淺談醫(yī)院電子檔案的保護與發(fā)展

侯丹

摘 要：為了保證醫(yī)院當中電子檔案管理有優(yōu)質的發(fā)展，需要工作人員掌握電子檔案以及其載體的特點，并能結合醫(yī)院當中電子檔案實際應用情況，做好電子檔案保護以及管理發(fā)展。本文就醫(yī)院當中電子檔案的發(fā)展以及保護進行了分析。

關鍵詞：電子檔案；醫(yī)院；發(fā)展；保護

在醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院整體規(guī)模在不斷擴大，其中的工作人員數(shù)量也在逐漸增多、治療的患者數(shù)量也在增多，而在這一階段中也會累積大量的患者醫(yī)療檔案、工作人員記錄檔案以及醫(yī)院發(fā)展檔案等眾多類型的檔案。這些檔案對于醫(yī)院發(fā)展有重要意義，需要工作人員做好電子檔案的保護以及利用工作，從而推動醫(yī)院向前高速發(fā)展。

1醫(yī)院當中電子檔案的具體特點以及保護工作分析

當代電子技術的發(fā)展使現(xiàn)代社會發(fā)生了信息化發(fā)展變革，對信息記錄管理工作產生了巨大影響，尤其對于醫(yī)院等單位中的檔案信息管理有深遠影響。電子檔案在儲存檔案信息的時候主要借助了計算機磁盤、光盤或者是磁盤，通過使用這些存儲硬件或者設備，就能存儲海量信息。這種存儲在實際的運用中能有效的對電子書、電子報表以及電子圖表進行有效存儲。

和醫(yī)院過去使用的紙質類型存儲模式相比，這種電子檔案存儲模式有著突出優(yōu)勢。首先，由于電子檔案在存儲數(shù)據(jù)信息的時候是電子數(shù)據(jù)的形式，所以電子檔案也就能以較高速度在各個終端設備之間傳遞，促進了電子檔案利用的便捷化。

其次，電子檔案是在共享方面也有突出優(yōu)勢，通過電子檔案的復制以及傳遞，能讓電子檔案的利用擺脫時間以及空間的限制，更好的發(fā)揮出電子檔案的價值。另外，電子檔案存儲在硬盤等電子設備中，這種檔案信息存儲模式對于存儲空間要求較小，往往一塊較小的硬盤就能實現(xiàn)海量電子檔案的儲存。但電子檔案在具有存儲量大、占地空間小、數(shù)據(jù)傳輸速度快等優(yōu)勢的同時，也存在著對環(huán)境要求高的不足，尤其需要做好存儲環(huán)境中濕度條件、電磁條件的管理，通過良好的電子檔案保護來保證醫(yī)院的良好發(fā)展。

2醫(yī)院當中電子檔案保護工作分析

2.1結合電子檔案載體特點的保護措施

當前醫(yī)院當中的電子檔案的主要載體為光盤或者是其他磁性物質，這也就使得電子檔案容易在使用中受到環(huán)境中一些因素影響，需要結合電子檔案載體的特點做好相應的保護工作。首先，聚酯底基材料是磁盤以及磁帶的主要支持體。而聚酯底基這一物質容易產生靜電、吸引空氣中存在的灰塵，導致聚酯底基在使用中出現(xiàn)脫離磁粉、卷曲以及拉長后不容易恢復的問題。

磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。實驗證明，電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40%±5%。

2.2做好防塵保護

在對醫(yī)院當中電子檔案進行保護的時候，尤其要做好防塵管理，當電子檔案存儲設備在使用中受到灰塵的影響的時候，那么就容易導致電子檔案存儲設備上的信息發(fā)生丟失，影響電子檔案信息的完整性，甚至在一些條件下還可能會導致電子檔案設備出現(xiàn)故障，影響設備的安全性以及儲存有效性。

2.3注意對光照的控制

一些電子檔案存儲設備是對于光照較為敏感，比如光盤載體的塑料保護層就對紫外線較為敏感，當這一保護層受到陽光直射的時候就會導致光盤出現(xiàn)老化，影響光盤的使用使用壽命以及儲存信息的安全性。因此在使用光盤作為醫(yī)院當中檔案信息載體的時候要能做好光照條件管理，避免光盤受到陽光直射。其次，無論是磁盤設備還是光盤，在使用的階段中都要定期進行定期復制，這樣就能有效的防止由于存儲載體故障而出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)丟失的情。一般磁盤的轉存時間長度會被控制在兩年左右，而光盤的轉存時間長度大約為五年，在完成轉存保持轉存載體和電子檔案原載體編號相同。

2.4磁場和機械震動方面的保護

磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

3電子檔案發(fā)展分析

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。

目前電子檔案還不可能完全取代紙質檔案，但隨著科技的發(fā)展，電子檔案必將成為今后檔案整理與保存的主流，所以檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要。

4結束語

由于電子檔案在多個方面有著突出優(yōu)勢，所以在醫(yī)院等領域中電子檔案的使用也越發(fā)的普遍，并且也通過電子類型檔案存儲模式的運用真正的推動了檔案管理工作質量的強化，讓醫(yī)院管理工作得了進一步的強化。同時也需要管理人員能做好電子類型檔案的保護工作，讓電子檔案管理工作一直保持較高水準。

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