淺談當前如何做好檔案保密工作

張曉晨

摘要：隨著社會經濟的發展，我國各行各業也是處于快速發展階段，期間必然會產生越來越多的檔案信息。檔案記載著一個單位發展的始終，其重要性不言而喻。因此，檔案保密工作也引起了人們的廣泛關注?；诖?，本文首先闡述了做好檔案保密工作的重要性，并在此基礎上提出了一些檔案保密工作的有效措施，希望給相關人員帶來一些參考性價值。

關鍵詞：檔案；保密工作；重要性；有效措施

引言

檔案中含有大量的科技資源和知識信息等內容，尤其是一些涉密檔案，涉及到單位的重要機密，甚至包含國家的核心秘密信息和數據，稍有不慎就會造成無法彌補的損失。因此，我們應該充分認識檔案保密工作的重要性。然而隨著時代的發展，檔案數量與種類不斷增加，這就給檔案保密工作提出了新的考驗。所以，當前管理人員也應當與時俱進，積極探索加強檔案保密工作的有效措施，從而為單位的發展保駕護航。

1做好檔案保密工作的重要性

1.1檔案保密工作是基礎性工作，具有重要的戰略意義

檔案中包含著很多重要的資料，甚至有的會涉及到國防軍工、一些國家機密，如科研成果、經濟數據、背景資料等，這些檔案不僅記載著單位的整個發展過程，而且還能夠為單位今后的發展指引方向，因此，一旦泄露出去，必將會給單位造成無法挽回的巨大損失，甚至可能會危及國家的安全和利益。所以，各單位必須提高對檔案保密工作的重視程度，將其看做一項基礎性工作來做，切實保證工作質量與效率。

1.2做好檔案保密工作，能夠營造個公平、公正的競爭環境

檔案真實、客觀地記載了單位發展過程中各項活動的具體情況，是了解背景資料的客觀憑證。如果檔案泄露出去，可能給別有用心之人可乘之機，去篡改信息、資料，從而使這種最直接、最客觀的記載資料失去了真實性，這樣就會給個人或單位造成無法預計的后果，不利用公平、公正競爭環境的營造。

1.3加強檔案保密工作是維護檔案安全的重要途徑和保證

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，加強檔案保密工作是維護檔案安全的重要途徑和保證。如果檔案保密工作存在疏忽，會給檔案的安全帶來嚴重威脅。所以說，只有做好檔案保密工作，才能維護檔案安全，才能為提高檔案的安全性奠定堅實的基礎。

2做好檔案保密工作的有效措施

2.1提高檔案涉密人員的保密意識

做好檔案保密工作的第一步便是需要提高檔案涉密人員的保密意識。單位應積極組織檔案涉密人員學習檔案保密知識，使其充分認識到檔案保密工作的重要性，并且在日常工作中能夠牢固樹立檔案保密意識和責任意識，切實負起保密責任，嚴格執行各項檔案保密規章制度，堅決杜絕檔案失泄密事件。此外，檔案保密人員還應參加保密培訓講座，由保密部門定期聘請上級部門進行保密教育，通過組織保密人員進行保密知識考試、有獎知識問答等活動，提高其參與檔案保密工作的積極性。另外，還可以組織他們觀看一些案例警示的視頻等，讓他們真正地意識到檔案泄漏的嚴重危害，從而提高對檔案保密共組的重視程度。另外，單位還可以請相關方面的專家來對檔案保密的一些法律知識以及先進的檔案保密手段進行講解，以便檔案管理人員能夠進一步掌握保密知識和防護技能，提高檔案保密管理水平，真正按照國家《保密法》和各項規章制度嚴格要求，保證工作中無失職現象發生。

2.2健全完善檔案保密制度和措施

單位要想處理好檔案保密和利用兩者之間的關系，還需建立一套完善的制度并配置以切實有效的措施來作為支撐。首先，單位檔案信息中心應當建立其檔案閱覽制度、外借制度、復印制度、失泄密事件報告制度、文書及科技檔案管理制度等，根據實際情況，對不同層次的檔案資料確定不同的利用范圍及其相關的審批手續，做到檔案利用工作有章可循。例如，查詢重要的涉密檔案要得到有關領導的批準；針對涉密等級較高的檔案，不能僅做簡單的拷貝保存，要制定嚴格的保密方法等。另外，相關部門還需要按照每個查閱人員的實際狀況，確定相應的查閱方式。針對不同的檔案管理人員要制定不同的權限，每一位檔案管理人員在操作檔案時都要有詳細記錄。與此同時，單位還應當按照中央相關法律法規，對收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節，制定相關工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，應當建立由主要領導同志任組長的保密工作委員會，定期監督各項保密工作。

2.3針對紙質檔案與電子檔案，采取恰當的保密措施

隨著時代的發展，電子檔案的數量越來越多，因此，在日常的檔案保密工作中，管理人員應當把握好紙質檔案與電子檔案之間的管理，采取恰當的保密措施。首先，紙質檔案作為傳統檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎部分，這個基礎必須夯實。作為檔案工作者，必須增強自身責任意識，對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，從而為用檔案信息資源的開發利用作出貢獻。同時，隨著科學技術的發展，電子檔案使用范圍越來越廣，已與紙質檔案并駕齊驅。做好電子檔案的保密和開發利用工作，應對高科技的挑戰，已是當務之急。因此，各單位應當提高檔案工作者科學技術水平，特別是計算機網絡保密知識，使其能夠利用先進的技術與工具來維護檔案資料的安全。與此同時，還應當積極構建檔案信息系統主體及其與外界關聯行為的約束機制。凡涉密檔案一定要與互聯網實行物理隔離，確保涉密信息不上網。具體的可以做到：凡是存儲和處理涉密檔案的計算機不聯網；已備案的涉密計算機實行專人專機專用；內網上的各類信息資料不轉載到外網或其他公共網，也不在涉密與非涉密計算機之間互用；涉密移動盤不上聯網計算機，存儲有涉密數據的繪圖儀、打印機、掃描儀等辦公設備進行專門管理等等。

2.4強化檔案風險管理

檔案管理中往往存在著一些風險，例如管理者的瀆職行為等，出現這種現象的根本原因還是單位內部缺乏一套完善的責任制度。因此，各單位應當根據自身實際情況建立一套切實可行的責任追究制，在制度中對各種不利于檔案保密工作的行為進行明確規定，一旦工作人員違反這些規定，單位將對其進行處分甚至追究刑事責任。同時還要嚴格要求檔案管理人員切實落實崗位職責、規章制度、標準化作業要求，提高作業自控能力從根本上消除安全隱患。與此同時，各單位還應當做好風險防范與應對工作，定期組織開展安全風險管理考核評估工作，深入分析檔案風險隱患因素，及時掌握本單位檔案管理工作安全發展趨勢，從源頭上采取防范措施，確保檔案安全。另外，單位要從解決應急處置過程中的實際問題出發，做好救援物資的準備實現檔案資料的優先搶救和妥善處置。定期開展應急處置演練，無論是管理人員還是作業人員，都應該分層次、分崗位定期進行演練，做到熟知預案內容、熟練掌握救援處置措施，在遇到突發狀況時能夠盡量將損失降到最低。

結語

總而言之，加強檔案保密工作不僅具有較強的戰略意義，而且有利于給人才提供公平競爭的環境，同時也是維護檔案安全的基本保障。但是，隨著檔案管理的網絡化和智能化，檔案保密工作面臨著各種新的挑戰，因此，檔案管理人員應當積極轉變觀念、完善相關制度，不斷創新檔案保密工作，從而使檔案保密工作能夠提到一個更高水平。

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