新時期高職院校學(xué)籍檔案在服務(wù)民生中的利用

張金來

[摘要]高職院校學(xué)籍檔案的利用可為服務(wù)民生解決諸多實際問題。高職院校學(xué)籍檔案利用率高、應(yīng)用范圍廣泛這一屬性，為保障服務(wù)民生、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)揮著重要作用。本文介紹了天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍檔案服務(wù)民生實踐中的利用，指出高職院校學(xué)籍檔案的管理措施、服務(wù)民生利用的手段及作用。

[關(guān)鍵詞]高職院校；學(xué)籍檔案；服務(wù)民生

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.111

[中圖分類號]G273.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0177-02

高職院校學(xué)籍檔案是各院校檔案形成來源的重要組成部分，是提供服務(wù)民生社會不同群體需求憑證的唯一佐證，是學(xué)生自入學(xué)直至畢業(yè)全部環(huán)節(jié)學(xué)業(yè)過程、最原始憑證的真實記錄，并歸檔為永久性的檔案保存。學(xué)籍檔案的利用為高職院校的教育教學(xué)改革發(fā)展規(guī)劃、教育科學(xué)研究提供可靠依據(jù)，為服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會、滿足民生訴求愿望的實現(xiàn)發(fā)揮著重要作用。高職院校學(xué)籍檔案內(nèi)容非常廣泛，在服務(wù)于社會民生中得到充分體現(xiàn)。加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案服務(wù)手段和措施，是服務(wù)民生的有力保障，強(qiáng)化高職院校學(xué)籍檔案服務(wù)民生中的利用，是學(xué)籍檔案管理的內(nèi)在要求。學(xué)籍檔案在服務(wù)民生及其利用方面，高職院校學(xué)籍檔案與民生檔案的內(nèi)在聯(lián)系，在服務(wù)民生的利用價值中得到充分體現(xiàn)，為利用者及其工作、生活、晉級、出國留學(xué)等方面解決了諸多實際問題，充分體現(xiàn)了學(xué)籍檔案服務(wù)民生的利用價值。

1高職院校學(xué)籍檔案收集管理的內(nèi)容范圍

天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院自1953年建校以來，在辦學(xué)過程中積累形成了諸多不同層次的學(xué)籍檔案資料。眾所周知，天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院在辦學(xué)經(jīng)歷了復(fù)雜的發(fā)展過程，由天津電子信息學(xué)校、天津市職工電子儀表工程學(xué)院、天津儀表無線電學(xué)校3所院校合一而來，隨著學(xué)院辦學(xué)規(guī)模、教育教學(xué)體制的改革，形式4年制本科聯(lián)合培養(yǎng)、國際交流等多種辦學(xué)模式，具有60余年的建校史，2011年遷入海河教育園區(qū)，學(xué)院教育發(fā)展充滿蓬勃生機(jī)，現(xiàn)在校生1萬余人。其學(xué)生學(xué)籍檔案復(fù)雜、豐富，包括：學(xué)生入學(xué)錄取花名冊；學(xué)生學(xué)籍卡登記表；學(xué)生學(xué)籍管理過程的學(xué)籍異動情況（包括退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、降級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)以及獎懲情況等）；各系班級人員花名冊；學(xué)期考試成績；學(xué)生成績總冊；畢業(yè)生報教育部畢業(yè)驗印情況匯總；學(xué)生畢業(yè)及肄業(yè)證書存根；學(xué)生畢業(yè)頂崗實習(xí)情況及手冊的存檔；在校期間各種技能證的取得情況；英語四、六級國家級考試成績以及全國技能大賽獲獎情況、專升本的選拔等。學(xué)生在校期間留下的這些原始記錄，都將成為學(xué)生畢業(yè)走向社會后唯一的原始憑證，學(xué)籍檔案的真實性可為服務(wù)民生提供可靠保障。

2新時期高職院校學(xué)籍檔案服務(wù)民生的利用

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，對學(xué)籍檔案的利用不同時期具有不同的內(nèi)涵要求。新時期，人們對社會的參與度、參與范圍越來越廣，學(xué)籍檔案的需求內(nèi)容更加豐富，出現(xiàn)了利用范圍廣泛、利用率高的特點，學(xué)籍檔案利用率高，占各高職院校其他檔案之首，是高職院校的共同特性。高職院校學(xué)籍檔案服務(wù)于民生的應(yīng)用，體現(xiàn)在來自社會不同社會群體的各自需求，突出了學(xué)籍檔案的價值。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會以及教育事業(yè)的發(fā)展，高職院校的發(fā)展也成快速發(fā)展的上升態(tài)勢，學(xué)籍檔案的利用需求服務(wù)范圍越來越廣，利用需求量也來越多。這些因素是推動高職院校學(xué)籍檔案利用率增加的原因。

2.1我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展民生訴求愿望對學(xué)籍檔案利用的需求

社會的發(fā)展人們社會活動參與度越來越多，如就業(yè)、出國、單位組織調(diào)查、留學(xué)、參軍、考試、晉級、職稱評定、國家提拔任用干部的政審所提供的材料、退休以及學(xué)歷證明等。隨著對學(xué)籍檔案需求的增加，學(xué)籍檔案的利用率也越來越高，籍檔案是學(xué)生在校期間的唯一的原始佐證。筆者在教學(xué)檔案管理實踐中，每天都會遇到幾起或數(shù)起在校生、步入社會歷屆畢業(yè)生來自對學(xué)籍檔案利用、查找、開具證明、辦理相關(guān)手續(xù)的需求。如，畢業(yè)證丟失的學(xué)生需要回到所在校開具證明補(bǔ)辦畢業(yè)證，有出國留學(xué)的國外資質(zhì)院校需要學(xué)生在學(xué)院開具成績單規(guī)范的原始證明，這些都關(guān)系到民生的生活工作、社會實踐的方方面面，是民生檔案的重要組成部分。學(xué)歷是學(xué)生在學(xué)過程中達(dá)到所學(xué)專業(yè)要求的學(xué)歷身份，人們在生活、工作、學(xué)習(xí)中，學(xué)歷一旦不能取證，需提供出具學(xué)籍檔案的學(xué)歷證明，以滿足利用者的不同需求。

2.2高職院校教育教學(xué)改革的快速發(fā)展影響著學(xué)籍檔案利用

天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院自2011年遷入海河教育園區(qū)以來，借助天津市政府的政策支持，依托海河教育園區(qū)的優(yōu)質(zhì)教育資源，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)水平、教育質(zhì)量得到快速發(fā)展和提高，學(xué)生在校生由2009年前的6000多人，上升至2016年10000余人。基于上述兩種因素，學(xué)籍檔案需求利用也是上升態(tài)勢。天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍檔案利用逐年遞增（見圖1）。

3高職院校學(xué)籍檔案利用服務(wù)民生的手段及措施

高職院校應(yīng)嚴(yán)格按照教育部、國家檔案總局第27號令《高等學(xué)校檔案管理規(guī)定辦法》，加強(qiáng)檔案學(xué)籍檔案的管理，規(guī)范學(xué)籍檔案管理范圍，并嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》收集、整理保管好學(xué)籍檔案，充分做好學(xué)籍檔案的利用工作，納入檔案一體化管理，以信息化、數(shù)字化、規(guī)范化為重要手段，實現(xiàn)學(xué)籍檔案資源利用共享、個性化服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展、服務(wù)民生的利用提供重要保障。

（1）完善學(xué)籍檔案的管理，保持學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性、連續(xù)性。樹立學(xué)籍檔案利用服務(wù)民生的意識，精通掌握業(yè)務(wù)技能，遵循學(xué)籍管理環(huán)節(jié)，做好學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔工作，同其他檔案統(tǒng)籌管理，做到規(guī)范化、科學(xué)化、信息化建設(shè)管理，做好學(xué)籍檔案咨詢工作。就利用者而言，為了避免盲目性和不確定性，通過電話或網(wǎng)絡(luò)咨詢方式了解利用檔案的詳細(xì)情況，做好學(xué)籍檔案咨詢工作、完善管理機(jī)制是十分必要的。

（2）耐心做好接待為利用者提供精準(zhǔn)的學(xué)籍檔案材料，以天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，由專職學(xué)籍管理者和檔案工作人員相互合作，利用學(xué)院教學(xué)及檔案管理系統(tǒng)，提供精準(zhǔn)學(xué)籍檔案材料，讓利用者有需而來，滿意而歸。

（3）建立學(xué)籍檔案方便、快捷查詢和服務(wù)利用的保障體系，提高學(xué)籍檔案管理信息化程度和辦事效率。對天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院而言，遷入海河教育園區(qū)離市區(qū)較遠(yuǎn)，來學(xué)院辦事情往往需要一些時間，因此，使利用者辦理查找有關(guān)學(xué)籍檔案材料，節(jié)約時間，按預(yù)期時間辦理相關(guān)事項，是檔案管理者應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)。

4高職院校學(xué)籍檔案服務(wù)民生的重要作用

（1）學(xué)籍檔案服務(wù)民生提升了和諧校園文化氛圍。營造校園和諧的文化氛圍需要各方面的相互作用，無論是在校生還是畢業(yè)生，當(dāng)他們走向社會回到母校，需要學(xué)籍檔案提供利用幫助時，學(xué)院為其解決了在工作、生活、學(xué)習(xí)等方面的實際問題，他們會感到母校的溫暖，也會產(chǎn)生對母校的美好回憶。這種和諧校園的氛圍，為學(xué)院的教學(xué)秩序、教育教學(xué)發(fā)展改革創(chuàng)造了良好的環(huán)境。

（2）學(xué)籍檔案服務(wù)民生的作用滿足了不同群體需求。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間客觀、真實的記錄，社會是了解、選拔人才重要參考依據(jù)，有利于社會在需要查證時作為憑證進(jìn)行驗證。學(xué)籍檔案保存價值的永久性會跟隨學(xué)生一生，為其今后的發(fā)展提供證明。此外，學(xué)籍檔案服務(wù)民生的作用表現(xiàn)在：學(xué)籍檔案是民生利用的主體；學(xué)籍檔案是服務(wù)社會不同群體利用的主要來源等（見圖2）。

（3）學(xué)籍檔案服務(wù)民生體現(xiàn)以人為本的高職院校學(xué)籍檔案的服務(wù)理念。高職院校是教書育人的培養(yǎng)搖籃，也是為社會輸送人才的基地，做好高職院校學(xué)籍檔案民生服務(wù)，樹立以人為本的理念，是學(xué)院教育發(fā)展的客觀要求。新時期，高職院校學(xué)籍檔案服務(wù)民生具有重要意義。

5結(jié)語

高職院校學(xué)籍檔案在學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生管理、服務(wù)社會以及服務(wù)民生的利用方面具有促進(jìn)作用，涉及社會民生各方面的利益。學(xué)籍檔案是維護(hù)和保障人民群眾各項權(quán)益原始憑證，加強(qiáng)重視學(xué)籍檔案服務(wù)民生意識，以適應(yīng)新時期社會發(fā)展不同社會群體對學(xué)籍檔案需求的新變化、新要求，充分體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值，撐起高職院校學(xué)籍檔案服務(wù)民生的保障作用，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展保駕護(hù)航。