財務共享服務中心管理模式優化探討

孫義

摘要：隨著企業財務管理方式的創新發展，財務共享服務這一管理模式被越來越多的企業所關注。財務共享中心能夠把分散的各類經營職能集中起來，進行相應處理，從而提高企業管理工作效率，減少運營成本投入。但是，在共享服務中心 給企業帶來利益的同時也帶來了一些問題，有待進一步優化解決。

關鍵詞：財務共享；管理模式；優化探討

隨著社會經濟的不斷發展，跨國、跨區域經營的不斷增多，在企業財務管理中也添加了一些高級職能，不僅僅只是局限于傳統記賬、結賬等相關內容，比如資本重置及全面預算相關內容。在信息系統的不斷升級、調整的趨勢下，財務共享服務模式也應運而生。企業在財務服務共享的過程中，也遇到了一些新的問題和挑戰。下文主要對財務共享管理中心在組織機構存在的問題、核算流程問題、財務風險問題等三個方面存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決措施。

一、組織機構存在的問題

雖然企業的財務共享服務中心的服務對象是其他單位，但并不具備對任何一家業務單位領導的權利。基于此，在日常的各項工作中，就會導致財務任務溝通問題，一旦發生相關問題，由于其責任不明確，根本不會有人主動來承擔相應責任。對于財務共享服務管理中心來說，一般在核算及復算的時候都是使用“任務池管理”模式，也就是平均分配財務共享中心各項業務。相關的業務單位將審批手續完成時，其相應業務就會自動進入到任務池中。在任務池的任務完成分配之后，相關財務人員對相關數據進行核算、整理、歸檔等處理。通過這樣的一種模式能夠使共享服務中心核算率大大提高，從而利于管理者對核算的整個流程進行適時監控。但是，使用這種模式進行管理有著一定的局限性，缺乏對各個業務單位賬套完整性的了解，使每個員工在和其他業務打交道的時候，溝通受到一定程度的阻礙，也極易引發一些問題，從而使得會計核算風險加大。與此同時，每個財務人員面對的單位人員很多，這就加大了溝通所需支出成本。再加之不同公司各個業務情況都是不同的人來管理，這使得每筆業務的完整性受到一定影響。

要解決組織機構問題可以從下面幾方面入手：第一，給予財務共享服務中西相應的管理職能。企業可以安排財務管理高層服務中心負責人，定期進行共享服務中心的監督和檢查工作，并向當地企業統一發送相關郵件，上傳服務中心的工作情況，便于企業更好地配合服務中心開展相關工作，并根據共享服務中心的情況有針對性地給予個人或者是部門相應獎勵。第二，要強化分公司財務部門監管職能。更新傳統會計核算模式，逐漸向財務共享中心轉變，從而使財務職能得到相應提高。對于財務核算管理中出現問題，業務單位和財務共享中心推卸責任這一現象，就需要對各財務部的監督管理職能進行強化，對權責進行明確分工和處理，真正做好獎懲分明。第三，需要將各分公司相關財務要求具體化。例如，在應付賬款這一環節中，各地分公司都需要對發票進行仔細掃描，在任務量的情況下，各單位可以相互溝通，找出一種有效的解決方式，提高發票掃描質量和效率。第四，對人員管理進行優化。必須做好財務共享中心人員分配問題，應該從長遠發展的目標進行考慮，一旦發現個別單位分工中存在空白區，或者是不合理的地方需要及時采取有效措施來解決。與此同時，可以將一個任務池劃分為兩個或者是三個，減少會計核算壓力，從而使核算準確率得到提高。

二、核算流程問題

（一）應付賬款流程中付款情況不理想

由于有一部分的財務共享中心的業務量很大，相關管理人員未能及時地對付款情況進行跟蹤調查，相關客戶對于自動收到的貨款不清楚，從而花費時間對相關信息進行查詢，這樣就使得共享服務中心的工作效率大大降低。相關業務工作者僅掃描原始數據，不記賬，更不檢查掃描單據，當這些發票到了財務人員手中時，極易出現錯誤，這給財務人員的工作帶來了很大的壓力，從而使付款時間延長。

對于上述問題，可以采用以下優化措施：第一，將掃描初步檢測程度增加，相關訛誤人員在對采購發票進行掃描的時候，需要對發票的合格、規范性等進行檢查，查看是否存在重復、缺頁、破損等情況，以此來降低溝通成本，從而使工作效率得到提高。第二，對票據有關的處理時間要進行嚴格控制，應付賬款組相關人員需要對材料采購及入庫情況進行及時關注和了解，并確保發票掃進行系統，及時上傳到共享中心，若發票得不到及時處理，就會過期，這時系統就應該通過發郵件取得和相關業務人員的聯系，反映情況。第三，需要和業務單位財務人員保持聯系。財務人員需要對應付賬款情況進行及時了解，賬款是否付清，什么時候能夠付清等，一定要按照每筆賬款的截止日期對付款時間做出安排，待業務和財務人員雙方審核無誤之后，來完成相應付款操作。值得注意的是，當付款全部支付完成以后，需要利用管理系統向各個供應商發送消息，從而避免供應商詢問和查詢，節省時間。

（二）費用報銷流程效率低

每個月有大量的報銷單郵寄到財務共享平臺，報銷組的工作量很大，為了趕進度，并不會完全按照報銷流程進行，這就使得報銷的正確率大大降低。與此同時，各個審核小組成員需要找各個部門負責人簽名，審核的過程十分枯燥，若審核過程中出現比較大的問題時，還要和各個部門相關人員進行溝通，工作效率低。

當遇到這一問題的時候，可以借助信息技術來解決問題，可以在公司內部相應系統中添加報銷申請模塊，當然，需要面向全體員工。需要進行申請報銷者，能夠隨時進行報銷模塊對費用報銷流程進行查詢。

（三）應收款流程溝通效率低

一般情況下，財務共享中心應付賬款流程的問題在于同客戶交流與對賬上，對賬工作十分被動。在對賬的過程中，僅依賴于財務共享中心是遠遠不夠的，還需要該區域業務單位的幫助。

要提高應付賬流程溝通效率就需要每個財務人員來清算每天的收賬情況，有效防止問題賬款的大量堆積。同時，對于應收賬款組來說，最重要的任務就是確保收款能夠及時到賬，并需要與客戶保持聯系，若是到期未收的賬款要催收。另外，還需要做好對賬工作，應收款小組需要重視對賬的每一個環節，做好三方對賬，一旦對賬的過程中發現問題需要及時解決。

三、財務風險問題

基于財務共享服務中心核算模式的特殊性，必然會存在一定的財務風險。當 財務共享中心統一處理各業務之后，會計核算一般都和實質經濟業務脫離，中心財務工作人員不能準確掌握各個業務單位的實際情況，由此就導致會計信息的不真實性。

針對以上問題，企業需要發揮自身監督職能。對于財務共享服務中心來說，應該對自身核算和監督檢查予以重視，對可能存在的風險進行預測，提高核算質量。需要安排專業人員對核算質量進行監管，企業可以試著去構建三級質量管理體制：第一，業務復審崗，對相應的會計核算信息進行復查；第二，綜合抽查崗，對業務復查崗工作進行抽查；第三，季度自查，在業務復查、綜合抽查下在進行抽查。另外，相關質量檢查部門還需要對相應指標進行定期分析，并統計相關指標，將質量檢查貫穿到日常工作中，對于管理中存在的問題，應該將責任落實到相關的人或部門，獎懲分明。同時，還應該加強和各個業務單位的交流，一些新業務和特殊業務需要及時進行更新，并對各個業務的關鍵點進行分析。

結語

總之，財務共享管理中心在企業財務管理中有著非常重要的作用。因而，相關人員需要認識到財務共享管理中心的重要性，針對目前財務共享管理中心存在的問題，即組織機構存在的問題，核算流程存在的問題，財務風險問題等進行分析，采取有效方式解決問題，提高財務管理工作質量和效率。

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