食品企業原材料采購對策探討

潘露露+歐邦才+浦佳歡

[摘要]文章在對食品企業原材料采購的要求與特點分析的基礎上，按照原材料采購工作的流程，從制定原材料采購流程、明確采購需求與標準、供應商的搜尋與選擇、合同簽訂與管理、采購評價與改進等五個方面提出了對策，以期對食品企業原材料采購水平及績效的提高提供借鑒。

[關鍵詞]食品企業；原材料采購；供應商

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734132

1引言

近年來，由于食品安全問題頻頻發生，從而導致人們對于食品原材料的關注愈加明顯，這無疑提高了食品加工企業在原材料采購方面的要求。食品加工企業做好原材料采購工作，不僅能保證原材料及產品質量，而且能降低采購成本、促進銷售并樹立良好的企業形象。然而原材料采購并不是簡單地購買，不僅需要制定科學與標準的采購流程，包括明確采購需求、供應商搜尋、供應商評價、供應商選擇、合同簽訂與管理、采購績效評價與改進；同時還需要嚴格地執行。

2食品企業原材料采購的要求與特點分析

21食品企業原材料采購的要求

（1）質量要求。原材料必須同時符合食品相關法規要求和食品加工產品對原材料質量及工藝要求。從相關法規上看，我國的食品質量控制體系主要包括HACCP認證、ISO2000、QS認證、GAP、食品召回制度等；從質量上看，食品加工企業應處理好絕對質量標準和適當質量原則[1]，從而能夠在保證質量的前提下降低成本。

（2）價格要求。在原材料采購過程中，無論是招標采購或是其他采購方式，企業均須在質量保障的前提下追求最低價格，同時還應考慮季節性影響因素，從而提高企業利潤率。

（3）服務要求。供應商提供的服務主要有原材料包裝及存儲環境、交付、便利的支付方式、合理的退換貨制度等，這對于食品加工企業來說也是至關重要的。

（4）信譽要求。供應商的信譽不僅對食品加工企業原材料的質量、交貨期、服務等有著直接影響，同時，還對食品加工企業的企業形象或其他方面有著間接影響；因此，在采購中必須對原材料供應商的信譽進行考察與評估，對于滿足企業信譽要求的供應商才納入到備選供應商當中。

（5）協同創新要求。協同創新要求是指當食品企業開發新產品時，面對原材料或其他物料的創新需要時，供應商具有與食品企業協同創新的意愿與能力。據歐洲某專業機構的一項調查表明，在采購過程中通過價格談判降低成本的幅度一般在3%～5%，而供應商早期參與產品開發成本降低可達10%～50%。[2]可見，具有協同創新能力的供應商能夠給企業帶來非常大的利益。

22食品企業原材料采購的特點

（1）采購周期相對較短。相對于制造業，食品原材料的采購周期不僅受到生產需求和庫存成本的影響，還和原材料保質期有很大的關系。大多數食品原材料的保質期相對較短，從而使得采購周期縮短、采購批量也相應減小。

（2）對采購量的控制要求高。基于食品原材料的保質期短、易損耗等特點，決定了食品加工企業在采購中必須對采購量進行嚴格控制，因為如果采購過多不僅會增加采購及庫存成本，還大大提高了損耗風險；如果采購量不足，則不僅會影響正常生產，同時還增加訂貨費用。

（3）保存環境要求嚴格。通常食品及其原材料對保存環境的要求較高，除了滿足溫度、濕度條件以外，還需要考慮防串味、防腐、防氧化等環境因素。

（4）供應季節性與需求均衡性的平衡。由于農產品生產具有很明顯的季節性，導致其供應的數量、價格甚至其質量指標都具有季節性，從而食品原材料采購也具有季節性；但客觀上食品企業對原材料等需求往往是均衡性的，因此，食品企業必須處理好供應的季節性與需求的均衡性之間的矛盾。

（5）其他。除了以上特點外，食品企業原材料采購還具有質量把關嚴格、采購品種多樣化等特點。

3食品企業原材料采購的對策

31制定原材料采購流程

企業重視采購工作，組建專門的采購部門才能進行有效的采購管理。目前，食品加工企業現有的采購部門大多僅是依照生產部門的要求進行采購，未能明確采購部門的職能，而真正能夠發揮工作價值的采購部門應該做到：參與企業戰略的制定、了解企業生產活動、庫存控制、制定采購策略、了解原材料的市場供求狀況、供應商管理等。

采購部門制定長效的采購流程有助于提高工作效率、保證工作質量。當前，很多中小型食品加工企業在采購過程中過分注重人情關系和原材料價格，忽略了對原材料質量管理、供應商創新能力、服務能力等多方面的考慮，導致采購流程過分簡單。為了保證采購工作能夠高效地進行，采購流程應當包括圖1所示的八個環節。

圖1食品加工企業采購流程

32明確原材料采購需求及采購標準

（1）原材料采購需求的準確定義。采購需求是為了滿足企業生產計劃而產生的，受最終產品要求、企業業務范圍、競爭戰略要求等的限制，是一次采購工作的基本要求。采購需求主要包括兩個部分的內容：一是物資需求，其內容主要有品種、數量、產地、產時、規格、部位、品牌、分割要求、營養指標、衛生指標等；二是采購過程要求，比如預算金額、供貨地點、供貨時間、供貨方式、結算方式等。明確采購需求是采購工作展開的基礎，同時對提高采購績效具有十分重要的作用。

（2）制定采購標準。采購標準與采購需求的區別主要在于采購標準適用于企業較長期間內所有的采購活動，而采購需求僅是針對一次采購活動而制定的。就食品業而言，其采購標準應該涉及原材料的品種、產地、產時、規格、部位、品牌、廠家、分割要求、營養指標、衛生指標、包裝、存儲環境等方面。合理的采購標準能能夠為企業帶來提高產品質量、增強企業形象，進而促進銷售的好處。

企業制定合理的采購標準不僅要符合國家標準，還應當綜合考慮供應市場和消費者的需求。當然，采購標準制定之后，企業還應該加強管理，保證其有效實施。

33供應商的搜尋、調查與選擇

（1）備選供應商搜尋。搜尋到的供應商越多，采購商的可選范圍就越大，但同時企業承受的工作量也會增大。因此，供應商搜尋方式應根據不同的采購要求確定。通常情況下，食品加工企業由于采購頻率高、采購批量控制嚴格、原材料質量要求嚴格、價格呈季節性浮動等特點，企業需要長期穩定的供應商。因而，對于那些生產用量大、采購頻率高的原材料，企業應采用招標采購的方式來尋找供應商。

（2）供應商調查。根據采購的不同階段，供應商調查應分為三個階段，即供應市場調查、供應商初步調查、供應商深入調查。

在制訂采購計劃之前，食品企業應該對供應市場的現狀進行調查，調查結果可為計劃的制訂提供參考。

供應商初步調查為供應商評價做準備，是對每一個可選供應商進行的基本調查。這有助于企業了解供應商的基本情況，同時也可以進一步掌握供應市場。企業可采取訪問調查、網絡供應商公布的信息調查等方式進行調查。對于調查結果，為了接下來的供應商選擇工作，企業應當為每一個供應商建立資料卡片。

食品企業應對準備發展成為長期合作對象的供應商進行深入調查。這一階段的調查，采購方可采取調查問卷法、實地調查法、供應商證明人法進行。調查的內容應該包括企業資源、企業能力、可提供的原材料等多個方面，這將有利于供應商的最終選擇和合作。

（3）供應商評價與選擇。由于食品行業直接關系到人們的健康，所以國家對食品行業有特殊的規定，采購方應該首先對供應商的衛生許可證、營業執照、產品檢驗合格報告，以及其他許可證、認證證書等進行嚴格的審查。對于不合格的供應商果斷排除。

選擇的前提是對原材料本身和供應企業進行的科學、系統的評價工作。由于食品加工企業原材料，較多為農產品，品種較多，價格有高有低，質量參差不齊，企業應按照原材料種類，在多方面進行細致、完整的評價。此外，由于食品行業采購采購頻率高、采購批量控制嚴格、原材料質量要求嚴格、價格呈季節性浮動的特點，應著重考慮供應商的準時、長期供貨能力和信譽度。

對于食品加工企業，較為適用的供應商選擇方法是因素評分法。依據供應商評價的各項指標，分別對各指標進行評分，得分最高者為最佳供應商。此方法可以降低主觀評價的因素，綜合考慮供應商各個方面的指標，幫助食品企業準確找到合適的供應商。

對于最終選擇的供應商，應建立供應商檔案，該檔案與供應商卡片不同，為了合作的展開，應包括供應商的地址和賬戶等。另外，企業應該及時更新供應商資料，確保每次正常使用。

34合同簽訂與管理

食品行業的采購合同大多數為定期無定額合同。定期指合同約定的買賣關系的總期間，將重復進行原材料的采購工作；無定額指每次訂貨的數量不固定，但防止賣方受損，可以確定每次訂貨量的波動幅度，或者雙方在訂貨量較大變動前進行充分的信息交流。

為保證采購活動按照合同準確進行，企業應當有效實行合同管理。高效的合同管理不僅僅指從簽訂合同開始的，它應該是貫穿整個采購工作，并且能夠實現：第一，按照合同規定，保證采購進度；第二，在需要變更合同的時候，能夠做出準確的判斷，提出合理的方案；第三，規避損失的發生，幫助企業降低成本。

為保證采購合同的有效實行，組建專門的合同管理小組對于采購工作復雜的食品企業來說至關重要。該小組主要負責：借助累計進度安排表來保證采購工作的如期進行；編制風險分析表來指導風險規避工作；通過合同檢查報告、檢查會議等活動實現對合同管理的監督和合同管理績效評價；合同變更、爭議、違約處理等。

35采購評價與改進

采購績效評價是對采購工作效率進行的全面整體的評價。做好采購績效評價工作能夠為采購工作的改進、人員的訓練和甄選提供依據，評價供應商績效，同時還能通過輔以獎勵政策鼓舞員工士氣。現今的企業大多單一地通過盈利額來評價采購工作，沒有一個完整的評價體系。一般來說，食品企業采購績效評價的內容應當包括企業外的供應商績效評價和企業內的采購運作績效評價，其中，企業內的采購運作績效評價又包括采購職能部門的績效評價和對采購人員的績效評價。食品行業的采購績效評價與改進的內容應如圖2所示。

一般來說，在食品行業中，對供應商的評價內容包括價格、交貨情況、產品質量、售貨服務、財務狀況、柔韌性、新產品開發能力等。根據評價結果，企業應該準確區分可開發的供應商、備選供應商以及需要結束合作的供應商。

采購職能部門的績效評價體系應當從為企業營利做出的貢獻量、部門工作量以及部門技術能力來進行評價。其中，為企業營利做出的貢獻量應包括節約的采購成本，減少的由于交貨不及時、原材料質量差等所造成的損失，降低的由于庫存、服務需要所產生的費用等。部門工作量應綜合考慮采購訂單、合同數量和原材料數量。部門技術能力指部門運作柔性和效率，包括緊急采購訂單處理完成率、采購計劃完成率、人均訂單量等。適當的技能培訓和制度改進將有助于提高部門績效。

對于采購人員的績效評價，應從其采購產品的價格、質量、數量、采購訂單的完成率、對采購時間的把控能力、采購費用、開發的供應商數量和供應商關系管理效率等多個方面來建立評價體系。評價的結果應該與采購人員的獎懲掛鉤，以激發員工的工作熱情。

4結論

隨著供給側改革的推進和人們生活質量的提高，采購工作已經得到許多食品加工企業的重視，但很多中小型食品加工企業的采購工作還相當不規范，存在只看重眼前利益，甚至是利益與人情大于社會責任的現象。雖然采購方面的研究已經很多，但對于如何優化中小型食品加工企業采購工作并且被相關企業所采納的研究有待學者們進一步地努力。

參考文獻：

[1] 歐邦才，吳義生基于采購績效的供應鏈采購質量控制對策[J].中國市場，2016，36（9）：41-42.

[2]張碧君，張向陽采購管理[M].上海：格致出版社，2014