文件全生命周期理論下對基建項(xiàng)目檔案管理的探討

劉友俊

摘要：文件生命周期理論（Document life cycle theory）即一些國外學(xué)者十分推崇的理論，同樣亦為現(xiàn)階段檔案管理學(xué)中的核心理論，是檔案系統(tǒng)與相關(guān)工作者將檔案管理預(yù)先滲透至基建項(xiàng)目文件材料的階段，是基建項(xiàng)目檔案全過程管理的憑證。文章將以文件全生命周期理論下對基建項(xiàng)目檔案管理的探討作為切入點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上予以深入的探究，相關(guān)內(nèi)容如下所述。

關(guān)鍵詞：文件全生命周期理論；基建項(xiàng)目；檔案管理；探討

1.文件全生命周期理論基本概念

文件全生命周期理論即從文件的生成、利用履行組織職能階段，直至效用的消失，亦或在完成使用對其予以銷毀或歸檔永久保存（Archive permanent storage）的全過程。文件全生命周期理論基本理念即：（1）現(xiàn)行文件（Current document）、轉(zhuǎn)化檔案（file conversion）直至銷毀是一系列的運(yùn)動程序，無法被分割；（2）文件從生成直至檔案消亡的運(yùn)動程序包括生成、使用、留存以及長時(shí)間保存等階段；（3）差異化階段的文件和服務(wù)目標(biāo)、留存機(jī)構(gòu)與管理體系間具有一定的聯(lián)系，即文件運(yùn)動環(huán)節(jié)各階段性變化的主要因素。文件全生命周期理論對現(xiàn)階段檔案管理意義深遠(yuǎn)。

文件全生命周期理論是現(xiàn)階段檔案管理學(xué)的依據(jù)， 其實(shí)質(zhì)作用無可替代，文件全生命周期理論從根本挖掘了文件的運(yùn)動脈絡(luò)同時(shí)進(jìn)行合理抽象，不但為現(xiàn)行文件至檔案全過程控制構(gòu)建了明確的指導(dǎo)思想，而且為檔案系統(tǒng)與相關(guān)工作者預(yù)先介入文件管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

文件生命周期理論從整體揭示了文件運(yùn)動各環(huán)節(jié)的變化，因此為文件各環(huán)節(jié)管理鋪平了道路，因?yàn)椴煌A段的價(jià)值結(jié)構(gòu)有所區(qū)別，因此服務(wù)目標(biāo)、保管場所及管理方法都存在各階段的特性，這就需要需要管理系統(tǒng)亦或管理人員尊重各階段文件的差異，有指向性的處理各階段的價(jià)值形態(tài)，在深化全過程管理的基礎(chǔ)上，依附于各階段的特性予以階段性管理。

文件生命周期理論詮釋了文件運(yùn)動環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系及相互作用，為現(xiàn)行文件至檔案的整體有效管理，為檔案系統(tǒng)及檔案工作者對文件予以預(yù)先控制提供了理論依據(jù)。現(xiàn)行文件至檔案就像一個(gè)白酒生產(chǎn)工序，是階段性且連貫的運(yùn)動工序，一定要將從現(xiàn)行文件至檔案的管理當(dāng)做一個(gè)系統(tǒng)工程來做，通過整體的工作體系及方法去控制各有特性卻存在內(nèi)質(zhì)聯(lián)系的檔案周期。切勿將文件管理和檔案管理理解成兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，一定要側(cè)重于從組織體系、管理方法的統(tǒng)一性。

而且，現(xiàn)行文件的質(zhì)量從根本影響著檔案管理的優(yōu)劣，因此需要檔案系統(tǒng)或相關(guān)工作者主動的予以文件預(yù)先控制，從根源控制文件材料的質(zhì)量與數(shù)據(jù)傳輸，用以保障檔案的質(zhì)量，降低重復(fù)工作率，最大化的加強(qiáng)工作有效性。從根本避免由于現(xiàn)行文件管理不到位造成現(xiàn)行文件材料缺失的問題。文件生命周期理論印證了文檔整體管理的合理性。在檔案工作過程，尤其是在基建項(xiàng)目檔案管理中，相關(guān)工作者要側(cè)重于工程管理和檔案管理一體化原則，依附于基建項(xiàng)目文件的運(yùn)動脈絡(luò)，實(shí)現(xiàn)基建項(xiàng)目文檔的整體管理，構(gòu)建前沿有效的項(xiàng)目檔案管理體系，深化預(yù)先管理，加強(qiáng)全程管理及預(yù)先控制的統(tǒng)一性，保障基建項(xiàng)目檔案的安全性、完整性以及準(zhǔn)確性。

2.檔案管理概述

檔案管理涵蓋了：（1）檔案搜集；（2）檔案整理；（3）檔案價(jià)值評估；（4）檔案保管；（5）檔案編目和檔案檢索；（6）檔案統(tǒng)計(jì)；（7）檔案編輯；（8）檔案提供利用。上述工作程序的劃分僅相對穩(wěn)定并非絕對，而且一些檔案工作人員也將上述工作分成六個(gè)環(huán)節(jié)，更有將檔案工作分成基礎(chǔ)工作與利用工作兩大類的。因?yàn)槟壳皺n案管理工作已具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，因此也有依附于多層次予以劃分的模式。其第一層次即為檔案實(shí)體管理與檔案信息拓展兩部分，下屬系統(tǒng)又分成很多層次的子系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理包括搜集、整理、鑒定、存儲以及統(tǒng)計(jì)等程序；檔案信息拓展包括信息完善與信息傳輸?shù)纫蜃樱畔⒓庸ねㄟ^目錄編輯、文獻(xiàn)匯總及編寫參考資料所構(gòu)建，信息傳輸通過提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借與出版、展覽等服務(wù)工作所組建。整個(gè)檔案管理機(jī)制與下屬子系統(tǒng)在運(yùn)行過程均構(gòu)建反饋模式。伴隨檔案管理現(xiàn)代化的全面進(jìn)程，對檔案管理工作的構(gòu)建會存在一定的影響。檔案管理的主要側(cè)重點(diǎn)即為社會實(shí)踐服務(wù)提供有效的檔案信息，檔案管理機(jī)制的構(gòu)架依附于這一基本理念而設(shè)置。其中所有環(huán)節(jié)工作都是不可或缺的，同時(shí)有一定模式。其構(gòu)建一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的整體功能而起到各自應(yīng)有的作用，同時(shí)相互存在內(nèi)置的聯(lián)系。

3.文件生命周期理論在基建項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

基建項(xiàng)目檔案即工程建設(shè)項(xiàng)目從開始設(shè)計(jì)、決策直至開工整個(gè)過程中形成的需要?dú)w檔保存的一系列文件，其中主要涵蓋下述幾個(gè)主要文件：（1）調(diào)研（2）基建項(xiàng)目的提出（3）評估（4）可行性分析（5）設(shè)計(jì)（6）決策（7）現(xiàn)場勘測（8）招投標(biāo)（9）監(jiān)理（10）工程（11）試運(yùn)行（12）設(shè)備驗(yàn)收（13）竣工。

基建檔案保存內(nèi)容包括工程建設(shè)的所有過程，再現(xiàn)了基建項(xiàng)目管理過程與工程實(shí)體的原貌。基建檔案的特性即：（1）系統(tǒng)性（2）多元化（3）準(zhǔn)確性（4）真實(shí)性，精準(zhǔn)而系統(tǒng)的基建檔案不但為工程驗(yàn)收、事故成因以及責(zé)任認(rèn)定奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)為未來予以維護(hù)及擴(kuò)建等工程鋪平了道路。因此，從指標(biāo)化的層面分析，我們都知道，任何一個(gè)工程項(xiàng)目都一定要通過準(zhǔn)備、監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，而不同的環(huán)節(jié)勢必會生成相應(yīng)的文件。舉例說明，在工程前期需要可行性分析與立項(xiàng)文件相關(guān)工程協(xié)議；在監(jiān)理方面包括監(jiān)理會議提綱、監(jiān)理計(jì)劃、質(zhì)量控制、造價(jià)控制以及進(jìn)度控制等；在工程環(huán)節(jié)有建設(shè)工程資料、相關(guān)設(shè)施資料、設(shè)備裝置工程資料、工程記錄、材料檢測文件以及相應(yīng)工程試驗(yàn)等文件；竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)包括相應(yīng)的竣工單、竣工圖、工程結(jié)算、驗(yàn)收記錄以及各環(huán)節(jié)的聲像與電子文件等，發(fā)生了問題還有相應(yīng)的變更說明，很多批件材料均為評定工程建設(shè)質(zhì)量的主要參照。伴隨經(jīng)濟(jì)建設(shè)的全面進(jìn)程，基建工程項(xiàng)目不斷增多，因此深化對基建檔案重要性的認(rèn)識，構(gòu)建齊抓共管的基本思想，已然成為未來基建檔案管理的核心內(nèi)容。

文件生命周期理論揭示文件需要?dú)v經(jīng)幾個(gè)階段，這幾個(gè)階段其實(shí)即為文件轉(zhuǎn)型成檔案的幾個(gè)基本環(huán)節(jié)，從現(xiàn)行文件直至檔案生成是一個(gè)具有銜接性的一個(gè)過程。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）就是依附于文件生命周期理論對基建項(xiàng)目文件歸檔及檔案管理予以了指標(biāo)化規(guī)定。基建項(xiàng)目檔案工作實(shí)踐過程，相關(guān)人員一定要依附于工程建設(shè)，把工程建設(shè)和檔案管理進(jìn)行全面整合，根據(jù)基建項(xiàng)目文件的生命運(yùn)動脈絡(luò)，構(gòu)建有針對性的檔案管理模式及管理網(wǎng)絡(luò)，對文件予以預(yù)先控制及全程整體管理。我們要做到文檔整體管理，最化的降低重復(fù)勞動，進(jìn)而深化檔案管理績效與工作的有效性，并保障項(xiàng)目檔案的完整性。

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