建立單位檔案在工作中的重要性

許靜

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督檔案是單位在打擊非法行醫(yī)、食品安全、公共場(chǎng)所衛(wèi)生等監(jiān)督執(zhí)法過(guò)程中具有重大保留意義的原始工作記錄，是在一定時(shí)期內(nèi)衛(wèi)生監(jiān)督單位行政執(zhí)法中逐漸形成的。其客觀、真實(shí)地反映了執(zhí)行行為是否公正公平、是否符合法律規(guī)定程序，管理相對(duì)人是否存在違反義務(wù)性規(guī)范或禁止性規(guī)范的行為與實(shí)施?；诖?，本研究重點(diǎn)探究分析了建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案的重要性，并結(jié)合實(shí)際提出了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理有效對(duì)比，旨在更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案；重要性；管理

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)按照相關(guān)法律法規(guī)開(kāi)展執(zhí)法工作的真實(shí)、客觀記錄[1]。目前，衛(wèi)生監(jiān)督體制改革和職能規(guī)劃發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作任務(wù)覆蓋面越來(lái)越廣，依法承擔(dān)公共場(chǎng)所衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生、建設(shè)項(xiàng)目衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、突發(fā)公共衛(wèi)生事件調(diào)查等工作。另外，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督工作也隨之高速發(fā)展，基于此，面臨衛(wèi)生監(jiān)督新形勢(shì)，衛(wèi)生監(jiān)督單位應(yīng)高度重視檔案的建立，并采取有效措施管理檔案，促使衛(wèi)生監(jiān)督檔案充分發(fā)揮其作用。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案重要性分析

相比于其他類型檔案，衛(wèi)生監(jiān)督檔案地區(qū)空間覆蓋面廣，周期長(zhǎng)，不可復(fù)得性凸顯，在衛(wèi)生監(jiān)督工作中發(fā)揮著重要的作用：

（一）衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的第一手基礎(chǔ)資料

衛(wèi)生監(jiān)督檔案能夠?qū)πl(wèi)生監(jiān)督單位的基本情況進(jìn)行客觀反映，其為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法提供原始、真實(shí)、全面的基礎(chǔ)資料，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)是衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的重點(diǎn)對(duì)象。如果衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)并未掌握?qǐng)?zhí)法對(duì)象基本情況資料（檔案），則對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)守法執(zhí)業(yè)情況、人員資質(zhì)、規(guī)范操作情況、設(shè)備配置及可能存在的隱患等情況一無(wú)所知。因此，建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案是執(zhí)法工作的關(guān)鍵性的第一步。

（二）衛(wèi)生監(jiān)督檔案是執(zhí)法工作走向正規(guī)化、程序化的基礎(chǔ)

作為執(zhí)法監(jiān)督工作的第一手資料，衛(wèi)生監(jiān)督檔案不僅全面真實(shí)地反應(yīng)了執(zhí)法對(duì)象的基本情況，而且概括了相關(guān)日常監(jiān)督工作和監(jiān)督執(zhí)法筆錄等客觀資料，為決定每次的執(zhí)法對(duì)象和基礎(chǔ)路線及該采用的對(duì)策提供真實(shí)、有效的基礎(chǔ)根據(jù)和資料，確保監(jiān)督執(zhí)法工作有重點(diǎn)、有計(jì)劃、有目的地開(kāi)展。

（三）衛(wèi)生監(jiān)督檔案是評(píng)價(jià)監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法工作的客觀指標(biāo)

衛(wèi)生檔案中包括了監(jiān)督機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)及執(zhí)法成效，其是監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法工作評(píng)價(jià)指標(biāo)之一，關(guān)于衛(wèi)生監(jiān)督工作的評(píng)價(jià)不僅是要看現(xiàn)象、聽(tīng)匯報(bào)，更應(yīng)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案和相關(guān)資料進(jìn)行全面、客觀地評(píng)價(jià)。因衛(wèi)生監(jiān)督檔案客觀、充分地反映了被監(jiān)督單位情況、守法執(zhí)業(yè)情況、人員資質(zhì)情況和設(shè)備設(shè)施等在衛(wèi)生監(jiān)督單位引導(dǎo)下糾正的具體情況，而且也表現(xiàn)出了衛(wèi)生監(jiān)督單位管理水平和工作成效。

（四）衛(wèi)生監(jiān)督檔案是依法進(jìn)行行政處罰的最可靠的證據(jù)和最有力的工具

齊全、完整的檔案資料具有重大的檔案價(jià)值，其能夠?yàn)閷?shí)踐工作提供可靠的借鑒、利用與參考[2]?；诖?，完善的衛(wèi)生監(jiān)督檔案則無(wú)疑是衛(wèi)生執(zhí)法強(qiáng)有力的證據(jù)，能夠還原出真實(shí)的現(xiàn)場(chǎng)，提供執(zhí)法對(duì)象違反法律法規(guī)的真實(shí)數(shù)據(jù)與依據(jù)，從而實(shí)施針對(duì)性執(zhí)法行為，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可查、有法可依，提高工作效率，預(yù)防了各種執(zhí)法矛盾的出現(xiàn)，提高了衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的規(guī)范性與科學(xué)性，樹(shù)立了良好的單位形象，充分發(fā)揮了檔案在具體實(shí)踐工作中的重大價(jià)值。

2 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，充分發(fā)揮其作用

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督文件材料收集歸檔

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料整體反應(yīng)了衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法活動(dòng)，是一種原始記錄。另外，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的主要依據(jù)，且是保障衛(wèi)生監(jiān)督對(duì)象合法權(quán)益的客觀證據(jù)?；诖?，衛(wèi)生監(jiān)督單位應(yīng)廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)相關(guān)知識(shí)，引導(dǎo)工作人員真正認(rèn)識(shí)到收集、整理與歸檔衛(wèi)生監(jiān)督管理文件材料的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及法律意識(shí)，明確其工作職責(zé)。同時(shí)，通過(guò)廣泛的宣傳與針對(duì)性的學(xué)習(xí)活動(dòng)，使得檔案意識(shí)深入到單位管理層和相關(guān)工作人員的腦海中，促使其從行動(dòng)上落實(shí)對(duì)檔案工作的支持，另外還應(yīng)引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)人員意識(shí)到歸檔的重要性，改變其歸檔知識(shí)檔案管理部門工作的錯(cuò)誤看法，相關(guān)職能部門密切合作，齊心協(xié)力做好歸檔工作。另外，嚴(yán)格實(shí)施“三同步”，確保歸檔工作的圓滿完成。在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中，在對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督管理相關(guān)單位當(dāng)中的報(bào)批文件予以審查的過(guò)程中，要著重審查報(bào)批文件材料的規(guī)范與完整性；在對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督管理方面的相關(guān)工作計(jì)劃予以制定的過(guò)程中，還需要明確文件材料的歸檔與整理工作方面的進(jìn)度與時(shí)間；構(gòu)建各個(gè)部門與人員在崗位方面責(zé)任制度的過(guò)程中，要明確文件材料歸檔、形成以及整理等工作相關(guān)職責(zé)，同時(shí)將其當(dāng)成獎(jiǎng)勵(lì)和考核當(dāng)中的條件，進(jìn)而構(gòu)建出積極主動(dòng)歸檔的優(yōu)良工作環(huán)境。

（二）夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督擋案管理工作

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理人員要監(jiān)督和指導(dǎo)衛(wèi)生監(jiān)督文件材料形成科室的兼職檔案人員[3]。同時(shí)，單位還應(yīng)組織開(kāi)展檢查、總結(jié)、討論衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作等活動(dòng)，切實(shí)將檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)列入到單位重點(diǎn)工作中。同時(shí)，進(jìn)一步完善檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，例如建立檔案收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱等相關(guān)制度；制定有效的文件材料形成、整理與歸檔制度等，且將相對(duì)應(yīng)的要求納入到衛(wèi)生監(jiān)督工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程及相關(guān)人員崗位職責(zé)評(píng)價(jià)中。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真全面收集各種載體、各類型檔案，并做好保管、統(tǒng)計(jì)與提供檔案等相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，從而有利于更好地開(kāi)發(fā)利用衛(wèi)生監(jiān)督檔案。另外，衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作還應(yīng)高度重視現(xiàn)代化建設(shè)，借組現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行全面管理，促使其更好地滿足衛(wèi)生監(jiān)督單位信息化建設(shè)需求，以此來(lái)提高衛(wèi)生監(jiān)督職能的提高。

（三）擴(kuò)大檔案信息儲(chǔ)備，發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督檔案作用

如今，我們正處于信息化時(shí)代，衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設(shè)成為了衛(wèi)生監(jiān)督工作的重點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最新、最真實(shí)的檔案信息?，F(xiàn)階段，衛(wèi)生監(jiān)督工作發(fā)展迅速，電子文件、信息存取技術(shù)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)及特殊載體等的普及使用，為衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)職稱。進(jìn)一步拓展衛(wèi)生監(jiān)督檔案輸入渠道，使得衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息存儲(chǔ)量不斷提高，同時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行適時(shí)更新，提高檔案信息利用率。另外逐步推進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息檢索工作編制步伐，高度重視對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理方式的開(kāi)發(fā)，加快信息檢索和儲(chǔ)存向“完整、高速、高效”轉(zhuǎn)變，并善于利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)聲像、圖標(biāo)與文字等各類檔案的開(kāi)發(fā)與儲(chǔ)存，網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，一步一步實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為衛(wèi)生監(jiān)督工作的開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。

（四）更新知識(shí).提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案人員的素質(zhì)

眾所周知，檔案管理人員素質(zhì)是影響檔案管理水平的重要因素，基于此，衛(wèi)生監(jiān)督單位應(yīng)高度重視檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高。首先，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員在執(zhí)法過(guò)程中必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，實(shí)事求是，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員政治素養(yǎng)。另外，各衛(wèi)生監(jiān)督單位應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際情況制定檔案管理人員培養(yǎng)機(jī)制，組織開(kāi)展各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)其專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)安排人員開(kāi)展繼續(xù)教育，更新知識(shí)與理念，促使檔案管理人員具有扎實(shí)的檔案管理水平。

綜上所述，衛(wèi)生監(jiān)督檔案在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作中發(fā)揮著重大的作用，建立完善的衛(wèi)生檔案，并對(duì)其實(shí)施科學(xué)有效的管理，必然會(huì)進(jìn)一步增強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作成效，促使衛(wèi)生監(jiān)督單位可持續(xù)健康發(fā)展，并充分發(fā)揮保護(hù)人民群眾健康的職能。

參考文獻(xiàn)

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