淺談醫(yī)院電子檔案的保護(hù)與發(fā)展

侯丹

摘 要：為了保證醫(yī)院當(dāng)中電子檔案管理有優(yōu)質(zhì)的發(fā)展，需要工作人員掌握電子檔案以及其載體的特點(diǎn)，并能結(jié)合醫(yī)院當(dāng)中電子檔案實(shí)際應(yīng)用情況，做好電子檔案保護(hù)以及管理發(fā)展。本文就醫(yī)院當(dāng)中電子檔案的發(fā)展以及保護(hù)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；醫(yī)院；發(fā)展；保護(hù)

在醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院整體規(guī)模在不斷擴(kuò)大，其中的工作人員數(shù)量也在逐漸增多、治療的患者數(shù)量也在增多，而在這一階段中也會累積大量的患者醫(yī)療檔案、工作人員記錄檔案以及醫(yī)院發(fā)展檔案等眾多類型的檔案。這些檔案對于醫(yī)院發(fā)展有重要意義，需要工作人員做好電子檔案的保護(hù)以及利用工作，從而推動醫(yī)院向前高速發(fā)展。

1醫(yī)院當(dāng)中電子檔案的具體特點(diǎn)以及保護(hù)工作分析

當(dāng)代電子技術(shù)的發(fā)展使現(xiàn)代社會發(fā)生了信息化發(fā)展變革，對信息記錄管理工作產(chǎn)生了巨大影響，尤其對于醫(yī)院等單位中的檔案信息管理有深遠(yuǎn)影響。電子檔案在儲存檔案信息的時(shí)候主要借助了計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或者是磁盤，通過使用這些存儲硬件或者設(shè)備，就能存儲海量信息。這種存儲在實(shí)際的運(yùn)用中能有效的對電子書、電子報(bào)表以及電子圖表進(jìn)行有效存儲。

和醫(yī)院過去使用的紙質(zhì)類型存儲模式相比，這種電子檔案存儲模式有著突出優(yōu)勢。首先，由于電子檔案在存儲數(shù)據(jù)信息的時(shí)候是電子數(shù)據(jù)的形式，所以電子檔案也就能以較高速度在各個(gè)終端設(shè)備之間傳遞，促進(jìn)了電子檔案利用的便捷化。

其次，電子檔案是在共享方面也有突出優(yōu)勢，通過電子檔案的復(fù)制以及傳遞，能讓電子檔案的利用擺脫時(shí)間以及空間的限制，更好的發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值。另外，電子檔案存儲在硬盤等電子設(shè)備中，這種檔案信息存儲模式對于存儲空間要求較小，往往一塊較小的硬盤就能實(shí)現(xiàn)海量電子檔案的儲存。但電子檔案在具有存儲量大、占地空間小、數(shù)據(jù)傳輸速度快等優(yōu)勢的同時(shí)，也存在著對環(huán)境要求高的不足，尤其需要做好存儲環(huán)境中濕度條件、電磁條件的管理，通過良好的電子檔案保護(hù)來保證醫(yī)院的良好發(fā)展。

2醫(yī)院當(dāng)中電子檔案保護(hù)工作分析

2.1結(jié)合電子檔案載體特點(diǎn)的保護(hù)措施

當(dāng)前醫(yī)院當(dāng)中的電子檔案的主要載體為光盤或者是其他磁性物質(zhì)，這也就使得電子檔案容易在使用中受到環(huán)境中一些因素影響，需要結(jié)合電子檔案載體的特點(diǎn)做好相應(yīng)的保護(hù)工作。首先，聚酯底基材料是磁盤以及磁帶的主要支持體。而聚酯底基這一物質(zhì)容易產(chǎn)生靜電、吸引空氣中存在的灰塵，導(dǎo)致聚酯底基在使用中出現(xiàn)脫離磁粉、卷曲以及拉長后不容易恢復(fù)的問題。

磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。實(shí)驗(yàn)證明，電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40%±5%。

2.2做好防塵保護(hù)

在對醫(yī)院當(dāng)中電子檔案進(jìn)行保護(hù)的時(shí)候，尤其要做好防塵管理，當(dāng)電子檔案存儲設(shè)備在使用中受到灰塵的影響的時(shí)候，那么就容易導(dǎo)致電子檔案存儲設(shè)備上的信息發(fā)生丟失，影響電子檔案信息的完整性，甚至在一些條件下還可能會導(dǎo)致電子檔案設(shè)備出現(xiàn)故障，影響設(shè)備的安全性以及儲存有效性。

2.3注意對光照的控制

一些電子檔案存儲設(shè)備是對于光照較為敏感，比如光盤載體的塑料保護(hù)層就對紫外線較為敏感，當(dāng)這一保護(hù)層受到陽光直射的時(shí)候就會導(dǎo)致光盤出現(xiàn)老化，影響光盤的使用使用壽命以及儲存信息的安全性。因此在使用光盤作為醫(yī)院當(dāng)中檔案信息載體的時(shí)候要能做好光照條件管理，避免光盤受到陽光直射。其次，無論是磁盤設(shè)備還是光盤，在使用的階段中都要定期進(jìn)行定期復(fù)制，這樣就能有效的防止由于存儲載體故障而出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)丟失的情。一般磁盤的轉(zhuǎn)存時(shí)間長度會被控制在兩年左右，而光盤的轉(zhuǎn)存時(shí)間長度大約為五年，在完成轉(zhuǎn)存保持轉(zhuǎn)存載體和電子檔案原載體編號相同。

2.4磁場和機(jī)械震動方面的保護(hù)

磁場和機(jī)械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。

3電子檔案發(fā)展分析

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。

目前電子檔案還不可能完全取代紙質(zhì)檔案，但隨著科技的發(fā)展，電子檔案必將成為今后檔案整理與保存的主流，所以檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

4結(jié)束語

由于電子檔案在多個(gè)方面有著突出優(yōu)勢，所以在醫(yī)院等領(lǐng)域中電子檔案的使用也越發(fā)的普遍，并且也通過電子類型檔案存儲模式的運(yùn)用真正的推動了檔案管理工作質(zhì)量的強(qiáng)化，讓醫(yī)院管理工作得了進(jìn)一步的強(qiáng)化。同時(shí)也需要管理人員能做好電子類型檔案的保護(hù)工作，讓電子檔案管理工作一直保持較高水準(zhǔn)。

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