關于推進檔案規范化、信息化管理研究

摘 要：推進檔案規范化、信息化管理是做好檔案工作、實現檔案管理現代化的基礎，本文從檔案公文制發、立卷歸檔、標準化信息化建設、檔案人員培訓等方向出發，探索新形勢下加強檔案規范化、信息化管理路徑，為做好檔案管理工作提供依據和參考。

關鍵詞：檔案；規范化；信息化；管理

推進檔案規范化管理是做好檔案工作、實現檔案管理現代化的重要基礎，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要內容，樹立文書處理工作規范化、標準化的指導思想，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，是實現檔案管理規范化的前提。

1 檔案規范化管理的重要意義

檔案是一個地區或部門在社會各項活動中形成的具有保存價值的原始記錄，真實反映了經濟社會發展各個領域的真實情況，是信息資源最原始、最核心的構成部分，具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、社會性等特點。隨著社會進步和科技發展，檔案作為一種無形資產，在記錄黨和國家歷史、推進黨和國家事業發展方面發揮了重要作用。推進檔案規范化、信息化管理，有利于充分發揮檔案記錄歷史信息的借鑒作用，為領導決策和單位發展提供重要信息資源，從而提升工作效率，為機關辦公現代化、自動化提供了重要基礎。

2 檔案規范化管理的問題

1、對檔案規范化管理重視不夠。多數認為檔案管理工作只是收集、整理、歸檔等簡單勞動，沒有引起足夠重視，欠缺標準化、規范化管理方法，欠缺高素質、高層次的專業技術人員。同時，檔案管理資金投入、檔案室及辦公設備、專業人員培訓等方面投入不足，造成檔案管理方法不科學、內容不全面、措施不完善。

2、專業人員缺乏，檔案員對業務不熟悉。受進人體制和崗位影響，大多數單位沒有配備專職的檔案管理人員，一些工作多是由辦公室、人事科等部門人員兼職。這些人員，有的任職時間短，沒有經過專業培訓，對檔案工作不熟悉；有的身兼數職，日常事務繁多，對檔案管理投入精力不足，沒有按照相應時間節點收集整理材料；還有的責任心不強，對檔案重視不夠，把關不嚴，平時不注重積累材料，也不認真加強業務學習，造成了歸檔材料不全，檔案質量不高，甚至影響了各項工作進展。

3、制度不健全。一些地方和部門未建立檔案管理、轉遞、調閱、保密等方面的制度，沒有完整詳實的檔案管理體系，沒有從根源上管理監督檔案，個別部門檔案管理制度落實不到位，缺少對制度落實情況的監督檢查。

3 推進檔案規范化、信息化管理方法

（一）嚴格公文制發是推進檔案規范化、信息化的基礎。公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打牢基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

（二）及時立卷歸檔是推進檔案規范化、信息化的前提。一要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點。確立立卷歸檔的重點后，要注意區分文件內容、形式和作用等方面不同，以減少文件重復和信息冗余度，提高檔案質量和利用效率。三要有效維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，又要注意防止歸檔文件的散失，使立卷歸檔的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、信息化管理奠定基礎。

（三）嚴格管理標準是推進檔案規范化、信息化的關鍵。要根據國家檔案局《歸檔文件整理規則》的有關要求規范整理各種資料，從文件制發、文本結構、紙張規格，到資料收集、分類立卷、劃分檔案保管期限、案卷編目裝訂與排序等一系列工作都要推行標準化。所有歸檔文件應是原件，字跡清晰，內容完整，數據真實，所有紅頭文件應格式規范，印鑒完備，錄像、數碼照片等資料應是未經編輯、修改的原始片或資料帶。

（四）加強技術革新是推進檔案規范化、信息化的舉措。建立公文制發、流轉電子檔案信息庫，推進檔案管理數字化、信息化。加強檔案目錄數據庫建設，充分運用計算機技術，建立檔案目錄數據庫和人員信息查閱平臺，提高檔案檢索利用服務效率，把與檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等作為學習重點，加強對檔案管理人員新技術、新設備、新方法的培訓，普及檔案信息技術知識，提高檔案人員信息化技術水平和業務能力，推進檔案管理信息化建設。

（五）加強人才引進和培訓是推進檔案規范化、信息化的保障。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業性技術性很強的工作，需要檔案人員具備較好的專業素質。一是加強業務知識學習。采取舉辦培訓班、以會代訓、印發學習手冊等方式，就檔案規范化管理工作進行培訓，提升檔案管理人員的檔案意識和專業技術水平。二是加強經驗交流，利用履職能力提升培訓班、外出學習、調研座談等方式，加強對檔案管理人員的工作交流，采取“以老帶新”、“現場教學”等方法，傳授檔案管理方法，提高檔案管理人員的業務能力和工作水平，同時通過教育提升檔案管理員對檔案工作重要性的認識，增強他們的紀律觀念和規矩意識，形成檔案管理全程化、全面化、規范化的工作局面。

參考文獻

[1]《電子文件與電子檔案管理》，作者丁海斌，遼寧大學出版社2000年3月出版；

[2]《政府電子文件管理》，作者馮惠玲，中國人民大學出版社2004年出版。

作者簡介

趙巖（1979-），男，漢族，河北承德人，任承德市文物局團委副書記，檔案館員，研究方向：從事黨建、共青團、精神文明建設、檔案管理等方面的研究。endprint