新時期檔案信息利用服務的若干問題探討

謝薇薇

摘 要：在全新的社會發展時期，檔案材料的功能被增加，現代檔案不僅僅具有常規檔案的信息功能，檔案材料還可以發揮出服務功能，檔案工作者與擁有者對檔案材料合理使用可以將檔案材料多種價值均有效地發揮出來。但是在應用檔案材料時，工作人員常常會遇到一些檔案應用問題，這些應用問題嚴重地影響了檔案材料的應用體驗，使其具有的服務效果減弱，本文根據對檔案信息應用工作的了解，對其利用方式與服務方式相關的內容進行分析。

關鍵詞：新時期；檔案信息；利用服務；問題

檔案工作屬于社會性的基礎工作，在對檔案進行應用時，管理人員將原有的管理理念積極革新，在管理檔案的同時，也逐漸將與檔案相關的其他工作進行了改善，逐步完善了與檔案相關的法律系統，新型的檔案服務系統也逐漸獲得了社會大眾的認同。為了將檔案具有的所有功能都可以有效地發揮出來，管理人員對利用檔案材料的方法進行了重點考察，革新了應用檔案的方法，本文根據對現代化的各類檔案材料的了解，對合理應用檔案的方法進行分析，確?？梢酝ㄟ^新型利用方法，解決檔案服務工作中的問題。

1 改變原有的服務方法

當前，檔案館內部的局域網建設水平在不斷的發展，檔案部門在實際的工作中需要充分的利用企事業單位自己的網站去完成網頁制作，同時組織好網頁上的各項信息，這樣才能使得檔案管理服務系統能夠和企事業單位的網站形成良好的互動關系。實現了檔案信息的在線檢索，提高了服務的質量和水平。當前，國內很多單位的檔案館都充分的利用互聯網來提供線上服務。同時它也成為了當前檔案利用服務過程中非常關鍵的一個形式。檔案工程建設者一定要以網站為依托，提高檔案信息資源數據庫建設的力度，特別是電子文件全文數據庫的建設和發展。在網站上就可以瀏覽和利用檔案信息，從而使得檔案管理工作能夠更加的規范。

電子檔案逐漸成為檔案管理機構的主要檔案材料，而電子檔案的利用價值也更高，為了確保電子檔案利用工作的暢通性，可以在檔案館之中建設相關數據庫來實現對檔案材料的集中管理，在管理的同時，將多種類型的檔案整合起來，減低利用難度。

2 完善檔案服務平臺的建設工作

在檔案管理當中，基礎建設和服務平臺的創建可以十分顯著的提高檔案服務工作的質量。首先在實際的工作中，我們一定要采取有效的措施不斷的增強檔案收集和整理的質量和水平，對信息化創建加以改進，這也成為了保證檔案利用和服務質量的一個十分關鍵的前提條件。在新時期的建設和發展當中，不斷的提升檔案管理和利用的效率，完善檔案服務的質量及功能是人們非常關注的一項內容，同時其也成為了當前檔案館當中所存在的一個非常常見的問題。在工作中，我們要重視檔案的收集工作，將擴大檔案資源當成一項關鍵內容，這也成為了保證工作質量的一個前提條件，當前的檔案館發展當中，文書檔案的數量要比技術和經濟檔案多很多，此外歷史文件要比現行文件多很多，所以我們要對這些資源進行全面的整合，將檔案內容充分的融入到新技術領域當中。

其次是在工作的過程中，我們一定要更加積極的去建立檔案數字化和網絡化的平臺，從而能夠為工作人員開展在線收集和整理檔案創造更好的條件，借助對圖書館目錄的數字化建設，在這一過程中，我們還要積極的建立科學的查詢系統和全方位的數據庫，數據庫和網絡是現代電子檔案信息服務模式的一個非常重要的基礎。

再次是要不斷的提升管理人員自身的職業素質和技能，同時還要在這一過程中不斷的拓寬其自身的知識面，我國的電子計算機技術和網絡技術以及微縮復制技術等都在檔案管理工作中得到了非常好的應用，檔案工作也朝著復雜化的方向發展，從以往的依靠自身的經驗管理轉向了科學化的管理，同時，其現代化的水平也在這一過程中得到了十分顯著的提升，傳統的工作方式已經無法滿足其發展，所以在這樣的情況下，我們必須要采用更加先進的技術做好現代化的服務工作。

3 將原有的服務范圍進行擴展

3.1 擴展基本服務功能

除了通過前兩種革新檔案系統的方法可以解決利用檔案工作中的問題之外，管理人員還可以將原有的檔案服務領域進行有效擴展，通過增加檔案服務的基礎功能來提升基本服務水平，檔案服務工作要需要朝著信息化、社會化的方向發展，從檔案的根本性質來看，檔案材料是一種重要信息，常見的檔案包括人事檔案、施工檔案以及學生檔案等。無論是哪一種檔案材料，都記載著價值極高的信息，而從當前的社會工作開展情況來看，無論是行政工作還是生產活動，其體系都更為復雜，而體系之中需要的檔案材料也出現了變化，其對于信息的需求也就更為迫切，為了避免被其他的信息取代，管理人員必須要改變原有的檔案服務形式，增加服務主體。

3.2 創設新型檔案產業

除了改變服務形式之外，相關工作者還可以開展創建檔案產業的相關工作，在新型檔案產業之中，管理人員需要將原有的角色進行轉變，逐漸擺脫單一的保管者的身份，轉變為檔案材料的提供人員與利用人員，對于檔案館這個工作環境也需要進行改變，將原有的單一收藏檔案材料的功能擴展為收集當那信息，注重檔案館的聚集信息這一實際功能。還可以在檔案館之中建設信息交流中心，充分地對檔案的信息價值進行挖掘。在改變檔案管理工作單位的基本形態的同時，還可以建設起以檔案館為中心的系列產業，借助產業的力量來優化現有的檔案管理事業。

3.3 優化資源共享方式

在實現縱向發展需要的同時，管理者還需要與相關部門以及企業進行聯合，將情報部門、圖書館等多種與檔案管理機構存在聯系的主體有機聯合，借助這幾個極具信息價值的機構來組建具有一定的現代化特點的信息系統，對新型信息系統開展一體化管理，以最快的效率進行檔案信息共享。

結束語

檔案材料屬于極為重要的社會材料，相關人員在應用檔案時，需要對其主要內容進行明確，根據具體的檔案信息來確定其應用方法，身為檔案的管理者，管理人員必須要在日常工作之中找準自己的定位，在確定全新的檔案利用方案時，始終堅持創新的態度，同時還需要充分考慮較為復雜的管理情況。檔案服務屬于一種全新的社會服務形式，其成熟度比較低，檔案工作者必須要要服務活動的不斷實踐中提升自己的服務水平，同時對幾種與檔案相關的新型信息技術進行應用，將檔案產業也創建起來，通過產業化的檔案服務來推升其利用收益。

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