基于信息化的高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程優(yōu)化的研究

曹峰

摘要：財(cái)務(wù)報(bào)賬是高校財(cái)務(wù)工作中的重要環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的質(zhì)量有利于提升高校財(cái)務(wù)管理水平，提高資金的使用效率。本文將在信息化的背景下，分析高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的優(yōu)化舉措，闡述當(dāng)前財(cái)務(wù)報(bào)賬流程中存在的問題，提出有效的優(yōu)化對(duì)策。以期能夠提升高校財(cái)務(wù)管理水平，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，提升財(cái)務(wù)工作效率，促使高校財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)向信息化、現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；財(cái)務(wù)報(bào)賬；流程優(yōu)化

隨著信息時(shí)代的到來，人們更加追求高效率的工作方式，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程已無法滿足當(dāng)校園發(fā)展的需求。而信息技術(shù)的運(yùn)用，徹底改變了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的方式，實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作模式。故此，要研究信息化的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，優(yōu)化報(bào)賬方式，為高校財(cái)務(wù)工作提供保障。優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬、網(wǎng)絡(luò)審批、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等報(bào)賬流程，改善當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)狀。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬現(xiàn)狀

當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)工作基本都已經(jīng)采取網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)賬的方式。網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)賬系統(tǒng)的流程為：管理人員登錄自助報(bào)賬系統(tǒng)，并自主選擇所要進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型，選擇支出費(fèi)用的項(xiàng)目，并根據(jù)實(shí)際的報(bào)銷內(nèi)容，選擇科目。輸入金額、原始憑證附件，選擇支付方式，輸入銀行卡號(hào)、經(jīng)辦人姓名、聯(lián)系方式等。全部環(huán)節(jié)完成后，打印網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷單，并將原始憑證裝訂在一起，找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，簽字確認(rèn)，最后上交到財(cái)務(wù)管理人員手中進(jìn)行審核，打印交與二審人員，并審核錄入網(wǎng)報(bào)單，自動(dòng)生成憑證。這種報(bào)賬方式有效提升了工作效率，不再受到時(shí)間、地點(diǎn)等的限制。但在實(shí)際的工作流程中，仍舊存在一定的問題[1]。

返單率較高。雖然采取這種報(bào)賬方式后，經(jīng)辦人不需要親自等待單據(jù)處理完畢。但若單據(jù)在一審期間，未發(fā)現(xiàn)存在的問題，而在二審或后續(xù)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)人員需要以各種聯(lián)系方式與經(jīng)辦人進(jìn)行溝通，甚至需要?jiǎng)h除原有憑證單，再次填寫報(bào)賬流程。這樣一來，難免浪費(fèi)大量時(shí)間，降低溝通效率，難以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)。

單據(jù)審批較慢。高校財(cái)務(wù)審批過程中，不同類型的單據(jù)需要經(jīng)過多層不同層級(jí)人員，并得到相應(yīng)的審批與簽字蓋章，才能完成單據(jù)審批的所有環(huán)節(jié)。由于流程相對(duì)較為繁瑣，導(dǎo)致審批時(shí)間較長，甚至在進(jìn)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，需要返回重新填寫審批單，進(jìn)入新一輪的審批流程。報(bào)賬時(shí)間將被大大延誤，降低工作效率。

審核效率低下。當(dāng)經(jīng)辦人員對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟悉時(shí)，將導(dǎo)致單據(jù)粘貼不規(guī)范。而審批人員在審批過程中，需要對(duì)雜亂無章的票據(jù)重新粘貼，自然需要大量的時(shí)間，降低工作效率。

財(cái)務(wù)軟件落后。信息時(shí)代的科技更新?lián)Q代較為頻繁，但高校財(cái)務(wù)軟件卻遲遲未能更新。導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺失，軟件性能落后，維護(hù)不及時(shí)進(jìn)而出現(xiàn)各種問題。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程優(yōu)化的有效手段

（一）優(yōu)化溝通渠道

信息時(shí)代下，溝通呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)針對(duì)票據(jù)粘貼、不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷的方式與流程，以及各種流程操作方法等制作成視頻、流程導(dǎo)圖等，及時(shí)發(fā)布在官方網(wǎng)頁中。應(yīng)建立統(tǒng)一的溝通渠道，如微信群、QQ群等，簡化人們之間的溝通方式。定期在群內(nèi)開展指導(dǎo)性會(huì)議，將最新的財(cái)經(jīng)法規(guī)、以及學(xué)校相關(guān)的報(bào)賬規(guī)章制度等上傳到群內(nèi)，詳細(xì)講授，系統(tǒng)解析。而師生們也可以通過該平臺(tái)，向財(cái)務(wù)人員提出疑問。財(cái)務(wù)人員將相類似的問題進(jìn)行整理，以文件形式上傳到平臺(tái)，永久保存。避免同一問題反復(fù)解答，浪費(fèi)時(shí)間，也便于師生的學(xué)習(xí)。

另外，可優(yōu)化交流平臺(tái)，針對(duì)師生們的疑問以及訴求給出具體的答復(fù)。同時(shí)，將財(cái)務(wù)報(bào)賬過程中存在的問題加以整合，以免再次出現(xiàn)相同類型的錯(cuò)誤。而經(jīng)辦人員可向財(cái)務(wù)人員提供賬號(hào)與密碼，減少財(cái)務(wù)人員與經(jīng)辦人員的溝通時(shí)間，降低溝通成本，提升工作效率。當(dāng)審核通過后，以短信等各種形式，告知經(jīng)辦人審核成功的信息[2]。

（二）完善崗位設(shè)置

結(jié)合高校實(shí)際情況，完善審核人員崗位設(shè)置。在收單環(huán)節(jié)，以初審崗位嚴(yán)查票據(jù)是否符合標(biāo)準(zhǔn)，如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出范圍、簽字審批手續(xù)、票據(jù)真?zhèn)巍⑵睋?jù)粘貼等，都要進(jìn)行預(yù)審，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)通知經(jīng)辦人，進(jìn)行更正。初審環(huán)節(jié)確認(rèn)無誤后，再進(jìn)行單據(jù)錄入系統(tǒng)環(huán)節(jié)，流轉(zhuǎn)到二審分配制單環(huán)節(jié)。以此，將大大減少單據(jù)不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況，降低單據(jù)返工現(xiàn)象，提升工作效率。

而二審環(huán)節(jié)應(yīng)結(jié)合財(cái)務(wù)報(bào)銷的類型，分別設(shè)置崗位。如借款、校內(nèi)轉(zhuǎn)賬、工資發(fā)放、出國人員報(bào)銷等，將崗位采取精細(xì)化設(shè)置后，將有助于崗位人員強(qiáng)化自身的專業(yè)技能，熟能生巧，進(jìn)而提高單據(jù)審核的準(zhǔn)確性，以及工作效率。同時(shí)，相應(yīng)的復(fù)審崗位也應(yīng)以業(yè)務(wù)類型進(jìn)行劃分，每個(gè)崗位僅負(fù)責(zé)自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，以專業(yè)贏得效率。

對(duì)于未能掌握網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬的人員，應(yīng)聘用學(xué)生或其他人員，在財(cái)務(wù)大廳、報(bào)賬大廳等處進(jìn)行引導(dǎo)，幫助，提供咨詢。同時(shí)，應(yīng)對(duì)引導(dǎo)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，必須熟練的掌握學(xué)校經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程，高校職能的基本權(quán)限以及職責(zé)，具備基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)等。不僅如此，還應(yīng)具備答疑解惑的能力，協(xié)助前來報(bào)賬的經(jīng)辦人，完成查詢、打印項(xiàng)目明細(xì)等工作，協(xié)調(diào)大廳內(nèi)秩序等[3]。

（三）信息管理系統(tǒng)的開發(fā)

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展，不斷更新與變革，以促使管理系統(tǒng)更加符合當(dāng)前學(xué)校財(cái)務(wù)工作的基本需求。在信息管理系統(tǒng)中，要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的優(yōu)化，最基礎(chǔ)的便是打破環(huán)節(jié)之間的壁壘，消除信息化初級(jí)階段形成的信息孤島。進(jìn)而在該系統(tǒng)內(nèi)，形成一個(gè)大的、透明的信息管理系統(tǒng)。一般而言，在信息管理系統(tǒng)的選型上十分重要。即要求，執(zhí)行層面正確做事，數(shù)據(jù)層全面收集，決策層正確分析。故此，高校應(yīng)借助校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立運(yùn)行的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，并成立單獨(dú)的財(cái)務(wù)報(bào)賬管理模塊，包括報(bào)賬預(yù)約、報(bào)賬審批、報(bào)賬完成等信息接口，以適應(yīng)當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理的基本形式。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在使用期間無需重新初始，進(jìn)而降低成本，節(jié)約時(shí)間。而這種清晰的財(cái)務(wù)報(bào)賬模塊，可使得財(cái)務(wù)人員在短時(shí)間內(nèi)便熟悉這種工作流程，也為經(jīng)辦人員提供簡潔明了的審批環(huán)節(jié)。根據(jù)新業(yè)務(wù)的流程，軟件需求，要求該系統(tǒng)收集所有的靜態(tài)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，加以整理并分析。包括財(cái)務(wù)報(bào)銷審核編碼、報(bào)銷審批單業(yè)務(wù)類型等，經(jīng)過梳理整頓后，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，完成新系統(tǒng)的初始化工作。經(jīng)過反復(fù)的收集、整理、分析，最終實(shí)現(xiàn)完善的，適合高校自身發(fā)展情況的業(yè)務(wù)流程。

（四）優(yōu)化財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能

針對(duì)業(yè)務(wù)能力低下的人員，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的宣傳與培訓(xùn)，講解規(guī)章制度，宣傳政策要求。并增加員工之間的交流，促進(jìn)知識(shí)的流動(dòng)性，強(qiáng)化彼此的專業(yè)技能，增加知識(shí)含量，互幫互助。同時(shí)，高校應(yīng)定期開展培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)人員盡可能增加知識(shí)的儲(chǔ)備量，邀請(qǐng)專家做專題培訓(xùn)會(huì)，解讀最新的政策內(nèi)容。以此，全方位提升財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程。

三、結(jié)論

綜上所述，本文在信息化背景下，分析高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程優(yōu)化的有效舉措。得出，應(yīng)優(yōu)化溝通渠道，建立微信群、qq群等方式，統(tǒng)一上傳有關(guān)報(bào)賬的知識(shí)，簡化溝通方式；完善崗位職責(zé)，增加初審崗位，細(xì)化崗位職責(zé)；優(yōu)化信息系統(tǒng)，結(jié)合高校財(cái)務(wù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，優(yōu)化系統(tǒng)組成；優(yōu)化財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能，增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能，增加員工之間的交流，保證知識(shí)的流動(dòng)性。以此，全面優(yōu)化報(bào)賬流程，提升工作效率，縮短審核時(shí)間。

參考文獻(xiàn)：

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