關于中小學教師人事檔案管理信息化建設的探討

郭軍玲

摘 要：本文對中小學教師人事檔案管理工作的基本情況進行簡單介紹，說明教師人事檔案管理信息化建設中存在的問題，對問題原因進行探討，并提出相應的建議，希望本文能夠對中小學教師人事檔案管理工作的發展有所幫助。

關鍵詞：中小學教師；人事檔案；信息化建設

檔案管理師對組織、團體、個人發展過程中的信息的綜合性樹立和存儲，現代檔案管理的資料信息，還可以為組織和個人的發展提供建設性的意見。中小學檔案管理中，除了學生的學籍檔案、學校發展信息檔案之外，最關鍵的就是教師的人事檔案，人事檔案反應學校教師的基本情況，也反應教師流動情況，能夠為學校建設提供幫助。在信息化時代，中小學教師人事檔案管理信息化工作的發展情況，決定了檔案管理本身的效率以及價值，值得我們進行深入的思考和探索。

1 中小學教師人事檔案管理工作基本概況

中小學教師人事檔案管理，是對中小學教師的個人工作檔案、醫保、社保等各項福利繳納、工資、工作期間獎懲記錄等多項內容的資料收集和管理。在中小學校園中，教師人事檔案是教師工作經歷以及經驗的證明，是教師工作成果的證明，也是決定教師個人發展以及教學生涯的關鍵性資料。檔案管理的日常工作包括了教師檔案資料的收集、更新、存儲和調用等內容，但是除了教師評定職稱或者崗位調換，人事檔案很少被調用，檔案管理工作的創新性舉動相對較少，即使在全面推行檔案信息化建設的情況下，中小學教師人事檔案管理仍舊處于重收集、輕使用的狀態。

2 中小學教師人事檔案管理信息化建設中的問題

2.1 人事檔案信息化管理質量不高

檔案管理信息化建設指的是將檔案管理工作的整個過程通過信息技術完成，這其中既包括了對信息資料的采集，也包括對信息資料的存儲和開發利用等。但是，目前中小學教師的人事檔案管理信息化建設，還只停留在對教師檔案的紙質版到電子版轉化。在社保、醫保等社會福利待遇檔案管理方面，由于國家有相關規定以及統一的系統，學校基本做到了這部分檔案管理的全面信息化，例如直接在數據庫中錄入數據，校對數據、教師可以登錄相關網站直接查詢個人信息等；教師本人的職業能力信息，也有勞動資源與社會保障相關網絡平臺做基礎。但是，涉及到教師校內獎懲、日常工作狀態等細節性的人事檔案，并沒有在檔案信息化管理過程中得到如實的體現；另外，中小學教師人事檔案管理工作信息化建設包含了統計報表、數據維護、系統開發、信息查詢等要求，人事檔案信息系統的開發設計與數字化檔案信息的維 護是最重要的內容。我們必須結合實際需求進行人事檔案信息系統的開發，堅持以人事檔案原始材料作為依據，將中小學教師人事檔案信息都錄入到計算機中，建立全面準確的信息數庫。但是實際上，教師人事檔案原始資料存在缺失，信息系統開發不足的情況，在很多學校普遍存在著。

2.2 信息化進程較慢

人事檔案管理信息化的發展速度，決定了檔案資料的利用度，而信息化發展速度的指標包括硬件設施的增添、軟件設施的更新以及工作方法更新等多個方面。目前，很多學校做到了人事檔案管理信息化建設，但僅限于購入計算機，將原有的紙質檔案轉化成信息檔案，在現有的檔案管理平臺中錄入檔案信息，甚至有些學校對這部分信息錄入的還不完全。很多學校無法為教師提供主動錄入信息的檔案管理服務，大部分教師人事信息仍需要經過檔案管理工作人員一一核對錄入；并且，教師要調取個人檔案，其手續非常繁瑣，除了社會保障檔案和個人工作檔案之外，教師能夠調取的個人檔案是有限的，甚至有些檔案，比如黨團關系等，只能在工作崗位變動時候才能夠調取，并且不能由教師本人親自調取。中小學教師人事檔案信息化建設要求我們進一步加強軟硬件設施建設，建立檔案信息數據交流平臺，讓檔案利用者能夠在這一平臺中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。但大多數學校人事檔案管理信息化進程慢，沒能做到這一點。

2.3 檔案保密工作不到位

教師人事檔案中包含了大量的個人信息，例如教師的年齡、身份證號碼、婚姻狀態和家庭生活狀態等，有些檔案信息甚至能夠展示出學校的相關信息，例如學校招聘教師的職業考試規則、學校給與教師的福利待遇情況等。雖然這些檔案資料不涉及到國家政治、經濟機密，但是仍然是教師個人隱私，有些也是學校必須要保密的內容。在傳統人事檔案管理工作中，這些涉及到保密的檔案資料，只要進行保密性存儲，禁止調閱即可，但是在信息化時代，教師檔案資料 存儲在電腦甚至檔案管理平臺中，很容易被盜取和濫用。在節假日中使用假的教師資格證購買車票、景點門票等行為，就是教師人事檔案信息泄露的結果，這會為中小學教師行為管理造成不必要的麻煩。從這個角度看，檔案信息化管理發展中必然要考慮到保密工作，但實際上，中小學教師人事檔案管理保密工作存在著明顯的不足。

3 中小學教師人事檔案管理信息化建設的方法

3.1 創新檔案管理模式

要使中小學教師人事檔案管理信息化建設展現出其優越性，突出檔案管理的服務性特征，就必須要對目前的中小學教師人事檔案管理體制予以改革與創新，轉變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學教師人事信息，不斷充實信息管理系統數據庫，進一步優化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。

3.2 加大對檔案管理信息化建設的資源投入

檔案管理信息化發展需要相應的資源支持，除了為檔案管理部門配備相應的電腦設備之外，有關于檔案管理的軟件設施也應該齊全。學校環境不同，教師的職業生涯發展狀態和路徑不同，學校的發展情況也不盡相同，因此，市面上流行的學校檔案管理軟件的適用度是有限的，建議有條件的學校與軟件開發公司聯系，為本校量身定制檔案管理軟件，增添或者刪減人事檔案管理項目，通過這部分投資，使人事檔案本身的價值進一步發揮出來；另外，學校還應重視對檔案管理工作人員的投資，積極對檔案管理工作人員進行職業技能培訓，使信息化管理工作真正發展起來。

3.3 建立健全保密管理制度

中小學教師人事檔案管理工作中包含了大量的教師個人隱私，有很多學校在信息化管理建設的過程中急于求成績，只顧看效果，不重視檔案資料的保密問題，致使教師信息在電腦維修和網絡維護的過程中受到損失。因此，建立健全保密管理制度，是中小學教師人事檔案管理信息化建設的關鍵要點。首先，要建立數據保密級別，根據保密級別確定人事檔案數據的訪問程度和可利用范圍，堅決杜絕跨級別利用造成的數據丟失，這樣既不影響數據的利用，也能夠起到保密作用；其次，應建立檔案資料泄密風險責任制度，根據檔案資料的保密級別層層劃定責任，這樣能夠提高管理者的保密意識，也有利于泄密風險的處理。

4 結論

綜上所述，中小學教師人事檔案管理信息化建設在不斷的發展當中，但是發展過程中仍存在著一些問題，信息化建設程度不足、信息利用不足，保密管理不夠等，使得中小學教師人事檔案管理工作的實際效力不足，要解決這些問題，需要創新檔案管理模式，加大對信息化檔案管理的投入并建立檔案管理保密制度，只有這樣，中小學教師人事檔案管理信息化建設才能真正發展起來。

參考文獻

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