高校電子檔案文件遷移的途徑與方法研究

李菡

摘 要：隨著檔案信息的不斷積累，為防止因技術過時、載體老化、存儲空間不足等原因造成的信息被動消失，實現電子文件的長期有效可以，遷移是最好的方法。本文針對高校電子檔案文件遷移管理的現狀，對如何保持電子文件在遷移中的真實性、有效性、完整性進行研究分析，并提出針對性的建議。

關鍵詞：高校檔案管理；電子檔案；文件遷移

1.電子文件遷移概述

電子文件遷移是指將原系統中的文件向目的系統轉移存儲的方法和過程，包括改變電子文件格式和載體。電子文件遷移的目的是保持其有效性、完整性、安全性與真實性，以便于電子文件長久保存。電子文件遷移的目標有三，一是將其遷移到穩定性更高的載體上，二是轉換電子文件格式以使其對軟件依賴程度更低，三是將電文文件格式轉換為更易于管理的標準格式。電子文件遷移通常包括載體遷移和格式遷移，比如脫機備份等。電子文件遷移需遵循保真原則、適需原則、安全原則、科學原則、效率原則等。

2.電子文件遷移工作要求及流程

（1）基本要求

格式遷移要求：在電子文件遷移中，為最大程度的保證文件真實性，盡可能選擇保真度高的格式，在遷移中還應保證電子文件物理表示法、內容信息不發生變更，而且目標格式的選擇不能降低原始數據質量。對原文件進行前處理和相關參數調整，以達到電子文件遷移保真度的要求。電子文件遷移時盡可能采用通用標準格式，使目的文件兼容性強，對技術環境的依賴度低。

載體遷移要求：對電子文件遷移載體的選擇時，要求載體市場認可度高、標準化程度高，而且載體需開放、穩定、成熟，遷移前還需對新載體對被遷移文件的兼容性等方面進行論證。除對載體安全性、標準性要求外，還應考慮載體的性價比，要結合電子檔案文件訪問頻率、重要程度、保存時間等因素綜合選擇載體。

（2）操作流程

電子檔案文件遷移的整體操作流程可分為六步：①制定遷移策略，選擇遷移方法，比如一次遷移、定期遷移、多次遷移等；②開展風險測評，尤其對復雜的、價值高的電子文件，需謹慎對待，條件合適時才可遷移；③遷移準備，內容包括電子文件清理，建立新舊電子文件字典，建立新舊電子文件數據庫映射關系，制定應急措施等；④遷移實施，要求遷移程序必須經檢驗才可投入使用，而且對電子文件結束共享、利用服務，遷移完成后還應備份記錄等操作；⑤遷移校檢，檢查的內容包括遷移前后電子文件數量，所占載體空間，文件可視內容一致性，元數據對照等；⑥原文件處理，原文件仍需保存，直至遷移后文件正常運行一年后，遷移前文件才可銷毀，且需進行審核，登記造冊，以備查考。

3.高校電子檔案文件遷移途徑與方法

（1）文本文件遷移

一是直接通過“另存為”實現文件遷移，比如講PPT文件轉換到RTF文件，只需將原文件打開，然后點擊“文件”→“另存為”，然后在文件“保存類型”里選擇“rtf”格式即可。二是通過下載安裝專業的格式轉換器軟件來實現文本文件格式遷移，不同格式的文本文檔相互轉換時，可能會需要不同的轉換器軟件，在具體操作中需要認真選擇。比如可以利用Fireworks、Acrobat6.0等將PDF格式的文本文件轉換為TXT格式的文件。三是通過在線格式轉換網站實現文本文件格式遷移，這種方式較為簡便，易操作，不需要下載安裝軟件，只打開相關網站即可。而且網站通常能提供十余種文件格式的轉換，幾乎涵蓋了所有常用文件類型，十分方便。比如Online-Convert、Cometdocs、Docdroids等。

（2）圖像文件遷移

圖像文件遷移中，三個要素十分關鍵，即圖像的像素、色彩位數、分辨率。圖像本身的質量與其分辨率、像素有直接的關系，分辨率越高，圖像越清晰，像素點越多。通常圖像的像素越大、分辨率越高、色彩位數越多，圖像文件體積越大，因此在圖像文件處理時，通常會在盡可能保證圖像質量的同時，選擇合適的壓縮算法對圖像進行編碼壓縮，以節省存儲空間。圖像有許多不同的格式，存儲數據的方法也不同，有些是專用格式，有些則是通用格式。在圖像文件遷移中，掃描型文件以JEPG、TIFF為通用格式，這類圖像文件格式具有開放性、擴展性、適應性強等特點。GIF文件格式適用于網上傳輸，BMP格式文件存儲量大且不能翻頁等。圖像文件格式遷移的工具主要有PhotoShop、ACDSee等。圖片文件格式遷移中依據單張轉換、批量轉換等要求不同而選擇不同的轉換工具或方式。

（3）音頻文件遷移

音頻文件通過分時采樣的方法來記錄來自音源的音頻信號，設計采樣精度、采樣頻率兩個指標，采樣精度、采樣頻率越高，音頻文件保真度越高。在音頻文件歸檔中的格式選擇方面，首先要考慮音頻的原真性和存儲空間因素，盡可能采用無損壓縮格式。音頻文件遷移中還需考慮利用的便捷性和傳輸速率，兼具原真性和利用便捷性。音頻文件格式一般有WAV格式和MP3格式，此兩種格式最為常用。音頻文件格式遷移工具主要有全能轉換工具、與APE相關的音頻轉換工具、與FLAC相關的音頻轉換工具、與MP3相關的音頻轉換工具、與OGG相關的音頻轉換工具、與RA相關的音頻轉換工具、在線音頻文件轉換網站等。

（4）視頻文件遷移

視頻文件是以運動圖像及伴音為基本內容的電子文件，原理上是音頻信號與圖像信號的復合，因此視頻文件遷移原理上與音頻文件類同。視頻文件具有多種格式，其壓縮編碼標準主要有兩大系列，即MPEG系列標準和H.26x系列標準。在高校檔案視頻文件規定格式選擇方面，以AVI、MPEG為通用格式，此外還有DVD格式、VCD格式等，在數據遷移中可根據實際需求合理選擇格式。視頻文件格式遷移的工具可選擇全能視頻轉換工具、專注移動設備的視頻轉換工具、與RM相關的視頻轉換工具，以及與其他（DivX、DVD、AVI）格式相關的視頻轉換工具，此外還可選擇在線視頻文件轉換網站實現視頻文件格式遷移。

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