會計電算化下的內部控制制度

劉瓊

摘要：內部控制水平是衡量企業科學水平的重要指標，在企業管理，尤其是財務管理中占據重要作用。隨著近年來會計電算化的創新發展與普及應用，會計電算化在為企業會計管理與核算工作帶來便利的同時，也在一定程度上為企業內部控制工作帶來了挑戰，并衍生出諸多新問題，使企業內部控制制度無法發揮本質作用。因此，基于會計電算化存在的特殊性，需建立與之相適應的內部控制制度，用以化解會計電算化帶來的影響，促進企業長效與穩定發展。

關鍵詞：會計電算化；內部控制；內部控制制度

一、會計電算化下企業內部控制的相關概述

（一）會計電算化下企業內部控制的內涵

由會計電算化的定義可知，會計電算化（accounting bv ElectronicData Processing）又被稱為“計算機會計”，是對會計實務工作中以電子計算機為工具從事會計工作（包括記賬、算賬、查賬、報賬以及會計信息分析、數據統計、信息評估等等）形式的簡稱，是企業進行現代化建設的重要表現。因此，基于會計電算化下的企業內部控制，主要是指企業為保證經濟資產信息的完整性、準確性、安全性、可靠性、實效性，由相關部門及其工作人員，采用科學有效的內部控制方法、策略、規范程序，進行自我控制與調節的過程。在會計電算化環境下，依據內部控制實施方式，可將其分為“功能內部控制”與“組織內部控制”兩種類型，其中功能內部控制主要指在企業電算化會計信息系統中通過設定一些功能，進行企業內容控制；組織內部控制則是在企業電算化會計系統下，在明確工作人員崗位職責的基礎上，通過建立一定的規章制度，實現企業內部控制。

（二）會計電算化下企業內部控制的必要性

就現階段我國會計電算化實際發展情況而言，由于我國會計電算化系統設置較晚，在實踐過程中仍存在一定的問題，影響著企業會計工作、內部管理工作的優化發展，并在一定程度上形成新的問題。例如，會計電算化在處理手工交易問題時，可在一定程度上對手工操作交易信息給予刪除，這在一定程度上，帶來了數據信息安全風險，需要通過相配套的內部控制制度進行行為的有效約束，保證會計電算化優質充分發揮的同時，減低應用風險。與此同時，在會計電算化環境下，企業交易授權流程與傳統手工交易授權存在較為明顯的差異性，這在一定程度上為企業管理工作提出了新要求。基于此，通過制定完善的內部控制制度，可有效保證信息的準確性、全面性、完整性與合法性；提升會計信息以及其他數據信息的可靠性與應用安全性；保證企業或國家各項發展目標、方針偵測的貫徹落實，做到查錯防弊，強化企業管理能力，提高經濟效益。

二、會計電算化下企業內部控制發生的變化

會計電算化在改變企業會計工作模式與環境的同時，對企業內部內控產生了一定的影響。通過對比分析發現，雖然手工會計環境下的企業內部控制與會計電算化環境下的內部控制在目標、基本原理、基本要求上沒有發生改變，仍是以提高企業經濟效益為目標；以復合式記賬、均衡企業借貸為基本原理；注重保障企業資產以及相關信息的安全性、可靠性、完整性與準確性。但是由于工作方法上實現了由傳統手工向計算機自動化的轉變，企業內部控制程序與組織形式勢必產生一定的變化，形成新問題與新要求。

（一）環境之變

本文所指的企業內部環境變化主要取決于企業會計環境的變化。基于會計電算化的相關概述可知，會計電算化提升了信息在企業會計與財務工作中應用的重要性，它要求通過利用電子計算機等信息技術實現各縣數據信息的有效處理。在此背景下，勢必需要具備計算機數據信息處理能力的會計工作人員參與到實踐活動中，因此會計部門組成結構由原來的“財務專業人員+會計專業人員”轉變為“財務專業人員+會計專業人員+計算機數據處理管理人員（包括電算化信息系統建設專家、計算機數據處理管理人員）”。與此同時，會計部門工作任務、工作內容得到拓展，在滿足基本會計業務需求的同時，需要為企業部門涉及的經濟活動提供財務數據依據，如原材料選購、銷售規劃、人力資源薪酬管理等。因此，基于會計電算化系統下所產生與應用數據信息的準確性、安全性。完整性、可靠性成為企業關注的重點，對此在企業管理中，需通過完善內部控制制度進行優化。故相對與傳統手工會計系統而言，會計電算化下的內部控制更為復雜，深度與廣度得到拓展。

（二）形式之變

會計電算化后企業內部控制形式趨向于程序軟件趨勢的方向發展，諸多內部控制手段與方法需要通過借助信息技術進行具體體現，形成了“人工+智能”的內控模式。與此同時，部分原有手工會計環境下的內部控制方法與手段，如科目匯總變編制、總賬核對、憑證匯總表編制等失去價值，進行了剔除。

（三）內容之變

企業會計工作實現電算化后，其工作內容發生了一定的改變，就會計數據分析與處理而言，財務工作人員在財務數據信息進行有效收集、審核以整理后，需由計算機數據處理工作人員利用信息技術對數據進行分析與處理，并形成各種會計報表。在此背景下，會計工作對企業內部控制提出了新的要求。例如，通過內部控制實現會計電算化信息系統的科學設計、應用維修；在維修人員、控制人員與系統使用人員相互協作下，進行合作管理。由此可見，會計電算化下內部控制制度內容由“對人控制”轉變成了“對人、機控制”。

（四）范圍之變

在企業會計工作中引入計算機技術之后，形成了以“磁介質”為主，以“紙介質”為輔的信息存儲方式。在此過程中由于磁介質具備存儲數據易更改、數據傳輸易丟失、數據存儲安全性差等特點。對此，在進行內部控制時，需針對信息存儲方式的變化，革新制度范圍，增設網絡系統安全控制、數據安全風險控制、計算機系統程序使用權限控制等內容，進一步明確各部門工作人員工作職責。

（五）審核之變

授權審批是傳統手工會計內部控制體系中的重要組成部分，通過各環節權限工作人員對經濟活動產生的財務信息與會計報表進行層層審核，保證企業資產的完整性，會計信息的準確性、真實性與全面性。而計算機引入后的會計電算化內部控制，由于計算機能夠實現數據信息的自動審核與檢驗，導致原油內部控制審核程序被簡化，部分審核控制內容被取消。

三、會計電算化下企業內部控制面臨的挑戰

（一）會計電算化數據準確性控制難度加大

雖然會計電算化在依據一定程序對數據進行處理與分析時，實現了自動化操縱。但是，對于原始數據（計算機處理前所輸入的數據）而言，需要相關工作人員通過收集、整理、審核后進行輸入。因此，要想保證會計電算化數據處理的準確性、真實性與可靠性，需依據規范程序與技術標準保證所有數據處理程序與方法的規范性。由此可見，在會計電算化內部控制過程中，數據處理的控制難度相對較大。

（二）會計電算化系統控制風險提高

由上述分析可知，企業在實現會計電算化之后，內部控制內容、形式、范圍等發生了一定的改變。在此背景下，相關工作人員職能發生了一定的變化。例如，一些工作人員既要做好財務數據輸入工作，也要做好財務數據輸出與報送工作。如果工作人員由于專業能力匱乏，導致數據輸入出現錯誤，則導致后續一系列錯誤的產生，而在海量信息環境下，很難快速的找出原始錯誤信息。由此可見，當缺乏完善的會計電算化內部控制制度時，會計電算化系統控制風險加大，嚴重影響工作質量與效率。

（三）會計檔案操作控制行為標準提升

由于傳統手工會計是以“紙介質”為載體實現企業經濟業務各信息的有效記錄的。因此，可通過會計信息檔案分析，根據簽章與筆跡對數據操作行為歸屬者進行確定，明確問題責任。而基于電子計算機應用下的會計電算化，主要以“磁介質”為載體，通過文本文檔形式進行會計憑證與相關信息的存檔，使人們無法根據會計檔案探知數據修改痕跡。與此同時，當介質損壞時，很容易出現數據丟失問題。這在一定程度上對會計電算化下會計檔案管理提出了更高要求，檔案操作控制的安全標準得到提升。

四、解決企業會計電算化下內部控制問題的措施

（一）制定完善且規范的操作控制制度

針對企業會計電算化后，內部控制發生的變化與遇到的問題，為進一步保證會計信息處理質量，降低會計電算化內部控制風險發生改革，需建立完善、科學、規范的操作規程，用以實現相關工作人員行為的規范，保證各種操作指令與要求的有效落實。例如，要求在會計電算化過程中，工作人員要嚴格審核各種錄入數據，保證原始數據與憑證的完整性、準確性、全面性、真實性；要求工作人員樹立安全意識，對輸入的數據存在反思與質疑，針對存在疑問的數據進行及時核對，但不得擅自對數據進行修改；當數據錄入人員在數據輸入過程中出現輸入錯誤時，需依據系統功能，如負數沖正憑證進行數據改正；在應用電算化系統進行工作時，不得擅自離開工作崗位，需對其進行加密處理；在日常工作中，坐高數據備份工作，通過周備份或者是月備份，實現數據的及時更新，避免系統故障出現數據丟失問題，影響信息應用的準確性與可靠性。

（二）建立完善的組織與管理制度

完善的組織與管理控制制度確保會計電算化內部控制功能有效發揮的基本保障。對此，建議采用如下策略，實現組織與管理制度的完善，確保工作人員職責的明確。首先，根據會計電算化的特殊性，采用“職責分工法”，通過調整組織機構，實現會計電算化部門與用戶部門的職責進行科學分離。其次，通過制定崗位責任制，進一步明確工作人員崗位職責與權力，保證各項工作要求與內容的有效落實與實施，例如，可將會計電算化工作崗位分為“電算化工作崗位”與“基本工作崗位”兩大類。此外，為避免職責分工后會計電算化內部控制執行力的下降，可通過實施職責輪流制，完善內部控制審計制度，進行工作人員行為的規范，提升工作質量與效率。

（三）提高系統安全控制力度，優化系統操作環境

在對會計電算化信息系統進行安全控制時，可從人、機兩方面人手，進行系統安全控制力度的強化，營造優質系統操作環境。對此，建議采用以下對策進行實踐：（1）完善會計電算化內部操作制度，避免非操作人員利用財務專用計算機工作；（2）利用身份識別認證、加密技術等，對會計電算化信息系統進行操作權限設置，降低人為操作因素造成數據丟失與隨意更改問題的產生；（3）基于崗位輪流制，規范換班程序，做好日志登記記錄工作；（4）實現數據存儲與數據分析處理操作的有效隔離，定期對系統軟硬件進行預防性檢修，針對存在安全隱患的軟件與硬件系統，采用專業技術與方法進行處理。與此同時，在系統軟件設置過程總，設置強制備份功能、歷史查詢功能、快速恢復功能、故障報警功能，保證系統運行安全與穩定；（5）提升系統與網絡連接的安全性，通過利用身份識別技術、數據加密技術、身份訪問控制技術、防火墻技術等，提升內網與外網環境下財務信息應用的安全性。

（四）加強電算化下會計檔案的管理質量

為保證會計電算化下，會計檔案管理工作能夠滿足會計檔案操作控制標準，企業以及相關管理人員，應依據電算化會計檔案特征，進一步加強檔案管理質量。研究與分析可知，會計電算化下會計檔案范疇發生了一定的改變，在對打印出的各類財務報表、會計憑證、賬目明細等進行管理時，也許對系統應用過程中形成的其他資料信息，進行管理。對此，建議建立過程反饋機制，進行全過程內部控制，發揮內部控制監督管理功能，實現對各環節信息資料的收集、分析與處理，避免新增檔案信息內部控制的缺失。

五、會計電算化下執行內部控制的重要意義

在會計電算化環境下，要想保證會計信息系統運行的穩定與安全，需以科學、完善的內部控制制度為支持，組織開展系統管控工作，用以保證企業經濟活動過程中各類財務信息的有效收集、整理、分析、挖掘與存儲。提升信息在企業經營管理與決策中的應用價值，為企業發展奠定良好信息資源基礎。與此同時，基于內部控制制度，提升會計信息的真實性、可靠性，避免會計舞弊行為的發生，保證企業資產的安全與完整。此外，在會計電算化下，內部控制工作的有效開展，對崗位責任制的科學建立，會計審計工作的順利開展與審計方法的個性，企業管理人員綜合能力與素養的提升，相關會計法律法規與要求（《會計法》、《會計電算化工作規范》等）的貫徹落實具有積極影響作用。因此，在會計電算化普及應用與推廣下，完善內部控制制度，已成為企業現代化建設與發展的必然趨勢，也是提升企業綜合實力，保證企業可持續競爭發展的重要手段。

綜上所述，會計電算化已經成為企業現代化建設的必然趨勢，它在對會計理論、會計實務操作產生影響的同時，為企業內部控制制度帶來了挑戰，企業內部控制制度革新成為必然要求。