高校數字化檔案館建設中存在的問題及改進策略探析

劉熙橋

[摘要]在現代信息技術高速發展的推動下，高校數字化檔案館建設逐漸成為檔案館建設的關鍵與核心。數字化檔案館又稱數字檔案信息共享平臺系統，是一種通過網絡對檔案信息進行整合，進而進行利用的數字檔案館形式。高校數字化檔案館的建設作為我國信息化建設的重要組成部分，關系到檔案事業的發展方向。本文對現階段高校數字化檔案館建設中存在的問題進行分析并提出相應的實施策略。

[關鍵詞]高校；數化；檔案館

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.102

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0163-02

建設數字化檔案館可以集中管理數字檔案信息，并對之加以集中利用。在社會信息化的要求下，全國各所高校檔案館加大了網絡化和數字化服務的推廣力度，信息化服務的水平有了極大的提升。但由于數字化檔案館建設正處于起步階段，各項手段和設施還不夠完善，目前出現了很多亟待解決的問題。

1高校數字化檔案館概述

高校數字化檔案館是一種新型的檔案館，它是在多媒體技術、數據庫技術和計算機網絡技術發展的基礎上形成的。高校數字化檔案館建設是高校建設“數字化校園”的重要一環，主要負責存儲、管理以及利用本校檔案數字信息資源。相比于傳統檔案館，在使用媒介方面，數字化檔案館可實現紙質向數字信息的轉變；在利用方面，其完成了由單一查詢轉向綜合利用；在管理方式上，其完成了低效向高效的轉變；在管理內容上，其實現了由單一保管向全面信息采集的轉變。高校數字化檔案館最突出的特征是，在檔案管理中完成檔案的收集、存儲、處理、查詢等的網絡化、數字化、電子化。

2高校數字化檔案館建設中存在的問題

2.1缺乏數字化檔案管理的復合型人才

高校數字化檔案館建設的工作人員，既要精通計算機技術，還需熟悉檔案業務知識。目前，部分檔案管理人員年紀偏大，計算機操作水平不高，整體素質不過關，跟不上信息技術的發展步伐，無法勝任數字化檔案管理工作。高校數字化檔案館建設管理人員的能力直接著決定檔案管理工作的工作效率和質量，因此，有能力的復合型檔案管理人才的缺失，是高校數字化檔案館建設問題的重中之重。

2.2標準化水平有待提高

數字化檔案信息易更性、可靠性與長期利用之間具有很大的矛盾，配備健全的數字檔案館的建設標準體系，是解決上述矛盾的最好辦法。然而，值得注意的是，現階段高校數字化檔案館建設硬件和軟件的標準化水平都不高，還有部分檔案信息不具備統一的規范、標準，因此，數字信息之間的轉化一時難以實現。除此之外，由于硬件的環境不夠統一、設備的檔次參差不齊，使檔案信息分類編碼的標準不夠完善。這些都對高校數字化檔案館建設具有消極的影響。

2.3信息技術外包的風險大

由于高校檔案館在信息技術水平、物力、人力方面的限制，高校數字化檔案館建設，大部分是由信息技術供應商提供并完成全部的信息技術、軟件及硬件構造，借此實現具體的數字信息化的服務功能。雖然這一做法有一定的優越性、可行性和合理性，但同時也存在相應的潛在風險。第一，信息技術外包商的技術水準、服務質量、服務信譽不高，可能引發質量和維護服務方面的風險。第二，外包商無法充分掌握檔案管理數據庫帶來的信息數據的利用不便。第三，由于對承包商的過度依賴，致使檔案部門在人才隊伍建設方面缺乏進取、安于現狀。第四，在安全和保密方面留有隱患。第五，雙方在設備技術要求等問題上有意見的分歧、人員關系處理方面的矛盾等，致使工期延誤。

2.4宣傳力度不足

高校檔案館數字化建設的目的是，更好地實現資源的利用與檔案信息的存儲。然而，高校在宣傳方面的力度不足，致使數字化檔案的利用率和使用率低下，浪費了數字化檔案館的有效資源。

2.5基礎設施落后

高校數字化檔案館建設，是基于傳統檔案館的查詢、館藏、分類等原有模式，借助暢通無阻的網絡與計算機技術的發展，最大限度地應用各種不同的信息網絡技術，進而建立一種新型的檔案管理模式，達成檔案資源的共享與科學保護。由此可見，高校數字化檔案館建設，需要以網絡和數據處理基礎設施為依托，但目前高校檔案館的基礎設施，根本無法滿足高校數字化檔案館建設的要求與需要。

2.5.1網絡建設方面

高校網絡建設問題突出。首先，高校檔案館網絡建設故障連連，極大地影響了用戶的使用。其次，沒有按時對運行的網絡系統進行日常維護、改造和升級，沒有對網絡資源進行充分利用，加上資金鏈的匱乏，極大地影響了資源共享的實現程度。

2.5.2數據庫建設方面

很多高校都具有豐富的館藏資源，但數據庫種類、內容貧乏，檢索途徑單一，部分檔案信息審視無法提供檢索途徑。

2.5.3硬件基礎設施方面

高校數字化檔案館建設離不開高端硬件設備的支持，而技術設備越來越短的更新周期，給資金不足的高校檔案館帶來了巨大的壓力。目前，有很多高校在硬件基礎設施方面存在資金投入不足的問題，從而延誤了數字化體系構建的基本進程。

3高校數字化檔案館建設的相應策略

3.1提升數字化檔案館管理人員的技能水平

檔案管理人員作為高校檔案管理工作的關鍵、核心，對高校數字化檔案館建設具有直接的影響，因此，提升數字化檔案管理人員的技能水平，是高校解決問題的重點。高校可以通過對數字化檔案管理人員進行專業培訓，提升其專業知識和專業技能，如，以會代訓、集中培訓、網絡培訓等多種培訓方式，特別是以信息技術為核心的業務技能培訓。高校還可以通過各種方式引進精通電腦、年輕有為，且對檔案管理有著濃厚興趣的復合型人才。

3.2制定統一的標準、規范和制度

高校館藏檔案數字化這項工作，是以檔案電子化、網絡化、數字化建設為基礎的。這要求高校數字化檔案館在資源的存儲、標志、查詢、搜索、管理以及借閱等方面，要有一個統一的制度規范，進而形成完善的高校數字化檔案館建設的管理體系，這樣，檔案數字化工作才能有章可循、有據可依。

3.3防范外包工程的風險

面對高校數字化檔案館建設中，信息技術外包存在一定的技術風險和管理難度的問題，高校要做到積極防范、措施到位，盡可能減小和規避風險。第一，確保技術合同的完善，明確具體要求和承包內容；第二，全程進行嚴格的監督管理，對工程需求的變化積極應變、嚴格驗收；第三，全面了解承包商的資質、專業實力、品牌信譽度等；第四，承包商必須通過嚴格的保密資格審查，保密技術要達到相應的要求；第五，挖掘技術人員的工作潛力，掌握核心技術，以確保檔案數字化建設工作順利進行。

3.4加強宣傳力度

加強高校數字化檔案館建設的宣傳力度，進而提高資源信息的傳播速度，提高數字化檔案館的使用率。首先，高校要以為用戶服務為原則，加強使用推廣力度，積極提供技術服務，并通過技術咨詢、示范等形式，提升其對社會的影響力。其次，高校要通過網上教學、定期召開座談會、報刊、書籍等方式，學習數字化檔案館的相關知識，充分提高檔案館的使用率和認知率，進而避免資源浪費。

3.5強化基礎設施建設

針對基礎設施建設落后的問題，高校應適時加大基礎設施建設的經費投入，包括處理設備、服務器、網絡通訊設備的購置，以及完善軟件設施的開銷。一方面，高校要滿足檔案管理與利用；另一方面，高校要保證數據庫構建的順利完成。第一，高校要最大限度地利用資金鏈，使資源共享面得到最大程度的擴大，這樣用戶才能以最快捷、最方面的方式，收集到所需要的信息。第二，高校要提高信息檢索的智能化程度，做到既能進行分類查詢，又能根據相關的要素查詢所需信息。第三，高校要做到管理好館藏檔案館，數據庫的內容要做到翔實豐富，并及時進行填充和更新，進而滿足用戶多元化的需求。

4結語

高校數字化檔案館在數字時代和知識經濟的呼喚下早已成為現實，同時，檔案的現代化、信息化對數字化檔案館也提出新的要求。因此，高校無論從數字化檔案館建成后帶來的巨大經濟效益考慮，還是從科技發展和社會發展的目標出發，數字化檔案館都是在時代的推動下勢在必行、為今后造福的偉大事業。高校檔案管理人員需要實時更新自己的觀念，不斷學習，積極掌握新形勢下檔案管理工作的業務知識，提升網絡技術和計算機技術水平，進而適應高校數字化檔案館建設的需要，確保檔案館數字化建設順利進行。