淺談檔案管理工作的重要性

摘 要：近年來，檔案管理工作對個體雇員和雇主都有著非常重要的作用。但鑒于近年來中國企業檔案管理的實際情況，仍存在各種問題，對中國企業的發展帶來了很大的不利影響。本文首先總結了檔案管理的重要性，然后分析檔案管理現狀，并在現有問題的基礎上提出了對策建議。

關鍵詞：檔案管理；重要性；現狀；對策

一、 前言

企業檔案管理是指企業在許多生產經營活動中，對于國家、社會和企業來說，具有保存各種文字，圖形，音頻等各種歷史記錄的價值。一個企業要健康發展離不開文件管理，檔案管理已成為企業管理工作不可分割的一部分，要提高工作質量，工作效率至關重要，也要保持真實面對歷史是不可或缺的一個重要的工作。

二、 做好檔案管理工作的重要性

文件的科學規范管理，是衡量單位績效和管理水平的重要規模。檔案記錄了本單位發展歷史上優秀研究成果以及單位經營業績，為企業的科學發展提供的第一手資料，為企業的科學發展提供了良好的方向。在中國綜合經濟發展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分，真實地反映企業整體發展情況和經營業績。檔案管理結果與單位管理相結合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業布局和未來發展，對實現單位業務戰略具有深遠的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進經濟社會綜合發展，不斷提高企業市場經濟競爭力具有重要意義。

三、 檔案管理工作現狀

（一） 檔案管理人員素質不高：管理人員對檔案管理工作關注不高主要表現在兩個方面：一是文件管理人員缺乏主動性，不是主動收集，而是被動等待選擇：二是檔案管理員只對檔案進行簡單保存，可以使用就行，沒有進行編目，使文件管理越來越混亂，檔案管理應該采用科學的管理方法，沒有一定的專業技術理論知識，難以處理文件管理，加上一些單位，企業領導不重視文件管理，頻繁更換文件管理人員，導致文件管理混亂現象一再發生。

（二） 檔案管理不規范：其性能主要體現在：一是歸檔格式不統一，排列混亂，影響文件存檔工作的檔案，如文件封面和書寫文件內的包裝，無統一規格。二是在整理過程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報期不準確，檔案起草不當等。三是文件不規范，檔案管理員認為，只要完成文件收集任務即可，不組織，不整理，導致一組文件管理混亂，想找到一個有價值的文件信息難上加難。因此，文件管理不規范將直接影響使用該文件的價值。

（三） 檔案收集不齊全：長期以來，很多部門的員工為了方便自己，不顧企業的安全利益，占據了大量的科技信息資料，導致企業的科技檔案資料的歸檔未收集或收集不完整：具體表現為：第一，國外信息考察資料不足：海外培訓人員將文件信息，結果據為己有，使單位，企業信息資源丟失；第二，設備開箱不通知文件管理人員參加，導致設備資料不完整。

（四） 歸檔檔案材料鑒定不準：歸檔識別的任務是將文件從大而復雜的狀態轉換為高質量狀態。目的是使檔案館質量高，確保文件的完整性，方便管理和使用，但一些檔案管理人員在識別檔案價值時，小心謹慎，在文件的識別中既期待又害怕，寧愿保留無用的文件，也不愿擔風險，收集了大量的文件，無論有用無用，收集得越多越好，純屬形式主義；有些檔案管理人員對信息價值沒有正確的概念，將有用的無用的信息進行混合，沒有進行分類，一定會減少文件中包含的信息量，甚至淹沒有價值的文件，必然會造成巨大的浪費。

四、 檔案管理工作對策

（一） 重視檔案管理工作：要做好企業檔案管理工作，需要對員工和有關部門進行管理，要重視管理。檔案管理不僅具備記錄了員工生活經驗的功能屬性，也是企業選拔人才的重要對應基礎。因此，檔案館管理工作必須重視起來。加強企業檔案管理工作需要提高其重視性，不能停留在表面，對于企業檔案管理問題需要認真對待，需要對企業檔案管理工作開始實施有效的研究。對相應的問題特點進行有針對性的研究。使企業文件管理工作符合文件管理系統，推動整體方向向前發展。實現各部門之間政策的統一實施，改進不合理的地方。

（二） 提高檔案管理水平：需要加強檔案管理人員的素質，然后實施文件管理政策的規范化，以確保文件管理工作在不同部門的影響程度。文件管理工作也可以從文件準備著手，使檔案管理工作能夠反映完整性，真實性和相關性。目前的文件管理工作一直涉及員工晉升和員工待遇等實際關系的許多問題，需要確保檔案管理工作誠信，真實，有針對性，要求員工必須在文件管理過程中，提高員工的紀律，從而提高文件管理工作水平，可以反映公平性等諸多要求。要實現企業文件管理工作的完善，必須在軟件和硬件中升級方式和手段，使用專用的文件管理工具進行文件管理和其他工作。

五、 結語

檔案管理對于國家和企業來說意義重大。工作意識的程度直接關系到企業對員工的保護程度。需要提高檔案館管理工作的責任，從檔案管理工作的諸多方面對問題進行研究和認真對待，然后對檔案管理工作的重要性進行區分和判斷。

參考文獻：

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[2]張少芳.淺談檔案管理在園林建設企業的作用及管理策略[J].企業家天地（理論版），2010（7）.

作者簡介：

曹金月，天津市，天津市金地城市建設有限公司。endprint