淺談ERP系統(tǒng)環(huán)境下的采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析與內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

花麗　劉連志

【摘要】ERP環(huán)境下的購貨與付款業(yè)務(wù)是以倉管人員提出購貨請求為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)過主管人員的批準(zhǔn)，按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的請貨價(jià)格錄入請購單并生成訂購單，然后，分送采購部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門和編制請購單的部門。采購過程透明化、標(biāo)準(zhǔn)化，讓采購的每一個(gè)過程均留下痕跡，讓每一個(gè)業(yè)務(wù)都可追溯，對降低采購成本有舉足輕重的作用，是企業(yè)內(nèi)控制度的需要，本文探討ERP環(huán)境下購貨與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。

【關(guān)鍵詞】ERP 采購付款 內(nèi)部控制

一、ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制的優(yōu)勢

首先，業(yè)務(wù)流程可以得到規(guī)范化的管理。企業(yè)可以運(yùn)用信息化手段將內(nèi)控理念、內(nèi)部控制制度規(guī)范、流程、措施固化到信息系統(tǒng)中，將信息系統(tǒng)提升為一個(gè)集成了企業(yè)內(nèi)控需求的信息化管理平臺。在ERP系統(tǒng)中可以固化各種業(yè)務(wù)流程，可以將采購與付款的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)后配置到ERP系統(tǒng)中，使管理更規(guī)范，內(nèi)部控制系統(tǒng)化，全面提高企業(yè)管理水平。其次，提高了控制的效率。企業(yè)通過ERP信息系統(tǒng)就可以將大量的信息存儲到一個(gè)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，可以將企業(yè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中所需要的信息進(jìn)行一次性的錄入，避免了出現(xiàn)手工錄入的重復(fù)性，有效地降低了數(shù)據(jù)的不一致性。最后，通過自動控制替代人工控制，確保控制制度有效執(zhí)行。通過ERP信息系統(tǒng)可以將業(yè)務(wù)流程固化，可以避免一些人為因素的影響，ERP信息系統(tǒng)可以將企業(yè)的全部資源和業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，在系統(tǒng)中可以將企業(yè)每位員工所要承擔(dān)的責(zé)任予以明確，對于業(yè)務(wù)的控制手段通過流程審批和系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)控制邏輯的設(shè)計(jì)，將控制制度和手段嵌入到系統(tǒng)中，用自動控制替代人工控制，有效避免內(nèi)部控制執(zhí)行環(huán)節(jié)的偏差，提高內(nèi)部控制的水平。

二、基于ERP系統(tǒng)下的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控

（一）請購與審批

對專用物資的請購，由物資需求部門指定專人根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行請購，在ERP系統(tǒng)內(nèi)錄入請購單，根據(jù)物資用途注明請購類型、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等，由部門負(fù)責(zé)人審核請購物資的必要性和準(zhǔn)確性，根據(jù)不同請購類型指定請購類型審核負(fù)責(zé)人，對該類型的請購合理性進(jìn)行審核。在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的請購業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序，并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制固化。應(yīng)內(nèi)置的批準(zhǔn)程序包括符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序和不符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)的特殊批準(zhǔn)權(quán)限授權(quán)。符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序包括采購量的審批和采購價(jià)格政策預(yù)前審批。在審核請購商品的品種、規(guī)格和數(shù)量時(shí)，應(yīng)充分利用ERP的集成性，調(diào)用生產(chǎn)制造和進(jìn)銷存等模塊的信息，設(shè)置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報(bào)警機(jī)制，避免給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

（二）選擇供應(yīng)商

企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商定期評審制度，除了初次合作需執(zhí)行嚴(yán)格的合格供應(yīng)商評審程序外，還需要定期對供應(yīng)商資質(zhì)及表現(xiàn)情況進(jìn)行評審并更新供應(yīng)商等級，在ERP系統(tǒng)中需嚴(yán)格控制對供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的修改。企業(yè)可通過ERP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)的統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商的交貨、質(zhì)量等情況并自動更新供應(yīng)商資質(zhì)，這樣可以及時(shí)了解供應(yīng)商的信譽(yù)情況，避免業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)可以通過ERP信息系統(tǒng)對供應(yīng)商采取智能的選擇方式，這可以在一定程度上減少腐敗行為的發(fā)生。

（三）合同訂單的下達(dá)

企業(yè)應(yīng)建立健全采購內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)管理、采購流程管理、合同簽訂管理、供應(yīng)商表現(xiàn)評價(jià)等內(nèi)控制度、流程，參與采購人員需按照規(guī)定的制度、流程進(jìn)行采購。相應(yīng)的采購過程的控制標(biāo)準(zhǔn)和審批策略可以全部配置到ERP系統(tǒng)和業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)中，由系統(tǒng)的自動控制代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工控制，并由系統(tǒng)記錄采購活動中的全部過程文件，對采購活動實(shí)施全方位全過程的風(fēng)險(xiǎn)管理。同時(shí)要求所有的審批只能在授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行，合同簽訂金額不得大于已審批的可用的采購申請金額，只有通過最終審批的采購訂單才能生效，才能進(jìn)行后續(xù)的訂單驗(yàn)收等工作。

（四）驗(yàn)收入庫

驗(yàn)收是采購業(yè)務(wù)的重要控制環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)控制所收商品與訂單所列內(nèi)容相一致。驗(yàn)貨入庫后相關(guān)的采購單在ERP內(nèi)部也會進(jìn)行自動檢查，當(dāng)差異超過了預(yù)先設(shè)置的界限時(shí)將會被拒收。為了防止驗(yàn)收部門無法驗(yàn)證某些特殊商品（例如化工產(chǎn)品）是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗(yàn)收必須經(jīng)授權(quán)的人員檢驗(yàn)方可確認(rèn)驗(yàn)收。驗(yàn)收之后，驗(yàn)收部門在ERP系統(tǒng)中應(yīng)對根據(jù)采購訂單生成的收貨單點(diǎn)擊確認(rèn)，并由此生成連續(xù)的驗(yàn)收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)（特殊商品還需授權(quán)人員確認(rèn)），驗(yàn)收合格的物資自動傳送給倉庫部門作為其入庫的依據(jù)。與此同時(shí)，系統(tǒng)還會將生成的驗(yàn)收單傳輸至財(cái)務(wù)部門，以備付款。

（五）發(fā)票校驗(yàn)控制

當(dāng)收到發(fā)票的時(shí)候企業(yè)的財(cái)務(wù)部要進(jìn)行嚴(yán)格的核對，企業(yè)在ERP信息系統(tǒng)中可以將采購的單號輸入系統(tǒng)當(dāng)中，發(fā)票的金額、數(shù)量以及付款條件會在系統(tǒng)建議中自動生成，這個(gè)時(shí)候就可以檢查采購合同、訂單、驗(yàn)收單是否與發(fā)票的內(nèi)容相一致，在金額方面只有當(dāng)發(fā)票結(jié)算的誤差在系統(tǒng)設(shè)定的可接受的范圍內(nèi)，ERP系統(tǒng)才會產(chǎn)生一條發(fā)票記賬記錄，同時(shí)在供應(yīng)商賬戶上創(chuàng)建一條未清項(xiàng)，確認(rèn)此合同項(xiàng)下的對供應(yīng)商負(fù)債。

（六）付款控制

企業(yè)財(cái)會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。付款申請單要由請款部門的經(jīng)辦人填寫，并經(jīng)授權(quán)人審批，最后流程轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)人員審核通過以后才可以正式提交出納辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)人員在付款流程中，需要進(jìn)行有效的付款審核并檢查業(yè)務(wù)流程與公司規(guī)定的符合性，盡量避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)際付款時(shí)，需遵照資金業(yè)務(wù)的管理要求，及時(shí)有效地辦理付款手續(xù)。付款結(jié)束后，需根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，定期進(jìn)行預(yù)付款清理，定期進(jìn)行往來函證工作并及時(shí)退貨或質(zhì)量索賠等后續(xù)工作。

三、結(jié)語

綜上所述，全面有效的采購與付款的內(nèi)部控制需要結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，建立業(yè)務(wù)管理制度并設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，通過業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)，通過多種控制手段如授權(quán)控制、審批控制以及預(yù)算控制等多種手段，并以ERP系統(tǒng)為工具，對采購與付款業(yè)務(wù)的全過程實(shí)施有效的控制。