流動人員檔案信息化建設的實踐和思考

張萌

摘 要：流動人員人事檔案管理，是一項復雜、龐大的工程。傳統的紙質人事檔案管理方式，已經無法滿足日益增長的人事檔案管理需求。流動人員檔案管理信息化建設，不僅能夠緩解人事檔案管理的壓力，提升人事檔案管理的效率，同時，也便于為社會挖掘有需要的人才，促進人才的流動。

關鍵詞：流動人員；檔案；信息化

流動人員信息化建設，是指將信息化的技術引入流動人員信息管理工作中，將傳統的紙質檔案管理的方式，轉變成電子檔案數據庫。傳統的流動人員檔案管理方式，效率低、更新慢，死檔、斷檔現象十分普遍。隨著人才數量的急劇增長，傳統的人事檔案管理中心，有限的存儲場所和物質資源，無法滿足當前檔案管理的實際需要。建設新的檔案管理場所，不僅耗費時間長，資金數額巨大，同時效率低下，不符合當前的檔案存儲需求。實行信息化的流動人員管理方式，不僅有利于減輕負擔，同時信息化的檔案管理具有長久性和便于更新的特點，有利于開發人力資源，提升社會效益。

1 人事檔案管理的現狀

1.1 信息化檔案建設資金不足

檔案信息化管理對于挖掘人才，開發人力資源，推動人才合理流動，促進社會均衡發展有重要的意義。但當前我國對于檔案信息管理的重視程度還不足，檔案管理中心的資金主要來自于政府撥款，相對其他政府部門來說，檔案信息化建設是一項基礎性工程，不會帶來明顯的經濟效益。因此，地方政府往往容易忽視信息化管理的建設，用于支持檔案信息化建設的資金遠遠無法滿足實際要求。

1.2 缺乏信息化專業人才

隨著知識經濟的時代的不斷發展，信息化技術滲透到各行各業，影響著人們的工作方式，變革勞動力市場的需求結構。實行流動人員的信息化管理，不僅是時代發展的客觀要求，同時也是檔案管理行業內部的徹底變革。通過檔案的信息化管理，將傳統的紙質檔案，錄入進人事檔案數據庫，進行信息管理系統的研發，同時還需要持續對檔案管理系統進行維護和修復，確保檔案資料的安全性，防止非法行為。這需要檔案管理人員不僅具備豐富的檔案管理理論知識和實踐經驗，同時，還需要能夠掌握現代化的信息管理技術。當前，由于國內的人事檔案建設起步較晚，相關部門對于人事檔案的建設重視程度不夠，不注重檔案管理中心人才的培養和引進，導致核心技術人才缺失，檔案管理人員大多都是非專業人士經過簡單培訓，進入工作崗位，造成檔案管理缺乏專業性，檔案缺失、造假等現象時有發生。

2 優化人事檔案信息化的策略

2.1 加大投入，轉變觀念，重視信息化檔案建設

人事檔案信息化建設，是一項造福社會的基礎性工程，不僅能夠帶來巨大的社會效益，同時從長遠來看，帶來的潛在經濟效益也是十分可觀的。檔案信息化的不斷完善，幫助企事業單位選拔快速精準地挖掘優秀人才，同時也有利于實現信息共享，促進人才的合理流動，尤其是針對相對落后地區來說，引進先進的優秀人才，對區域經濟的發展有十分重要的推動作用。政府部門應該注重對于檔案信息化建設的投入，資金上給予檔案管理部門支持，同時政策上要注重人事檔案信息化建設，將檔案管理信息化程度列入考核要求。

2.2 提升人才的業務水平，引進先進技術人才

針對當前，檔案服務中心普遍缺乏專業技術人才的局面，相關部門首先要加強對現有從業人員的培訓工作，定期進行講座和公開課培訓，培訓內容不僅要覆蓋檔案管理的理論知識，同時要組織學習先進的信息化檔案管理的技術，熟悉操作先進的信息化設備。同時，要幫助檔案管理從業人員，提升對檔案管理工作重要性的認識，樹立法制觀念，維護流動人員的信息安全，幫助從業人員樹立工作自豪感和認同感[1]。此外，流動人員檔案信息化管理建設，需要先進的信息技術人員搭建檔案數據庫，同時做好后期的修復和維護工作，這就需要檔案管理中心，注重引進相關的技術人才，吸引人才，促進檔案信息化的可持續發展。除定期的講座和培訓之外，還應當積極組織行業交流和研討會，促進檔案服務人員進行技術交流和探討，學習其他從業人員的先進工作方式和理念，提升自身的工作能力。高等教育學校作為人才輸送的基地，應當注重對于檔案管理專業的信息化技術教育，提升信息技術課程所占學分比例，幫助檔案管理專業學生，在從業之后，能夠工作要求[2]。

2.3 完善信息化檔案管理機制，實行規范管理

當前，檔案信息化管理進程，任務繁重，傳統檔案管理留下的死檔、缺檔等現象十分普遍，給檔案信息化建設增加了很大的難度。完善信息化檔案管理機制，就是要對信息化的檔案管理工作，進行規范，制定明確共同的實施標準。就檔案的存儲格式和檔案描述來說，應該做到統一規范，便于管理，同時也能夠便于檔案資源實現跨區域共享，推動人才的合理流動。就檔案的電子錄入來說，應該配備恰當的設備，比如掃描儀，同時對文件的壓縮和圖片格式要求，進行統一規范。就檔案的調閱、查閱程序來說，應該制定嚴格統一的程序要求，切實保障檔案資源的安全性。同時，應當根據地方的流動人員數量和流動人員結構特點，制定具體的檔案更新規定，保障檔案資源不斷更新，以利于流動人員的檔案管理工作發揮最大的價值。

2.4 完善檔案管理的法制法規建設

信息化的檔案管理方式，突破了傳統人事檔案管理的工作模式，是知識經濟新時代的產物，因此，相應的法制法規尚不健全，關于信息化檔案管理的內容尚且不夠完善。針對這一問題，相關部門應當根據當地檔案信息化建設的實際需要，制定切實可行的行政法規，讓檔案信息化管理工作切實能夠做到“有法可依”，為檔案信息化建設指明一個良性的發展方向[3]。同時，要提升檔案管理工作人員的法律意識，在實際的工作中，切實做到“依法管理”，避免人事檔案造假和隨意篡改現象。

3 總結

總的來說，流動人員檔案信息化建設，是一項持久性的基礎性工程，還需要不斷地進行完善和推廣。相關的部門，首先應該充分認識到人事檔案信息化建設帶來的社會效益和潛在經濟效益，從長遠的眼光出發，緊跟時代發展的步伐，推進檔案信息化管理工作不斷深入和完善，其次應該給予信息化建設充分的人力和物力支持，注重培養多層次的檔案管理人才，提升檔案管理人員的業務素質和綜合素養，通過明確的管理體制，規范信息化檔案管理工作，通過不斷完善的法制建設，從制度上保障檔案管理信息化工作的順利開展。

參考文獻

[1]張青松.人事檔案信息化管理與服務工作之探析[J].科技風，2018（12）：178.

[2]管建輝.流動人員人事檔案信息化管理和應用[J].黨史博采（理論），2017（06）：50-51.

[3]李全喜.流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題與對策[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017（06）：11-12.