民營企業檔案管理存在的問題及建議

白力宏

摘 要：民營企業是社會主義市場經濟的構成要素之一，民營企業檔案不僅僅是企業自身的資產，更是社會經濟的無形資產。本文將對民營企業檔案管理工作中存在的主要問題及建議進行深入研究和探討。對民營企業檔案管理的主要問題提出一些建議和對策，使檔案管理可以成為民營企業運行過程中便捷、有效的輔助工具。

關鍵詞：民營企業；檔案；問題；建議

民營企業檔案是過去各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它反應了企業成長與發展的歷程，是企業的重要資產和信息資源，是企業管理的基礎，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的憑證，也是國家檔案資源的重要組成部分。

企業的檔案管理具有一定的社會性，并不是完全的“私人行為”，也不是可有可無的，而是要受到《檔案法》的約束。我們應該明白，檔案工作具有“存真求實、鑒往知來”的獨特功能，做好企業檔案管理工作是企業自身發展的客觀需要，不僅是權利，也是義務，是長期受益之事而絕非短期權宜之計，尤其是要創建百年企業，檔案管理更是必不可少。

1 民營企業檔案管理存在的主要問題

民營企業在創業之初，或者因為怕政策有變，縮手縮腳，或者因為創業艱難，顧及不暇，往往忽略了檔案管理，哪怕是政策愈加開放透明的今天，仍然有些企業的檔案意識薄弱。多數民企都沒有與政府檔案部門建立起聯系，不少企業根本不知道如何"下手"管理檔案。檔案管理不善給企業帶來諸多困擾和麻煩是普遍存在的問題，這種 "干旱"煎熬之苦的滋味，開始讓民營企業發現，企業檔案也是我們在市場經濟的大潮中得以生存和發展的"本錢"，不管好要吃虧。

大多數企業都認為檔案工作對企業管理非常重要，有必要建立健全檔案工作管理體制。但按照現代化、科學化管理檔案的要求，現階段我們還存在一定的差距，具體問題在于檔案工作開展并未形成適應本企業管理模式的，真正滿足生產一線需求的檔案管理規章制度。這一問題主要表現在兩個方面：一是業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，檔案雖有專人管理，但是人員的專業性，分類清晰度和科學性，收集資料的完整性，方法的簡潔性，排列編號的規范性，特別是采用現代化管理手段，實行集中統一管理的電子化等方面存在嚴重不足；二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存。職能部門對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的經辦人手中，未能及時歸檔，有的即便歸檔也不注意歸原件而是復印件。隨著人員的流動，辦公場所的搬遷，上述問題隨時都有可能導致檔案信息資源部分流失。

2 檔案現代化管理與利用工作的對策

一個企業要穩定持續地發展，應該方方面面都好，都協調發展。企業做一天算一天，無所謂檔案管理。而真正要把企業做好，將科學發展和基業長青設定為企業的奮斗目標，那檔案工作就非常重要，不可缺少。針對目前民營企業工作存在的問題和對檔案管理現代化應具有的前瞻性意識，提出以下的解決思路和途徑，進一步加強民營企業檔案管理工作：

2.1 強化宣傳 文化先行

廣泛深入宣傳《檔案法》、《遼寧省檔案管理條例》；利用企業網站、微信公共平臺，宣傳檔案利用實例，正反方面的典型經驗和教訓，樹立民營企業的檔案意識，讓經營者充分認識檔案工作的重要意義，使其為企業的發展服務，要充分認識民營企業檔案的重要性。不斷強化檔案意識，并將此項工作作為企業文化的組成部分，向全員灌輸滲透。建立起與時代合拍的檔案意識，切實轉變對檔案重管理輕利用、封閉保守等思想觀念，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。

2.2 加強培訓，組織保障

邀請檔案局專業人員，舉辦檔案管理人員培訓班，加大培訓工作力度，提高檔案管理專業人員的素質，以帶動全集團檔案管理水平的提高。檔案管理現代化也是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術復合型人才。

同時要建立起以總裁、總經理親自掛帥，分管領導主管，檔案室具體負責，各職能部門協助的檔案管理工作網，要把檔案工作作為集團管理的一項重要內容納入年度目標并作為主管領導年終績效考核的標準。企業內部有序的管理和良性循環機制是關鍵性因素。民營企業可以依據自身檔案材料情況，根據企業發展的需要，重新修訂部分檔案的歸檔范圍和保管期限。例如：企業的合同及證照檔案的歸檔范圍和時間，企業可根據實際生產需要自行調整。在檔案管理體系上可以設置兩級檔案管理體系，由公司綜合檔案室和各部門組成，除了檔案室設置專業檔案人員，還可以在各部門設立兼職檔案人員，這樣一來保證了檔案工作以企業為重心，服務于企業生產。

2.3 加快檔案管理現代化建設，重視檔案管理的標準化、規范化

要加大資金投入，做好各項基礎工作，加強檔案的標準化、規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用。要積極營建檔案資源共享的環境，充分利用現有的檔案資源，實現檔案資源的合理配置；要以檔案信息化建設積極推動檔案工作的標準化、規范化，有效發揮檔案的信息功能。要力爭在短時期內實現，電子文件歸檔，數據庫建設，電子檔案的接收等檔案信息化建設。

3 結語

總而言之，通過分析民營企業檔案管理工作的現狀及存在問題，進而得出民營企業檔案管理工作的措施。民營企業檔案管理的特殊性和復雜性決定了還有很多問題有待深入研究和探索，時代在發展，改革的腳步也將不會停止，對民營企業檔案管理的研究也必定不斷深入，逐步完善。

參考文獻

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