淺議石油企業采辦合同管理

李秀鋒

【摘 要】本文就如何有效解決這些問題，實施有效的合同管理進行了深入的研究，旨在為提高企業競爭力提供切實可行的建議。

【關鍵詞】石油企業；采辦合同；合同管理

一、石油企業采辦合同的含義及特點

（一）石油企業采辦合同的含義

“采辦”在中國歷史上是指采買備辦。如《續文獻通考·市糴一》中講：“仁宗洪熙元年六月，趣中官在外采辦者還，罷所市場。”同治四年，著名商人胡雪巖創辦胡慶余堂時立了一塊“戒欺”匾寫道：“余存心濟世，誓不以劣品取厚利。唯愿諸君心余之，采辦務真，修制務精”，這里面也提到“采辦”一詞，主張采購原料必須是真品，商品的質量必須有保障。

一些現代學者認為，采辦的概念最早是在軍事物資采購中提出的。通常情況下，人們認為采辦是一種發現、獲取和使用的活動。美國關于采辦的定義是在滿足國防需要的前提下，為完成或保證一項軍事任務，進行探索、設計、開發、測試和簽署合同的過程。采辦合同是指為保證設備收購交易的順利進行，通過協調效益，使經濟合同得以順利執行。

由此可知，采辦的基本含義是指為采購目的而進行的與采購相關的匹配工作，包括商品或服務的采購以及整個采購模式和過程，整個采購過程都有一定的官方色彩。如今，大多數國有石油企業都有“采辦部門”，它使用“采辦”一詞來定義自己的采購活動，而為實現這種采辦而簽訂的合同稱為“采辦合同”。

（二）石油企業采辦合同的特點

1.以服務油氣勘探開發生產作業為目的

石油企業采辦合同最為明顯的特點是對技術附件要求極高，具有行業特征的技術范圍和服務要求，需要具有行業知識的專業技術人員的參與和確認。為了實現這種特殊的技術要求，同時使得油氣勘探開發生產工作安全順利開展，石油企業需與油田服務公司或者商品供應商簽訂石油企業采辦合同。石油采辦合同的這一特點也決定了給定的采辦周期較短，采辦工作必須圍繞實際需要開展，以保障勘探開發生產的及時性。

2.具有集中優勢資源、保重點項目的特點

石油勘探屬于高危險性的行業，具有較高的沉沒成本。因此，石油企業的采辦更加注重集中性，發揮資源的共享優勢，形成采辦的專業性，使采辦合同項目都能夠體系化，避免單打獨斗，實現資源共享，集中優勢資源、保重點項目。

3.注重效率，節約成本

采辦合同在確保采辦質量的前提下，通過競價方式可以獲得最具競爭力的價格、最優質的供應商，以更低的成本獲得符合要求的服務或貨物。而采用多種采辦方法相結合可以使采辦效率更加高效，成本更合理。再通過制定嚴格的合同條款，降低履約風險，以保證企業效益最大化。

二、石油企業采辦合同管理中存在的問題

（一）合同管理制度不完善

合同審批制度過于簡單，未明確各部門和層級審批的內容和責任范圍，導致合同執行發生問題時，無法界定責任部門和責任人，容易造成扯皮推諉的情況。合同保管制度不夠完善和具體，合同歸檔時合同原件及附件不完整，合同保管部門未審核合同簽署是否合規，沒有專人審核最后簽署的文本是否與經審批文本是否一致等。合同管理未實行真正的歸口管理，歸口部門無法掌握合同履約情況，合同管理模式為粗放式管理模式。

（二）缺乏專業采辦人才

近幾年來，大部分石油企業都存在采辦效率較低的問題，這種問題的出現和采辦專業人才的缺乏有著直接的關系。隨著石油企業規模的不斷擴大，新項目相繼投產，人才需求也相應增加，導致一些非專業的人去從事石油采辦工作。由于國家的法律法規等規章制度越來越嚴格，加上海上石油開采的技術要求高、開采難度大、開采成本高等的特殊性，對采辦管理人員的素質要求尤為苛刻，又因為非專業的采辦人員不具備相應的專業知識、沒有豐富的經驗、法律知識欠缺，最后導致采辦效率低、采辦管理差、合同漏洞多。

（三）石油采辦合同簽訂中部分工作的缺失

首先，大部分的石油企業在簽訂采辦合同之前，往往忽視了對合同相關方的資質審查，導致出現相關方資質不合格或是沒有相關資質的現象。此外在合同起草的時候沒有征求相關部門的意見，使得合同缺乏技術條款或是合同內容不完善。其次，在簽訂采辦合同時，忽略了招評標的過程，或是談判合同過程安排不合理等這些都會影響公司的整體利益。在合同談判之后，也沒有安排專業的人員進行合同審查的工作，導致潛在風險的發生，進而在后期引起不必要的麻煩。最后，合同在簽訂之后，很多公司往往沒有進行編號歸檔，導致合同遺失。

三、石油企業采辦合同管理中的對策

（一）加強制度建設

鄧小平同志曾說道“好的制度能讓壞人干不了壞事，不好的制度，能讓好人變壞”。采辦合同管理想要更加的規范，必須先從制度入手，制定嚴格的、切實可行的合同管理制度，使得采辦活動有法可依有規可循，為企業合規高效運營提供有力保障。為加強石油企業采辦合同的管理問題，需定期對每個環節的流程進行梳理完善，并不斷優化采辦合同管理制度。

（二）提高采辦合同管理人員的專業素質

1.加強合同法律知識培訓

合同管理人員必須具備專業的法律知識，合同管理工作的水平和合同管理人員以及談判人員的業務素質的高低有直接的關系。加強采辦合同管理人員的定期培訓，加強專業知識技能的學習，使合同管理人員和簽約談判人員掌握法律技巧，提高他們的簽約能力，培養他們運用相關法律知識的能力，實現對合同的管理。

2.參與技術澄清工作，熟悉公司業務流程

采辦合同的特點決定了采辦合同經辦人員，不僅要具備商務、法律知識，還必須熟練掌握油氣勘探開發生產的業務流程，掌握一些常規專業技術知識。采辦合同人員要積極參與到業務流程中去，不斷地熟悉石油行業的行業特色及運作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實的為油氣勘探開發生產工作服務。

3.優化工作考核指標，鼓勵采辦合同人員的工作積極性

根據企業的實際需求，設立采辦合同人員的工作考核指標，設立持證上崗制度和績效考核制度，充分調動采辦合同管理人員的工作積極性，防止采辦工作中的非職業行為，杜絕腐敗。

（三）合同管理的全流程中設置關鍵控制點

采辦管理的高效性取決于供應商的管理，做好供應商的前期把關和事后評價，有利于獲得優質的供應商，提高采辦的效率。優秀的供應商是采辦工作順利開展的重要保障，加強供應商管理理念和監控力度，完善供應商的評選體系及數據庫，與優秀的供應商構建戰略伙伴關系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標策略選擇最適合項目的優質供應商。

采辦合同管理中的一個重要環節是招評標過程。在招評標階段必須要保證公平、公正、公開，根據相關的法律文件，嚴格規范招評標過程，獲得優質的合作方。根據采辦內容和要求的不同，采辦方式和定標策略的選擇也不盡相同。對于采辦工作量較大、采辦金額較高、技術難度較大的項目，采用招標方式將能夠從眾多的供應商中獲得最具競爭力的價格、最優質的供應商。對于項目金額較小，技術要求較低時，則可以采用詢價采辦方式，來縮短周期、節約招評標成本。并以公平公正高效的原則組織和進行招投標工作，組織相關專家進行技術和商務方面的綜合評審，最終確定中標供應商及簽署采辦合同。

合同的審查及簽署中要注意：應組織專業人員對合同初稿及其修改進行商務、技術、財務、資金、質量健康安全環保、法律等審查，防范風險；合同的簽署，要審查合同簽字人的授權，未經授權或超越授權范圍的人不得簽署合同。

合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意：在合同簽署和履行過程中，應妥善保管相關合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關規定；加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

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