淺議檔案管理人員的素質

崔家利

【摘 要】對檔案專業人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。在工作中，人是決定性因素，檔案工作也不例外。目前，我國有著龐大的檔案工作人員隊伍，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀大大制約了檔案工作的創新與發展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質已成為我們要解決的重要課題。

【關鍵詞】檔案；素質；管理人員

一、檔案管理者應具備的基本素質和能力

1.檔案工作人員的政治素質

檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，要求檔案管理人員必須有較高的政治思想素質及良好的服務意識和服務精神，即檔案管理人員要積極參加政治學習，要了解并認真執行相關法律和各項方針政策，充分認識檔案工作的性質，對涉密檔案要做到守口如瓶、嚴守秘密；要愛崗敬業、無私奉獻。這是作為檔案管理人員的首要素質。

2.檔案工作人員的業務素質

業務素質是指檔案人員必須具備的綜合文化知識和熟練的業務技能，這樣工作起來才會得心應手，才能解決工作中出現的困難和問題。作為一名檔案工作人員，應懂得文書學、檔案管理學、檔案保護技術學等檔案專業基本知識，熟悉各種業務規定，結合專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成工作。同時，要注意與時俱進，不斷更新知識，適應檔案業務發展的需要。

3.檔案專業工作人員的技能素

技能素質包括操作技能和信息開發技能。操作技能，具體就是檔案文書立卷，檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引，檔案保護以及現代管理手段等。工作中要做到理論與實踐相結合，注意開發和利用檔案信息資源，以實現檔案工作的根本目的。要加強對檔案利用工作的拓寬與深化，積極運用現代化管理手段，及時、準確、高效地開發檔案信息資源， 為社會提供優質的檔案服務。

4.檔案專業工作人員的管理素質

檔案管理工作是一個系統工程，包括對檔案實體和檔案事業的管理。這就要求檔案人員認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理技能，特別是在檔案管理工作中具體運用高新技術管理手段，進一步提高檔案管理工作的質量和水平。

二、影響檔案工作者綜合素質提高的幾種因素

1.單位領導檔案意識沒薄。現實情況表明，領導重視是一項工作做好、做出成效的重要保障。有的單位領導對檔案工作沒有給予足夠的重視，只注重行業領域專業技術人員的繼續教育培訓，而也未能認識到提高檔案人員素質的重要性。對檔案管理資金的沒入也不足，檔案管理設備和技術落后。

2.檔案工作者對于工作的挑戰性認識不足。由于檔案管理工作對于一個部門的整體工作來說處于邊緣化管理，這往往導致檔案工作者滿足于現狀，缺乏發展意識；對檔案工作所面臨的巨大挑戰也認識不足，不愿花費時間和精力來整合舊知識、提高新技能，不能積極地將新技術應用于實際工作中。

3.部分檔案工作者缺乏敬業精神。檔案工作的地位邊緣化和檔案工作人員的待遇不高等現實因素導致有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。

4.檔案人才培養使用機制弱化。檔案工作人員在敬業、奉獻的同時也需要自己的發展空間，同樣具備強烈的職業認同感，渴望得到他人和社會的認可。因此，所在單位和部門也應主動考慮和規劃他們的個人發展路徑，重視、關心他們的工作、生活，提供他們與其他崗位工作人員同步發展的機會。同時，要注意建立長效工作機制和崗位用人機制，真正體現檔案工作人員的價值，解決他們的后顧之優。

三、提高檔案工作者素質的幾點措施

1.提高認識，培養政治素質。良好的政治素質是檔案人員的內在要求。檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業務工作始終保持正確的政治方向。同時，要有高度的組織性、紀律性，遵守規章制度，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。應積極發揮檔案人員的主觀能動性，熱愛本職工作，忠于職守，積極開展職業道德教育，明確服務方向，端正服務態度。

2.領導重視，加大支持力度。隨著市場經濟發展和各項社會事業的進步，檔案管理難度不斷增大。這就要求相關領導自覺更新檔案觀念，對新形勢下高素質檔案人才的培養使用有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，要注意現有檔案人員的培養，多渠道吸引高層次檔案專業人才到檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才，以不斷提高檔案管理水平。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規劃，建立和完善檔案工作的備項規章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難。在資金方面，加大投人力度，不斷補充完善各項基礎設施。

3.加強培訓，提高人員素質。培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。檔案人員的繼續教育水平在很大程度上決定檔案工作者的素質，檔案工作者的素質又在很大程度上決定著檔案事業的總體水平。要樹立檔案教育是終生教育的觀念，廣泛開展多種形式的教育培訓，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業知識培訓等。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構，培養他們敏銳的檔案意識和較強的檔案技術能力。同時，注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流，取長補短，不斷提供實際工作能力。

4.立足長遠，鍛煉綜合能力。檔案工作者要具備管理者的相應素質和能力： 一是協調能力。檔案管理要和有關部門、人員打交道，需要各方面的支持。這除了靠有關的規章制度外，更重要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過各種措施爭取領導和各部門的支持，以創造良好的工作環境。二是寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要掌握一定的文字書寫能力和綜合概括能力，以更好地勝任檔案工作，更好地為單位整體工作服務。三是管理能力。隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，未來檔案部門提供給利用者的不再限于紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案人員要加強檔案工作電子化、數字化的有效控制與管理迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，及時準確取提供信息，最大限度地運用信息。