實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設

王琳琳

【摘要】隨著信息技術的不斷發展和日益成熟，信息化已經被應用到各個領域，高校檔案的信息化建設既是社會發展的客觀要求，也能提高高校檔案管理的有效性。實施文檔一體化的管理可以推進高校檔案信息化的建設，提高高校檔案信息化的水平。本文將對實施文檔一體化的意義進行分析，并提出實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設的方法。

【關鍵詞】文檔；一體化管理；高校檔案；信息化建設

高校檔案信息化建設指的是應用相關的信息技術進行檔案的管理、資源的開發等相關措施，它將傳統的檔案管理工作和現代化的信息技術進行結合，對高校檔案管理工作有著重要的意義，目前來看，高校檔案的信息化建設可分為電子檔案管理和計算機檔案管理這兩個階段，實施文檔一體化的管理對高校檔案信息化的建設有著推動作用。

一、實施文檔一體化管理的意義

（一）實施文檔一體化管理是社會發展的客觀要求。隨著我國教育水平的提高，受國家政策的影響，高等學校的擴招現象日益嚴重，高校學生日益增多，畢業生的就業問題受到了廣泛的關注。一方面是學生就業困難，一方面是用人單位在眾多畢業生中進行人才的挑選十分困難，實施文檔一體化的管理可以幫助用人單位更快捷地查詢到畢業生的成績、在校表現等情況，有助于優秀畢業生的合理就業，做到人才的合理安排，從而推動社會的發展。同時，文檔一體化的管理可以讓信息實現很大程度的共享，學生能夠利用網絡獲得自己所需要的學習資源，進而讓學生的學習水平得到提升。

（二）對高校檔案管理有效性的提高有著重要作用。高校的管理檔案從形式到內容上都是多樣的，傳統的管理檔案模式會受到人為因素以及自然因素等多種條件的影響，操作起來十分麻煩，不具有良好的有效性，而文檔一體化的管理是利用先進的計算機手段，利用信息化的技術可以將不同類型的檔案按照年級、專業等方式進行歸類整理，且在存儲上有著絕對的方便性，進而提高高校檔案管理的有效性。

二、實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設的方法

實施文檔一體化的管理可以加強文件和檔案之間的聯系，進行綜合管理，對于高校檔案信息化建設有著推進作用，它的具體方法可以分為五個方面，即建立統一的管理機構、完善檔案管理的規范、選擇安全便捷的軟件、加大技術和設備的投入和提升檔案管理人員的安全意識。

（一）建立統一的管理機構。實施文檔一體化的管理需要高校建立統一的管理機構，將檔案文件進行全方位的考察與監督，在管理機構內部需要劃分出多個管理部門，并明確各部門的職責，讓其在高校檔案信息化建設上做到各司其職。

（二）完善檔案管理的規范。完善檔案管理的規范是推進高校檔案信息化建設的必要條件。檔案管理系統的建設是十分復雜的，檔案管理部門必須加強對自身的要求，保證檔案數據的規范化。檔案管理部門人員需要提升自己的規范意識，對檔案管理工作進行深刻了解，熟悉檔案管理的相關技術，明確檔案信息化建設的發展方向。

（三）選擇安全便捷的軟件。高校檔案信息化建設需要使用多種計算機軟件，如果檔案管理軟件和其他相關部門的軟件沒有很好的兼容性，就會阻礙檔案管理的工作，影響文檔一體化對社會發展所起到的積極作用；而選擇的軟件如果安全性能較差，就可能在黑客的入侵或者病毒的侵襲下造成管理系統的癱瘓或學生檔案信息的流失。因此，在檔案管理方面需要選擇安全性強且相對便捷的軟件，這樣一方面可以阻止黑客的入侵，另一方面也能讓檔案在內部傳輸與調用上可以很有效率。

（四）加大技術和設備的投入。科學技術是檔案信息化建設的保障，高校需要為檔案信息化管理引進先進的設備和技術，可以通過去其他高校學習和參觀的方式，去了解其他技術和設備的應用情況，進而結合自身條件開展工作。在引進之后可以通過邀請專業的人士到校進行培訓的方式，讓檔案管理人員有能力去掌握最新技術，有能力去使用先進的設備；也可以直接引進一些能力強且素質高的人才加入檔案信息化建設的隊伍中來，進而提升整體的管理水平。

（五）提升檔案管理人員的安全意識。如前文所說，在檔案管理過程中會存在黑客攻擊及病毒攻擊等隱患，對于檔案管理人員來說，需要具有足夠的安全意識，在對文件進行分級時，需要采用合理的加密手段，對于相對重要的檔案，需要專門的儲存器進行存檔。雖然信息化的管理讓檔案因客觀原因受到損害的程度減少了，但仍然不是完全沒有的，這就需要管理人員時刻保持安全防患意識。需要檔案管理人員對電子檔案做好安全備份，在特殊情況下，可以采取紙質檔案和電子檔案相結合的方法。

三、結論

綜上所述，實施文檔一體化管理具有著重要作用，在具體實施過程中，我們需要通過建立統一的管理機構、完善檔案管理的規范和選擇安全便捷的軟件等多方面進行，將科學技術和實際情況進行結合，徹底提高我國高校檔案信息化建設的水平。

【參考文獻】

[1]朱麗娟.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設[J].辦公室業務，2016（12）：105.

[2]楊政婷，肖濤.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設[J].凱里學院學報，2016（04）：138-141.endprint