中職學校綜合檔案室的建設分析

李暉

[摘要]本文分析了中職學校綜合檔案室建設與運營現狀，同時闡述了中職學校在綜合檔案室建設中存在的問題，最后筆者結合多年工作經驗，提出了一些有效建設策略或建設方法。旨在提高綜合檔案室建設水平，進一步保障中職學校各檔案信息管理的安全性。

[關鍵詞]中職學校；綜合檔案室；建設；現狀

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.114[中圖分類號]G717.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0181-02

1中職學校綜合檔案室建設現狀

任何一所中職學校都建立專門的檔案管理室，負責管理檔案信息，除了實驗檔案、文書檔案、設備檔案之外，還負責管理人事檔案和科研檔案等，因而檔案管理室做好日常管理工作，構建完善的綜合檔案室非常重要。根據筆者實際了解到的情況來看，雖然大部分中職學校已經建立了一個較為完善的學校檔案室，卻因為管理意識不足、管理設備不先進等原因影響，使建設出的檔案室在日常管理中還存在一些問題，既不符合綜合檔案室建設要求，又難以保證各種檔案信息的安全性。雖然某些中職學校引進了一批現代化檔案管理設備，但由于管理者管理水平有限，加之學校投入的管理經費不足，使得學校內部實施的綜合性檔案管理制度或措施無法落實，自然也無法保證檔案信息資料的安全。

2中職學校綜合檔案室存在問題

2.1管理方式缺乏創新

科技水平的發展，促使中職學校中的檔案管理逐漸朝著信息化、自動化的方向轉變，人們將很多的信息技術、科技設備應用到綜合檔案管理中，在一定程度上提升了檔案綜合管理效率。然而從實際了解到的情況來看，人們對于綜合信息化檔案管理的重視度不夠，諸如：管理人員技能水平較低、管理經費投入不足以及現代化管理設施不夠完善等，使得信息計算在綜合化檔案管理中應用的效果受到限制。雖然某些條件較好的中職學校專門為檔案管理工作提供了多種現代化管理設備，但在實際管理中，由于人們沒有主動學習和掌握新設備的意識，使得校內檔案大部分管理工作依然是由人工完成，顯然這一情況主要是由于管理方式缺乏創新性造成的，落后的管理方式不僅無法提升管理效率，而且還無法保證檔案管理效果。

2.2辦公條件差

某些中職學校雖然為綜合檔案管理部門配備了專門的管理工作室，但是從反映出的情況來看，學校所配置的管理室不僅設施簡陋，而且功能十分單一，諸如：檔案閱覽、庫管和辦公都在同一個房間進行，面對這樣差的辦公條件，又怎能保證管理工作順利展開。

2.3管理觀念過時

現階段，很多的中職學校在綜合檔案室建設工作中，雖然已經明確了建設目標，但管理觀念過時，例如：某些管理者認為這是一份閑差事，在他們的眼中檔案管理就是“看門”的，只要看好門就能保障檔案安全。這樣一種消極、過時的管理觀念，是無法滿足綜合檔案管理需要的，尤其是在一些新的先進設備引進后，若依然持有過時的管理觀念，不僅無法滿足信息化檔案管理要求，在一定程度上還會影響檔案管理質量。

2.4管理結構不科學

大部分中職學校在綜合檔案管理這方面，主要注重管理的是會計檔案、文書檔案等，而對于其他一些，諸如：人事檔案和設備檔案的管理卻不重視，這主要體現在搜集這類檔案時工作人員很懈怠。另外，即便引進了多種現代化管理設備，但由于管理者業務水平較低，使得錦旗、膠片等實物檔案以及聲像檔案管理缺乏科學性，即可以理解成檔案管理結構不夠嚴謹，不夠科學。

2.5管理標準不夠完善

國家并沒有制定出統一的標準對中職學校相關的綜合檔案管理以及檔案室構建進行指導和約束，因而中職學校專業類型不同，其管理綜合檔案的方式也有所差異。相應的，檔案管理中涉及的內容詳細程度也會有所差異，這便意味著各中職學校需要針對自身辦學特點，一邊摸索一邊建設綜合檔案室。

3有效建設綜合檔案室的策略

3.1組建優秀的檔案管理隊伍，建設紙質檔案室

紙質檔案管理有其存在的重要價值，因而在建設紙質檔案室之前，各中職學校首先應當將一個專業技能、管理意識較高的隊伍組建出來，在加強紙質檔案建設的基礎上，持續提高工作者的檔案保護意識，并采用科學手段加強管理力度。檔案管理工作者的管理素質，不僅決定了檔案管理質量，還決定了工作服務態度。另外，檔案室應強化紙質檔案修復工作，一所學校從建立開始便會儲存各種各樣的紙質檔案，這些紙質檔案都是一些重要的文獻資料，因而需要細心保存。但紙張是有一定使用年限的，若得不到妥善管理，極易被損壞或遺失?；诖耍P者認為建設紙質檔案室的前提便是組建一支優秀的檔案管理隊伍，并不斷對他們的檔案管理技能和紙質檔案修復能力進行強化，以此保證檔案室建設的完整性。

除此之外，各中職學校還需定期對檔案管理者的工作技能進行培養，以此增強管理者整體的突發事件應對能力。這是因為在日常檔案管理中，常會存在一些突發情況，尤其是在應用信息技術后，機房停電或設備自身出現問題均會對檔案管理工作造成影響。針對此情況，為了減少事故損失需不斷對工作者的管理技能進行強化，以此提高管理者整體的事故處理水平。

3.2建設數字化檔案室

數字化檔案室是在信息技術取得一定進展后衍生出來的。檔案數字化應是當前中職學校檔案管理中應用最為廣泛的檔案存儲方式，其主要的特征體現在數字化存儲信息上，例如：聲音、文本及圖像等信息資源都以數字化形式存儲在檔案室中，這樣一來不僅減小了檔案資料存儲占用的空間，還使整個檔案室管理合理化、規范化。

對于各中職學校來講，想要建設出一個完整的數字化檔案室，首先需要做的是引進先進的檔案管理系統，這是紙質檔案室向數字化檔案室轉變的關鍵所在。尤其是在數字化檔案室建設過程中，應用現代化管理設備，在對原有的管理系統進行優化的同時，還能夠不斷對管理內容、管理流程進行補充，使其更符合數字化建設要求。

想要建設數字化檔案管理室，其前提是必須建立一個數字化網絡平臺。只有借助互聯網的力量，才能夠迅速有效地收集各種檔案信息。隨后應從中職學校自身檔案管理特色出發，建設出一個極具本校特色的數字化檔案管理室，因為只有契合實際開展檔案管理工作，才能夠在科學整合資源的同時，提高檔案使用價值。只有價值提高了才能夠顯現出工作者檔案管理的重要性，即在一定程度上有助于檔案管理人員工作積極性、工作意識的提高。

3.3建設聲像檔案室

綜合檔案管理中包含聲像檔案管理，因而建設綜合檔案室自然需要建設聲像檔案室。由于聲像檔案本身具有較高的參考價值和歷史價值，因此中職學校在建設聲像檔案室時，需將一套完善的聲像檔案管理體系編制出來，因為只有在完善體系下，管理工作者才能做好相關的防塵埃、防氣體等工作，最終保證聲響檔案的完整性。

4結語

隨著信息技術的不斷發展，各中職學校在日常檔案管理中逐漸引進多種管理形式和先進的管理設備，尤其是在當前這樣一個對檔案信息化管理要求較高的時代背景下，將一個綜合檔案室建設出來非常重要，其能夠通過科學手段高效管理各種檔案信息。