現代企業人力資源檔案管理對策研究

李惜蘭

摘 要 目前，我國的企業管理中不僅缺乏人才檔案管理機制，也沒有認識到人才檔案管理的重要性，造成人才市場人員流動混亂、企業難以留住人才，導致企業發展持續動力不足。針對這一問題，應當讓企業及時認識到檔案管理的重要性，并主動、積極地解決檔案體制管理中的不足與弊端，建立完善的企業人力資源檔案管理制度，為企業的可持續發展提供動力，使企業永葆生機與活力。

關鍵詞 人力資源 檔案管理 企業管理

企業的人力資源檔案不僅缺乏專業的管理機制，而且企業員工自身也缺乏對人力資源檔案的認知，導致檔案管理遲遲難以進行系統的完善。因此，要想建立現代化的人力資源檔案制度，必須使企業與員工認識到檔案管理重要性，建立規范的機制解決管理中存在的漏洞，讓人力資源檔案在企業管理中充分發揮作用，利用檔案管理充分了解企業人力資源的分配，解決人力資源分配方案中的不足，讓企業的各個崗位能夠穩定靈活流動，及時調整企業的發展方案，讓企業資源得到更充分的利用。

一、人力資源檔案在企業管理中的重要性

第一，掌握企業管理的基礎數據。企業通過建立系統的檔案管理，可以準確掌握企業員工的基本數據，在大數據分析下能夠及時完善企業在人力資源管理中存在的問題，了解企業員工的基本情況，合理地安排內部員工崗位流動，更好地利用人力資源檔案為企業經營目標服務。建立檔案管理制度能夠讓人力資源部門開啟數據化分析的進程，不再基于以往的方式進行人事管理，而是建立全新的數字化分析管理，利用大數據的精密分析得出準確的人力資源數據分析，從而更好地掌握企業的人力資源分布情況，解決企業人事部署存在的問題，使企業管理更加科學。

第二，增強員工對企業的認同感。通過建立完善的檔案制度，讓員工感受到企業對人才價值的重視，能夠讓員工盡快融入企業的工作環境，增強員工對企業的認同感，有利于凝聚企業力量，實現企業的最優發展。目前很多企業都未建立人力資源檔案接收系統，員工的戶口與檔案難以解決，難以給員工帶來穩定感，導致企業難以留住人才，多數人在工作一段時間后都選擇離職，企業需要重新招聘與培訓，增加了企業的人力資源成本。從長遠目標來看，不利于企業的生存與發展。因此，人力資源檔案的接收系統成為企業管理工作中必須解決的問題。

第三，規范企業人才流動機制。建立檔案管理機制可以規范企業的人才流動，便于人才交流市場的管理與統計，在遇到勞動關系糾紛時，員工檔案可以作為企業與員工維護自己合法權益的依據。建立檔案管理機制能夠保障企業與員工維護自己的合法權益，使人才流動更加透明規范，更好地實現穩定就業的目標。由于很多企業無法接收檔案，也缺乏簽訂勞動合同的意識，在發生勞動糾紛時難以維護自己的合法權益，為企業帶來很多不必要的麻煩，分散了企業的精力，難以更好地專注企業自身的產品與服務。因此，企業應當建立人力資源檔案接收制度，避免不必要的麻煩與糾紛。

二、人力資源檔案管理中存在的問題

第一，缺乏人力資源檔案管理的積極性。中小型企業往往缺乏管理人力資源檔案的積極性，認為浪費成本并且不能創造經濟效益，同時多數企業也不具備專業的檔案管理能力，造成檔案管理難以建立。這些原因導致了我國人力資源檔案管理機制的落后，造成企業人才流動不規范，使得企業員工缺乏對企業的認同感，造成大量的人才流失。員工面臨著戶口與醫療保險等問題，這些往往是隨著檔案一同接收的，如果企業無法接收員工的檔案，勢必無法解決這些問題，員工自然會缺乏穩定感，只能短暫的停留，企業難以留住人才。

第二，缺乏專業的管理人員。有些企業雖然有人才檔案管理部門，但缺乏專業人員管理，往往將檔案隨意堆放并不進行數據分析。缺乏管理機制會造成檔案管理不善，致使檔案管理流于形式，無法發揮人力資源檔案在企業管理部署中的最大價值。對此，企業需要培養專門的檔案管理人員，將檔案管理落到實處，為企業的發展奠定人才基礎。當前的企業對于檔案管理缺乏重視，往往只是招聘臨時人員，沒有看到檔案管理的潛在價值，也沒有充分利用好人力資源檔案的優勢。建立完善的管理制度必須由專業的管理人員進行管理與分析，才能將檔案的價值最大限度地發揮出來。

第三，管理機制不健全。企業的管理機制不健全，缺乏存檔的流程與管理的措施造成檔案管理不規范，檔案存在缺失破損等問題。很多企業不具備管理檔案的能力，導致企業人員流動量大，企業難以留住人才，企業內部缺乏凝聚力，缺乏發展的原動力。檔案制度是現代企業中不可忽視的資源，這一管理漏洞將會為企業帶來難以彌補的損失，也會使企業難以得到更大的發展空間，因此必須充分完善制度，盡快彌補這一漏洞，讓企業實現更好的發展。

三、如何加強企業人力資源檔案管理

第一，建立專業的檔案管理機制。企業應當設立專門的管理檔案部門，并培養專業的管理人員專門保管與統計，設置人才檔案存檔與流動的規章。建立企業員工創建檔案的機制，形成誠信管理機制，能夠在企業與員工之間建立起信用契約，從而推動企業內部人才流動的規范，讓企業的經濟效益得以更好地實現。通過建立立體的檔案數據統計，能夠準確地了解企業在人力資源上的優勢與劣勢，統籌分配企業的人力資源，從而實現最大價值。

第二，培養優秀人才來管理檔案。企業應當逐漸建立起優秀人才檔案的管理機制，調動企業員工的積極性。根據員工的工作績效與經歷，創建優秀人才培優管理計劃，定期做好優秀員工管理培訓，不僅能夠促進企業內部人員崗位規范流動，更能讓員工在自己的崗位上發揮最大價值，還能夠調動員工學習新知識的積極性，不斷提高工作效率。建立優秀人才檔案管理制度，提高優秀人才的薪資待遇和培訓資格，可以發掘出企業中的優秀人才，同時也能帶動工作氛圍，讓工作能力優秀的人起到榜樣作用，從而推動企業更好的發展。

四、結語

作為現代企業管理中不可缺少的重要制度，企業應當重視人力資源檔案在企業管理中的價值，人力資源檔案不僅能夠為企業提供員工的基本數據，建立起立體的人力資源數據分析，系統地分析崗位創造價值，從更宏觀的角度看待企業的人力優勢與劣勢，進而創造出更大的價值。規范企業的人力資源檔案管理，能夠為企業內部人才流動打好基礎，激發員工提升自我價值的積極性，保障企業與員工建立合法的勞動關系。建立企業檔案管理機制不僅是企業內部發展的需要，更是大環境發展的趨勢，必須做好人力資源檔案的管理，推動企業檔案管理體制的更新，從而讓企業更好的發展。

（作者單位為儀征市城鄉建設局）

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