處在發(fā)展階段，與大部分發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理方式而言我國(guó)的檔案管理方式還較為落后，為了適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作的要求對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是極為必要的。不過(guò)就目前來(lái)看我國(guó)的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著諸多問(wèn)題，無(wú)論是檔案管理人員的素質(zhì)還是對(duì)于信息化建設(shè)的認(rèn)知亦或是硬件的配套都無(wú)法達(dá)到完全不如信息化時(shí)代的要求，本文將對(duì)信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)行深入分析，從而找到解決我國(guó)目前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在問(wèn)題的對(duì)策，從而助力我國(guó)檔案管理的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；現(xiàn)代化；建設(shè)；思考

1 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性

在信息化時(shí)代檔案管理為了能夠符合時(shí)代潮流進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)是極為必要的。首先，檔案的介質(zhì)有原本的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化在這種情況下為了能夠提高電子檔案的利用效率那么通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行應(yīng)用就成為了最佳的應(yīng)用方式之一，其次電子檔案的安全性必須由高素質(zhì)的電子檔案管理人員以及較為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進(jìn)行保證而無(wú)論是高素質(zhì)的電子檔案管理人員還是先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)都需要依靠檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)來(lái)完成。因此，對(duì)于檔案管理而言只有其與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)才能夠在最大程度上緊跟時(shí)代潮流更好地人民與國(guó)家服務(wù)。

2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 缺少對(duì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的認(rèn)知

檔案管理工作的重要性是不言而喻的，但是許多單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有意識(shí)到檔案工作的重要性，對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也沒(méi)有深刻地認(rèn)識(shí)，并沒(méi)有將檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)硬性工作任務(wù)，使得其并不重視檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，這些領(lǐng)導(dǎo)大部分都認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作只是一種輔助性的工作，沒(méi)有必要投入大量的時(shí)間與經(jīng)費(fèi)來(lái)進(jìn)行建設(shè)，因此導(dǎo)致很多單位在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中始終有著消極怠工或者是得過(guò)且過(guò)的思想，從而沒(méi)有將檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作落在實(shí)處。部分單位領(lǐng)導(dǎo)的這種對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)認(rèn)識(shí)的缺乏是導(dǎo)致目前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)缺少物質(zhì)基礎(chǔ)以及人力資源的最重要原因之一，加上有些檔案管理人員由于年齡較大對(duì)于新鮮事物的接受能力有限所以也本能地對(duì)現(xiàn)代化建設(shè)存在抵觸情緒，并且認(rèn)為檔案工作就是簡(jiǎn)單的抄寫和保管工作，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與現(xiàn)代管理發(fā)展已經(jīng)不相適應(yīng)。

2.2 檔案管理工作存在不規(guī)范現(xiàn)象

由于目前我國(guó)的檔案管理工作正處在過(guò)渡時(shí)期，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存因此增加了檔案管理的難度。檔案管理人員要么是剛走出校園適應(yīng)于電子檔案管理的大學(xué)生要么就是已經(jīng)從事多年紙質(zhì)檔案管理工作的檔案管理者，他們很難適應(yīng)于目前紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的檔案管理模式。這就造成了他們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中有著許多不規(guī)范現(xiàn)象，例如對(duì)于電子檔案的建立較為生疏，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)為檔案建立目錄索引、案卷整理的質(zhì)量不高；關(guān)于案卷的目錄或者文件目錄的命名較為簡(jiǎn)單和概括的籠統(tǒng)不細(xì)致；檔案內(nèi)容不科學(xué)，出現(xiàn)重復(fù)、錯(cuò)誤以及漏掉等問(wèn)題；檔案管理中使用的檢索工具與格式不統(tǒng)一；一些檔案內(nèi)容的字跡模糊，而且尚未進(jìn)行修復(fù)，也未進(jìn)行技術(shù)處理；一些工作人員身兼數(shù)職，在工作中投入的精力不足，嚴(yán)重影響到檔案管理的水平。

2.3 檔案室中硬件基礎(chǔ)較差

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管并不需要太多的專業(yè)電子設(shè)備，而電子檔案管理則需要計(jì)算機(jī)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的配合，目前我國(guó)許多檔案室的硬件基礎(chǔ)較差很多檔案室的電腦硬件落后且沒(méi)有相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，導(dǎo)致電子檔案管理的安全性和效率性受到了嚴(yán)重影響。還有許多檔案室較為狹小且潮濕對(duì)于檔案保管影響較大。部分紙質(zhì)檔案 因?yàn)橥度虢?jīng)費(fèi)不足，管理設(shè)備不齊全，很容易導(dǎo)致檔案材料在儲(chǔ)藏過(guò)程中出現(xiàn)霉變、蛀蟲等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到檔案的美觀性、整潔性以及完整性，環(huán)境設(shè)施的落后成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要瓶頸問(wèn)題。

3 解決目前檔案管理現(xiàn)代建設(shè)中存在問(wèn)題的對(duì)策

3.1 對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性進(jìn)行宣傳

想要進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)首選就要讓相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)明白檔案管理現(xiàn)代化的重要性，要讓他們清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)代化是一件極為重要的工作而不是一向可有可無(wú)的雞肋工作。只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明白了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性才能夠自覺(jué)引導(dǎo)和組織加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。增強(qiáng)責(zé)任感，更積極主動(dòng)的投入精力和經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

3.2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)全面協(xié)調(diào)發(fā)展

關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，主要內(nèi)容包括思想觀念、管理手段、硬件配套、服務(wù)方式以及工作人員的綜合素質(zhì)能力等多方面的內(nèi)容。因此在建設(shè)過(guò)程中，要統(tǒng)一規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)這些方面的協(xié)調(diào)發(fā)展。此外，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的目標(biāo)，不僅需要各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視，內(nèi)部各個(gè)部門工作人員之間的緊密配合，而且還要以來(lái)同級(jí)黨委與政府以及相關(guān)部門對(duì)工作的支持和幫助。因此，這項(xiàng)工作屬于一個(gè)復(fù)雜和系統(tǒng)的大工程。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)一定要以本地區(qū)、本行業(yè)以及本單位的實(shí)際情況相結(jié)合，從全局現(xiàn)狀統(tǒng)一規(guī)劃制定發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的要求

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)而言建立和規(guī)范管理流程以及管理方法是十分重要的，應(yīng)當(dāng)說(shuō)拿出一套切實(shí)可行的現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要條件之一。因此，在檔案管理的過(guò)程中首先要規(guī)范現(xiàn)代化檔案管理的各類行為，例如對(duì)電子檔案管理時(shí)注意信息的安全不將外來(lái)U盤、硬盤直接與電子檔案存儲(chǔ)電腦連接、不輕易使用電子檔案管理系統(tǒng)中的電腦進(jìn)行非工作的瀏覽和下載等等。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)在已經(jīng)到來(lái)的信息化時(shí)代中是有著重要意義的，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的開(kāi)展，從而確保我國(guó)的檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，為我國(guó)的發(fā)展發(fā)揮出更大的作用。

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