高職院校基層行政管理人員職業倦怠與激勵機制的對策研究

陳潔瓊

（泉州醫學高等專科學校,福建 泉州 362011）

近年來,在中央和地方政府的推動和關注下,我國職業教育發展迅速,辦學規模不斷擴大,高職院校所承擔的責任也越來越大。基層行政管理人員是維持學校日常工作的正常運行的保障,是默默做好后勤保障工作確保學校良好運行發展的保證。但是,由于學校重教學、輕行政的觀念,學校里的弱勢群體行政管理人員職業倦怠現象普遍存在,甚至影響到了管理人員的身心健康和工作質效,更會危及到高職院校的發展。所以,關注基層行政管理人員的職業倦怠問題并建立行之有效的激勵機制有著重要意義。

一、高職院校基層行政管理人員職業倦怠的現象

職業倦怠(Job Burnout）源于研究者Freudenberger和Maslach等人,他們認為職業倦怠是一種最容易在服務助人行業和醫療領域人群中出現的一種情緒性耗竭的癥狀,這些行業的工作人員是在工作時間長、工作量大和工作強度高的情況下產生的對工作提不起熱情、不負責任甚至情緒淡漠,以至于出現身心疲勞與耗竭的狀態。隨著這一研究的逐漸深化,職業倦怠這種現象延伸到了教育、圖書館等領域,高職院校中尤其體現在基層行政工作人員身上。主要體現以下幾個方面：

（一）人際關系緊張,身心呈現亞健康狀態

長時間繁重的工作壓力和重復性高且沒有很大挑戰的工作,使得基層行政工作人員逐漸對工作失去新鮮感,熱情劇減,倦怠感滋生,脾氣變得暴躁易怒,又沒時間去調節舒緩自己的心理狀況,導致人際關系緊張,師生關系淡漠隔閡,不能順暢開展工作。再加上工作壓力大時間長,缺少鍛煉的時間,很多基層行政管理人員常常過于疲勞、透支健康,引發一系列生理和心理疾病,呈現亞健康狀態。

（二）辦事效率低下,推諉扯皮現象嚴重

行政管理工作繁雜瑣碎、程序復雜,但又具有時效性,這就要求行政部門要提高效率,才能確保工作暢通無阻、真正高效。但是,很多基層管理工作人員因為工作繁忙且突發性、不確定、工作任務多,經常出現周末、休假休息時間被占用等現象,再加上沒有加班補貼費或者很少,讓加班人員心里覺得很不公平,滋生出消極抵抗情緒,上班的熱情自然不高,責任心差,行為拖沓,甚至推諉扯皮,態度惡劣,缺乏耐心,容易與老師或者學生產生沖突,引起不滿,環環相扣,導致辦事效率低下,影響正常的教學行政秩序。

（三）服務意識薄弱,工作主動性不夠

由于考核制度的不完善,行政管理人員工作的考核難以量化,導致考核結果往往流于形式,極大挫傷了工作積極性,使得他們在工作中缺乏主動服務的意識,擺錯位置,甚至還認為自己處于行政崗位是管人的不是服務于人的,所以不能放下身段,自覺提高服務質量,常常是被動完成上級的指令和領導交代的任務,不能完全投入工作,情緒浮躁,不能冷靜處世,容易出現工作紕漏,工作質量很差。

二、高職院校基層行政管理人員職業倦怠產生的原因分析

馬斯洛的“需求層次理論”指出：“人總共有從低到高的五個需求層次,即生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需求”。根據這一理論,高職院校基層行政管理人員在工作上出現職業倦怠的原因主要有以下幾個方面：

（一）成就感缺失

高職院校行政管理工作繁雜瑣碎,每天要處理很多行政事務,既要面對各種學生群體突發事件和許多日常問題,又要面臨發展空間狹小,看不到職業發展前景的窘境,且工作強度大,很難在短期內看到成效,不能從工作中獲得事業的成就感,很容易導致身心疲憊,發生職業倦怠現象。

（二）不公平的薪資待遇

高等學校“重教學科研”,所以在制定績效分配制度的時候,出現明顯向教學科研傾斜的現象,導致有的專任教師一周只需要8個課時,但所得到的薪酬就遠高于同級別的行政管理人員,而且行政管理人員不僅要實行一天8小時的坐班制,還要面對各種繁冗的工作。相比之下,行政管理人員容易產生不平衡感,認為受到不公平待遇,導致失去工作激情和動力。

（三）考核體系不完善

高職院校行政管理工作的范圍具有很強的不確定性,工作量大,配備人員有限,常常出現被“臨時抓壯丁”的現象。這些不明確、不定時的工作是由行政管理人員完成的,但是考核制度并不完善,對行政人員的考核沒有進行量化和細化,激勵措施不健全,考核形式單一,考核結果大同小異,“輪流優秀”成為內部常態,導致一些積極認真工作的人卻沒有受到公平公正的待遇,嚴重挫傷工作的熱情。

（四）社會地位不高

傳統觀念里認為,行政管理人員是服務于學校教學科研的,從事的僅僅是簡單、瑣碎、重復的機械化工作,什么樣的人都可以勝任,導致行政管理人員的社會地位不高,也很難得到別人的認可和尊重。隨著行政管理人員準入口要求的不斷提高,這一群體的學歷和素質也不斷得到提升,但是這種被忽視被弱化的現象并沒有得到多大改善,導致他們自身的職業認同感下降,打擊工作積極性。

三、高職院校基層行政管理人員職業倦怠與激勵機制對策

（一）基層行政工作人員應加強自身素質的提高,注重個人業務能力的提升,不斷提高工作能力

1.善于釋放壓力,管理自己的情緒

行政工作因為自身的特點,使得工作者疲于應付,失去激情,甚至產生不耐煩心理,這是情緒產生有情有可原之處,但不可放任其滋長,影響工作,而應該加強情緒的自我管理,尋求方法讓自己冷靜下來后再處理問題。可以勞逸結合,適當放松自己,培養一個積極健康向上的愛好并持之以恒地堅持下去。或者是插花,陶冶情操；或者是旅行,開拓視野；或者讀書,汲取養分；或者是健身,任何一種形式的運動都能夠讓自己身心放松、釋放壓力,擴大自己的交際圈子,多走向社會與人溝通,變適當的壓力為前進的動力,讓自己長期處于勞逸結合、張弛有度的精神狀態中,更有利于工作的開展。

2.樹立正確的人生觀、價值觀、世界觀,增強個人心理素質

基層行政工作人員應積極培育和踐行社會主義核心價值觀,通過不斷地學習,不斷充實、完善自我,提升自身的綜合素質水平。在工作中,首先應該充分了解基層行政工作本身繁瑣冗雜且不能及時體現成效的特點,正確認識到自己在這樣的一個工作中的角色定位和發揮的作用,盡量用一種“得之我幸,失之我命”的平常心心態去看淡個人榮辱得失。其次,在評優評先、職稱晉升、職務提拔等事情上不要太過于在意,盡人事聽天命。雖然有時候自己付出了很多也做了很大的努力,但結果卻不盡如人意。這個時候就要學會吸取教訓,積累經驗,知識和經驗才是人生歷練中最寶貴的財富,在有些事情上學會適當地放棄,增強個人心理素質,提高抗壓能力,培養奉獻精神,加強工作的責任心,正確看待自己崗位的特殊性,體會培養學生成長成才的成就感,不被壓力所打倒,不能只盯著自己的一畝三分地,鉆牛角尖,使自己為人處世的格局變小。

3.善于改變視角,以積極樂觀的心態去工作

與其抱怨枯燥無趣的工作帶來職業倦怠感,消耗青春、消耗激情,不如換個視角,正是因為學校提供了這樣的一個工作崗位,才有了賴以生存的飯碗,保障了你的基本生活需求,才有了一個施展才華、報效社會的機會,從而實現自我抱負。況且學校的發展與個人發展、薪酬待遇、社會地位等息息相關,唇亡齒寒,沒有學校跨越式的長足發展,也就沒有個人豐厚的薪資報酬和良好的職業前景,這個過程少不了所有行政工作人員以主人翁的姿態齊心協力、愛崗敬業的拼搏。

4.不間斷地學習充電,提升自我

基層行政工作人員大多比較年輕,經驗相對不足,所以更應該趁著年輕抓緊一切機會加強學習。給自己充電,在業務知識和管理技能上下苦功夫,加以學習、培訓,通過相關方面書籍的學習、向經驗豐富的同事請教交流、參加管理方面的講座、繼續讀研攻博深造培訓等各種方法獲取有用的信息,積累經驗,獲得豐富的素材,從而成為個人智囊里的材料來源,提高個人管理技能,使行政工作干起來得心應手。

5.正確認識自我,量身打造職業生涯規劃

高校行政管理工作繁冗復雜,但它并不是簡單機械的重復性工作。因為其崗位層次不一、職責不同,有著很強的專業性和綜合性,需要考驗一個人的綜合協調能力、溝通交流能力、政策解讀能力、上傳下達能力、出謀劃策能力甚至是科研能力等。因此,在行政管理工作中,學校的管理層領導要重視挖掘每個人的特長,充分發揮每個人的優勢,讓他們在自己的崗位上各得其所、發揮所長。而基層行政工作人員更應充分認識到自己工作的重要性和把握自我定位,靜下心沉下氣,認真研究,潛心做事,在自己的崗位上默默奉獻,創新工作方式方法,實現自己的人生價值。此外,每個人在自己的職業生涯里都必須給制定短期目標和長期目標,比如有年限設置的職稱評聘,必須在時限內完成；而學歷的提升和自我突破,都需要不斷地參加職業培訓和學歷進修等,可以綜合考慮自身實際情況和個人興趣愛好、能力價值觀等因素設立自己的職業生涯遠景目標,才能保持生活的激情和對工作的興趣動力,有效預防職業倦怠的產生。

（二）注重人文關懷,營造良好的行政工作環境

1.提供人文關懷,增加行政人員歸屬感

不管什么樣的人在什么樣的崗位上工作,他所付出的都希望得到別人的認可和重視。同樣,基層行政管理人員盡管做的是一些瑣碎繁雜的事情,但是這些事情也必須得有人去做才能維持一所學校的正常運轉,他們也渴望得到組織的關注和領導的認可。所以,學校應該注重提供組織上的人文關懷,創造良好的工作環境,開展心理健康培訓講座和沙龍,提供心理咨詢,幫助行政人員排解壓力,疏導心里困惑,緩和工作壓力,保持身心健康,這樣會增加基層行政管理人員的歸屬感,以主人翁的姿態更加用心地投入工作,有效緩解職業倦怠感。

2.注重高職院校行政管理隊伍的文化建設,打造活力辦公環境

通過開展崗位練兵、技能大賽、體育項目趣味比拼等形式多樣的活動,建立輕松愉悅的行政文化氛圍,幫助員工在活動過程中實現自我,獲得成就感,營造出一個積極陽光、平等尊重、和諧協作的良好環境。充分調動個人積極性,融洽同事關系,有利于從心理上感到放松,摒棄官本位、下級盲目執行命令的陋習,敢于在工作中提出自己的創新思路和新想法,出謀劃策,提高工作積極性,自覺地將個人發展與學校發展緊密聯系起來。

3.提高基層行政管理人員的社會地位,增加行業認同度

目前,隨著高等教育的迅速發展和招生規模的不斷擴大,大多數高職院校的基層行政管理人員都是高學歷、高素質人才。公眾應改變傳統認為的管理不過是一些簡單操作的舊觀念,重新認識基層行政工作的性質,充分認識其重要性,理解和尊重他們的辛苦付出,充分信任他們的工作。行政管理人員的能力是有限的,不能把所有的責任都加在他們的身上,要對行政管理人員持有合理期望,切勿增加他們的職業壓力,而應從改善教育大環境著手去改變現狀。也可以借助新聞媒體等各種手段引導公眾認知,給予他們職業認同,營造良好的社會信任氛圍,讓他們更加有信心認真工作,從工作中獲得滿足感和成就感,實現自我人生價值。

（三）健全和完善高校行政隊伍管理制度和激勵機制

1.建立和完善高職院校行政管理隊伍管理制度,充分調動每一位人員的工作積極性

首先,加強學習與培訓。每個部門每個崗位分工不同,具體要求不同,所要求的知識儲備和業務技能自然也就不同。所以,就需要不斷地學習和培訓,支持和鼓勵管理人員外出參加研討班和短期培訓班,通過集中面授、系統學習不斷提高業務水平、豐富知識儲備,轉變服務態度。其次,實行輪崗和交流制度。第一,實行內部輪崗和交流制度,可以有效鍛煉基層行政管理人員的綜合素質,開闊視野,全面挖掘和提升行政管理人員解決問題的能力,從而有效實現人力資源的優化配置,使每個人都能各盡其才發揮自己的優秀管理才能。每個行政工作人員在面對不同的工作崗位時,都必須重新整合個人業務知識,并且能夠因為不同的崗位需求更加熟悉學校各項工作的業務流程,甚至有機會的話可以選派年輕有為的管理人員到政府機構或者鄉鎮基層崗位去掛職鍛煉,有利于提高工作積極性,保持工作的新鮮感和熱情,有效預防職業倦怠的產生。第二,對于各個行政部門而言,如果保持新鮮血液的循環,不斷保持工作活力,將有效提高工作效率。第三,拓寬晉升渠道。每個人都有自己短期或長遠的職業規劃,這個規劃里不可避免地會有職務晉升的期望。高職院校的領導者更應為基層人員打造職務晉升的空間和平臺,建立獨立體系的管理人員職稱評聘體系,拓寬晉升渠道,發揮職稱職務晉升的激勵作用。

2.完善基層行政人員考核評價管理制度,建立長效化考核激勵機制

根據年度考核結果進行績效津貼獎勵分配,是目前大多數高職院校采取的一種分配方式,也是物質激勵的一種表現形式。但是現行的高職院校考核制度還不夠完善,存在各種亟待改進的弊端和漏洞,比如績效考核量化表上只有簡單的德、能、勤、績、廉等幾個考核因素,沒有具體的量化指標,很籠統,也沒有因為行政管理崗位的不同、分工職責的差異制定具有可比性的考核指標,而是憑借考核主官的個人判斷或者拉攏同事關系獲取選票以獲得考核優秀的結果,沒辦法細化、明確、客觀實際地反映結果。在針對基層行政管理人員的績效考核中,應更側重于建立考核的長效激勵機制,不純粹是為了考核而考核,而是為了讓考核結果有效地激勵并滿足一部分人的合理需求,從而提高行政管理人員的積極性,激發他們的潛能,提高服務效能。因此,這樣的考核更需要因為人員、崗位、職責、分工、服務對象的不同而制定出可量化的具有可比性的指標,開展充分的調研,把每一類工作性質和特點相近的具有可比性的崗位歸類,從而分別制定一套考核標準,并采取定向考核和隨機考核結合的方式,將平時的工作表現也納入評價體系中,縱向開展包含有領導評價、同行評價、服務對象評價,讓這些評價從各個側面更客觀地反映工作人員的真實面貌。此外,有些行政管理人員利用業余時間參與科學研究,也應納入評價體系,給予一定的權重比例,刺激他們更有積極性參與學校的科研。總而言之,應盡可能地從多層次、多方面、多維度,公平公正、客觀真實地反映基層行政管理人員工作實情,并將績效考核結果與基層行政人員的薪酬分配、職務晉升、職稱評聘等有效結合,讓他們能夠通過自己的努力得到獎勵、進修、晉升等,這都是得到滿足尊重和實現自我需要的一種方式。建立和完善績效考核體系,并充分運用好這一長效化考核機制,才能從根本上激發基層行政人員工作的積極性、主動性和創新性,從而提高行政工作效率。

四、結論

總之,高職院校基層行政管理人員已經逐漸成為一支專業化、綜合化、高知化的特殊群體,在高職院校的發展中不可或缺,工作狀態和效益直接影響著學校的良好運轉。因此,消除和緩解這一群體的職業倦怠感刻不容緩。一方面,高校管理者要注重從組織上提供人文關懷,通過對他們工作的認可和支持,提高他們的社會地位,從而提高他們自身的職業認同感；要建立健全合理的分配制度和績效考核體系,通過收入水平的提高來消除他們的不公平感；另一方面,基層行政管理人員要從自身出發,樹立正確的價值觀,培養愛崗敬業精神,優化人際關系,量身打造職業生涯發展規劃,在工作中尋找成就感和滿足感。只有這樣,才能最終有效緩解和消除高職院校基層行政管理人員的職業倦怠感,促進高等教育事業的良性發展。