出版企業存貨內部控制

陳靜

摘要：我國出版社轉企改制近十年，依然沒有將“以產定銷”的計劃經濟烙印徹底消除，甚至進入一個怪圈，出版企業積壓的存貨逐年呈上升趨勢。本文首先闡述對出版企業存貨進行內部控制的重要性，再分析了出版企業存貨內部控制存在的問題，最后提出加強出版企業存貨內部控制的對策建議。

關鍵詞：出版企業；存貨；內部控制

存貨內部控制制度是企業為管理好存貨，使其在耗用或銷售過程中發揮最大使用效益，并有效保證其信息資料的真實完整，事先制定的一套相互牽制、相互驗證的內部監控制度。存貨內部控制是企業整個內部控制中的重點內容和中心環節。出版企業中的存貨，主要包括了已經印制完成的圖書、存放在庫房用于印制圖書的紙張、編輯加工過程中的書稿以及低值易耗品、包裝物等。其中，庫存圖書是出版企業的主要存貨之一，本文主要以庫存圖書為例。一直以來，出版企業存貨管理就是保證庫存圖書堆放與看管，而忽視了如何對其進行更有效的內部控制，來確定存貨資產的合理存量，提高資金使用效益，降低經營風險，為企業創造更大的利益。

一、出版企業存貨內部控制的重要性

隨著出版業的發展，為了更快更大地占領市場，圖書的品種越來越多，積壓在庫房的圖書數量逐年呈上升趨勢，以某大學出版社存貨數據為例，2014年至2017年圖書數量分別為10，431，330冊、11，162，475冊、16，298，146冊、21，706，008冊（注：此數據包括庫存圖書和雖已發出但尚未開票結算，風險仍在出版企業的已出庫圖書），給企業造成了多方面的影響。（1）2016年全面營改增后金稅三期優化版全面上線運行，存貨周轉率列入稅務預警指標之一，如指標異常，稅務預警評估系統會自動預警，引發稅務部門的關注風險；（2）圖書作為具有時效性的產品，一旦喪失市場價值，就無法再按圖書銷售，造成企業的損失；（3）因積壓的圖書產生的倉儲費，占用的資金等等，更是直接影響了企業的經營利潤。所以，加強出版企業存貨內部控制不僅可以減少企業的物資浪費，提高資金周轉率，降低企業內外部風險，更是企業持續經營、進一步提高經濟效益的有力保證。

二、出版企業存貨內部控制存在問題

1.內部控制制度不健全

出版企業管理層缺乏存貨管理意識，在企業內部沒有建立健全的存貨內控制度，或雖建立了較完善的內控制度，但執行力度不夠。“重選題、輕銷售，重編輯、輕發行”是出版企業長期的詬病，管理層較重視選題申報、圖書品種量，對付印數往往沒有硬性的限定。百匯成海，就造成了庫房圖書堆積成山，而最終付印太多銷售不完的圖書、因保管或運輸不當等原因造成毀損無法再銷售的圖書所造成的企業損失該如何追究責任、追究誰的責任，往往沒有相應的制度來參照執行。更重要的是，因庫存量過大，引起企業的潛在風險，沒有切實有效的內控制度來加以控制。

2.缺乏制衡機制和職責分工

為了節約成本，一人多崗的職業現象很常見。有些規模較小的出版企業只安排了一名庫管人員，即圖書的收、發、存均由一人責任，嚴重違背不相容崗位相分離的原則。如果員工的個人品行有問題，從圖書管理的各個環節都可以弄虛作假，即便員工主觀上沒有違規操作的行為，但因為缺少必要的監督和復核，有可能誤收了問題圖書、無意中登錯了圖書數量，或者因看錯了銷售圖書的名稱發錯了書，更有可能一個人疏于防范，因保管不當引起圖書淋雨霉變、被盜等等，都會造成企業資產的損失。

3.部門之間銜接不到位

在實際工作中，各部門之間容易銜接不到位，比如印刷廠送來的是樣書，編輯部門沒有及時告知庫管部門，導致樣書入庫做成了銷售圖書入庫；營銷部門銷售發書，圖書實際出庫時未找到對應書籍，庫管人員如一時疏忽忘記告知營銷部門修改發貨單，就會引起賬實不符；對于合作出書，編輯部門與營銷部門溝通不到位，會造成銷售結算錯誤且不易被察覺，從而引起會計賬務錯誤，亦會引起賬實不符；銷售退回的圖書，因庫管人員未及時入賬，營銷部門有可能根據不實的系統數據再次發起付印，造成更大的圖書庫存量。

4.員工責任心不強

庫管部門的員工很少經過專業的培訓，加之積壓在庫房的圖書品種繁多，一本書可能有多個版次、印次，員工無法做到一種書按同一版次、印次堆放，有時甚至一不留心就把書名相似實則不同的圖書混在了一起。圖書銷售出庫的時候也做不到按對應的印次發書，造成系統與實物圖書印次差異。銷售退回的圖書往往無法及時歸位，放于角落處，堆放不當就可能造成毀損。圖書盤點時，員工隨意性較強，圖書書名、數量、印次均有誤盤情況發生，人為造成系統數據與盤點數據差異。

三、完善出版企業存貨內部控制的對策及建議

1.建立健全出版企業存貨內部控制制度

建立健全出版企業存貨內部控制制度是出版企業穩定經營的有力保證，存貨的管理不是庫管一個部門的責任，一本圖書從選題策劃申報、編輯加工、付印委托、驗收入庫、銷售出庫、圖書回款等各個環節是需要出版社編輯部門、出版部門、庫管部門、營銷部門、財務部門等共同合作完成的，且環環相扣。出版企業要想制定完善的存貨內部控制制度就必須從源頭抓起，編輯部門在策劃選題之前，就要做好充分的市場調研，加強與營銷部門溝通合作，多了解圖書市場走向，組稿的圖書選題要著眼于市場需求。出版企業存貨內部控制制度要做到行之有效，就必須實現各個環節相互監督、相互制約，如規定將每種圖書的付印量、銷售量、退貨率納入營銷部門和編輯部門的業績考核指標；圖書發、退貨途中產生的毀損，應分清責任單位或責任人，執行相應的處罰機制等。

2.完善制衡機制和明確崗位責任分工

出版企業應當構建科學有效的職責分工和制衡機制。在存貨管理過程中，質檢人員要與庫管人員分離，庫管人員要與會計人員分離；財務人員要參與存貨的監盤工作。在存貨進、銷、存的各個環節，除記錄人員外，還應設置一名復核人員，保證數據的真實性和完整性。崗位設置避免責任分工的漏洞，杜絕員工徇私舞弊，才能讓員工更好地各司其職，相互協作和監督，以促進存貨的有序管理。在實際業務操作中，應確保在處理圖書出、入庫的各類業務時，都必須要有相關部門經辦人、負責人與管理層簽字確認，嚴格按照審批流程執行，遇重大事項和業務決策，如圖書報損業務，須經董事會決議通過執行，任何人不得擅自越規處理，以加強出版企業資產損失的風險控制。

3.運用ERP系統實現信息共享

在這個信息化時代，出版企業要想穩步向前發展，部門之間必須要信息共享，提高效率。如某大學出版社從2013年開始運用ERP系統，從選題申報開始，到圖書付制完成驗收入庫，最后到收到圖書銷售回款，每個環節大家都統一在一個系統上操作，形成一套完整的業務流程，既便捷又高效。除了完成日常業務，通過ERP系統還能對存貨做到更準確到位的監管。如按照出版行業的慣例，雖已發出但尚未開票結算，各地新華書店及經銷商均可隨時退貨，風險仍在出版企業的已出庫圖書，這部分圖書仍應作為出版企業的存貨進行管理，且管理難度大于庫存圖書，只能通過系統中詳細記錄的發、退貨等信息進行跟進管理；ERP系統也為盤點帶來了很多便利，諸如存貨的數量和庫位及庫齡等信息隨時可以調閱、分析；出版企業還可以利用ERP系統建立存貨的風險模型，結合其報表分析系統實現存貨風險的自動警示。

4.加強員工內部控制意識和明確獎罰制度

目前只有少數存貨控制做到較好的出版社實現了對圖書進行電子掃描出入庫操作，提高了圖書管理的精確度，但大部分出版社依然是由人工驗收入庫，查找、打包出庫，工作任務重、強度大。出版企業應當對存貨管理工作引起足夠的重視，定期巡查存書情況，嚴格按存貨內部控制制度執行管理，加強員工對存貨的內部控制意識。管理層應該清楚劃分職責，對于圖書積壓、堆放混亂、毀損量大等問題要堅決查明原因，追究相關部門或經辦人責任。除了明確的懲罰制度，也要制定相應的獎勵機制，如圖書盤點賬實差異極小，或者有員工為存貨內部控制提供了好的建議，都可給予適當的獎勵。有獎有罰，才能讓員工更加盡職盡責，甚至積極為出版企業存貨管理獻言獻策，促使存貨得到更加切實有效地管理和控制。

四、結語

出版企業要想完成真正意義上的企業轉型，必須以市場需求為導向，在實現社會效益的同時，爭取經濟效益更大化。而存貨作為企業流動資產中不可忽略的部分，存貨內部控制的好壞直接關系到企業資金運作的質量水平和企業經營效益的優劣。所以，出版企業應充分認識到存貨內部控制的重要性，針對自身企業存貨及存貨管理的現狀，深度剖析在執行存貨內部控制制度上存在的問題，并積極尋求解決方案和對策，構建出一套科學、合理的出版企業存貨內部控制制度，始終堅持貫徹執行并不斷完善，必將促進出版企業的可持續性發展，增強自身企業的競爭實力。