新形勢下科技檔案信息化建設與思考

馬小雯

[摘要]目前，科技檔案管理中主要存在管理模式比較落后、管理手段不夠先進、管理人員水平較低、管理制度不夠完善等問題。在科技檔案管理信息化項目建設中，相關人員必須明確建設目標、制定建設原則、規劃建設內容、總體框架構建、功能結構要求、注意主要問題等，促進科技檔案信息化建設取得良好的效果。

[關鍵詞]科技檔案；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0169-02

隨著信息技術和網絡技術的快速發展，信息化建設已成為各行各業建設與發展的重點，它在經濟和社會發展中扮演著越來越重要的角色，科技檔案基礎業務建設也開始向信息化建設轉移，建設步伐直接影響了科技檔案事業的發展。相關人員只有充分認識到科技檔案信息化建設的重要性，才能更好地促進科技檔案的科學化、系統化、自動化管理，進一步提高科技檔案的服務效率、促進科技進步、推動科學社會發展。

1科技檔案管理中存在的主要問題

一是管理模式比較落后。由于受管理干部與工作人員對信息化建設認識不夠，管理理念落后，局限于傳統的管理模式的影響，科技檔案服務效能低下，無法滿足當前社會對其的要求，不能更好地為科技創新做好服務工作。盡管有的單位或部門逐步增加了科技檔案信息化建設投入，但工作人員信息管理技能不足，導致部分信息化管理設施處于閑置狀態，沒有更好地發揮應有的作用。

二是管理手段不夠先進?？萍紮n案作為人類智力勞動的產物，是科研生產活動全過程的真實記錄，是重要的技術資源，它是一切重要的科技活動中產生和形成的技術圖紙、文字材料、計算機材料，以及聲像等形式的科技文件材料轉化而來的，具有現實性、專業性、成套性、多樣性的特點。傳統的管理手段嚴重影響了科技檔案作用的發揮，不利于科研工作的有效開展。

三是管理人員水平較低。由于領導不重視檔案管理人才隊伍的建設，缺乏人才隊伍建設總體規劃，安排管理人員較為隨意，許多管理人員還從事其他崗位的工作，人員流動性比較大。加之管理人員沒有經常性的專業知識、專項技能培訓，也沒有自我學習與教育的意識，很難提高科技檔案管理隊伍的綜合素質，其專業管理水平以及業務能力參差不齊，整體管理水平較低。

四是管理制度不夠完善。調查發現，許多單位沒有科學、合理及規范的科技檔案信息化的管理制度，有制度的也比較簡單，不夠細化，重要的信息化管理流程也不規范。尤其是一些單位檔案借閱利用制度不嚴，加之沒有科技檔案信息備份管理制度，安全防護措施不到位，科技檔案丟失嚴重。

2科技檔案管理信息化項目建設

如今，信息化、數字化產業的高速發展，影響著科學管理與國民閱讀的方式?？萍紮n案管理信息化項目建設，能夠將分散的檔案進行數字化加工、科學化管理、便捷化利用，滿足用戶的信息消費習慣和需求方式，對今后的科技研究具有參考、傳承和發展的作用，促使科學技術向現實生產力滲透和轉化，促進科學技術的創新、生產力的發展。

首先，明確建設目標。項目建設前期要做好調研和規劃，通過科技檔案管理信息化項目建設，實現科技檔案管理自動化，實現科技檔案紙質資源的數字化建設與永久保存，實現集成于統一管理平臺，具有發布、檢索、全文瀏覽等功能，為用戶提供更加高效、便捷、多樣的數字化服務，提高資源利用效率，推動科技快速發展。

其次，制定建設原則。堅持不重復建設及盡量降低成本的原則，在信息化建設中，根據建設目標制定建設內容，規劃建設流程，降低建設成本。堅持資源整合的原則，在具體項目中，盡可能與建設經驗較豐富的數據加工商合作，并對已有的電子檔案進行整合。搭建的信息化平臺應該便于檢索、使用和統計。堅持特色原則，在信息化項目建設中，緊緊圍繞本館的館藏特色，建設成人無我有、人有我優的特色數據庫。堅持用戶需求為重的原則，時刻以滿足用戶需求為出發點，通過信息化建設，達到有效管理與利用的目的。

第三，規劃建設內容。將檔案館館藏中的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片以及錄像帶等科技文件資料，通過數字化處理，運用自動化管理系統手段，把檔案信息、接收、傳遞、存儲、開發以及利用等環節通過網絡化，提供高度共享和有效利用，促進科研生產活動有力開展，從而創造更大的經濟效益，提高科技檔案的使用價值。其內容可分為案卷級和文件級兩級，信息文件可采用TXT、XLS、DOC等文件格式。

第四，總體框架構建?？萍紮n案信息化建設項目的過程復雜、性能要求高，相關人員必須全面考慮基礎支撐平臺、資源、系統功能與應用平臺功能，做到統一設計、逐步細化、模塊化，保證項目能夠順利實施，達到預期目標。其一，系統支撐層：主要支撐系統平臺運行的基礎模塊，包括數據庫管理、數據挖掘等。其二，資源層：主要實現平臺運行所依賴的各種資源的整合與管理，同時對平臺運行過程中產生的資源進行組織與管理。其三，應用平臺層：包括項目建設的三大功能，即網絡互動、資源共享、移動學習。其四，后臺管理和系統功能層：在后臺對資源平臺進行管理，實現對資源、用戶、權限、質量等的管理。整體框架設計需要結合任務的特性，實現規模性、可分割性、多樣性、高價值性；整體框架需要依托網絡實現，整體框架設計需要提升任務完成質量，確保核心檔案資源的高質量。相關人員需要考慮用戶特質，吸引用戶參與，提升工作質量。整體框架設計應該強調內部聯動性，各個部分環環相扣，相互影響，形成整體。

第五，功能結構要求?？萍紮n案的信息化建設項目，所需要檔案數字化處理的核心任務及功能主要分為：紙質科技檔案的數字化存儲，包括紙質科技檔案的數字化和信息錄入；文獻文本化圖片識別，包括OCR識別和人工識別；有關紙質文獻的關鍵詞標注；數字化后檔案存儲及管理，包括網絡平臺建設、數字化資源庫建設、后臺管理系統建設；數字化資源整合與共享，做好資源的推薦與數字資源查閱。

第六，注意主要問題。一是數字化的標準問題。科技檔案進行數字化時，必須按照一定的文檔格式標準進行，即在開發建設中，必須遵守網絡傳輸協議、數據通訊格式、數據加工標準和有關文獻分類標引、著錄規則等標準化原則和要求，確保數字化產品的通用性和標準化，符合網上傳輸與資源共享的要求。二是注意分工協作的問題。為避免數字化檔案信息資源重復建設，相關人員必須統一規劃、分工協作、高度共享。三是數字化信息的安全性問題。數字化信息在網上傳播利用，必須采用信息加密、防火墻、訪問控制以及數據備份等技術，防泄密、防病毒攻擊或停電等意外事故，造成數據丟失和系統破壞。

3對科技檔案數字化的思考

科技檔案管理的信息化建設是一個系統的工程，新形勢下，科技檔案信息化建設，不僅直接影響檔案的館藏資源建設，還影響檔案作用的發揮。筆者結合多年從事檔案管理工作實踐，對如何做好科技檔案的信息化建設，進行以下思考。

一是增強檔案意識是項目實施的前提?？萍紮n案管理是一項系統的工程，不僅需要有一支業務技能過硬的檔案管理隊伍，還需要部門廣大職工，特別是各級領導干部的高度重視，只有他們具有強烈的檔案意識，才能促進科技檔案信息化建設。

二是組建組織機構是項目實施的保證。科技檔案管理的信息化建設可由信息化管理部門牽頭，主要成員應包括主管領導、檔案部門主管、信息部門主管、檔案管理人員、信息管理人員以及檔案管理專家等；主要任務是負責信息化建設的總體規劃、重大問題的解決、決策、指揮等工作，為項目建設提供制度保障、技術支持、溝通協調等。

三是檔案收集工作是做好信息化的基礎。檔案的收集工作是檔案信息化管理的重要組成部分，相關人員一定要按照要求，做好檔案收集工作，確保收集檔案的完整性、準確性、系統性。

四是制度建設是做好檔案信息化的保障。相關人員必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》，科學制定本單位相應的《檔案管理辦法》《檔案人員崗位職責》等規章制度，形成制度約束機制，并做好制度的執行與監督。

五是隊伍建設是做好檔案信息化的關鍵。一支作風優良、業務能力強的檔案隊伍，是科技檔案信息化建設的關鍵。通過加強業務培訓與技能競賽，提高檔案管理人員素質，能保證檔案收集質量、數字化加工規范、檔案的科學化管理與二次開發，提高用戶服務質量，促進科技進步。