企業物資采購的審計風險與防范

歐春艷

摘要：本文圍繞企業物資采購中的審計風險防范開展深入研究，首先分析企業在開展物資采購期間審計風險的類型，隨后圍繞集中/非集中采購、價格信息、重點采購以及采購監督，提出有效防范審計風險的策略，以供我國企業參考、借鑒。

關鍵詞：物資采購；審計風險；風險防范

在現代企業經營中，物資采購是十分重要的供應鏈環節，同時物資采購也是為企業提供生產活動必須的生產資料的重要環節，而審計風險，貫穿于企業物資采購全程，因此充分明確審計風險類型，在風險到來之前就對其進行有效的防范，是企業實現健康可持續發展的重要舉措。

一、企業物資采購審計風險類型

（一）制度執行風險

企業在開展物資采購期間，存在個別采購流程沒有按照約定制度嚴格執行，進而產生的制度執行風險。

（二）采購計劃風險

市場需求發生變動，造成企業制定的采購計劃，同實際情況不符合，與采購計劃目標發生了偏離所引起的采購計劃風險。

（三）采購合同風險

企業在與供應商進行合同簽署期間，合同的條款內容模糊不清，責任內容界定不明，存在合同欺詐現象，合同管理缺失等現象引起的采購合同風險。

（四）采購價格風險

供應商存在圍標、串標、對價格惡意哄抬，或者是價格低廉，質量不達標的產品以次充好所引發的價格風險。

（五）驗收風險

企業開展物資采購期間，負責人驗收的人員不按照采購需求、合同約定的明細內容進行驗收工作，出現采購質量、采購數量未達到采購計劃中的要求就入庫、進行資金支付等一系列的后續工作，造成企業損失而導致的驗收風險。

二、企業物資采購審計風險防范策略

（一）區別對待集中/非集中采購的審計

在企業開展物資采購期間，需要將集中、非集中采購的審計工作區別對待。企業的物資集中采購，是企業內各使用部門提出物資需求申請，在審批通過后，采購部門開展集中的采購，集中采購透明度高，權責分工詳細，可有效防止部門在采購期間的‘小動作，針對集中采購，首先要對來往單位做經常性的了解，例如通過征信系統查詢企業信用，去法院查詢企業的訴訟信息、或是在行業商會中充分了解競爭對手的信息等等，繼而將不良供應商杜絕在采購計劃之外，其次是以量大的優勢來壓低價格，將此采購成本降低，再次是盡量找到采購貨物的源頭，將物資采購中間環節最大化減少，最大化降低采購成本。作為依據企業內部物資需求開展的采購形式，在開展非集中采購期間，具有較大的審計難度和復雜程度，若想要在非集中采購期間有效規避審計風險，需要遵循如下內容開展工作：

1.杜絕采購虛增現象、采購虛假現象、高檔采購現象、化整為零現象以及逃避審計工作的惡劣行為；

2.是要確保送審金額起點制定合理，假如起點制定太高，就會增加監督的難度，未采購人員提供逃避審計的空間，而過低的審計金額起點，就會造成過于頻繁的送審行為，進而影響審計的質量，通常，建議以2000-5000元作為送審的起點；

3.加強驗收的審計力度，必須確保采購的物資、送審貨號、質量等數據完全一致，避免驗收、審計工作二者脫節；

4.因為非集中采購具有很大的復雜性，設計到多種品牌、種類，這就要求審計人員更多的深入采購市場進行行情調查，核實準確的相關信息；

5.在開展采購活動前，就讓審計人員提前介入，充分核實申請采購是否合理，從源頭發現問題，有效避免不合理采購現象的出現。此外，不論是針對集中采購，還是非集中采購形式的審計，都嚴格控制預算，防止預算超標，防止盲目的開展高檔采購、求洋采購，最大化爭取采購的合理性，達到使用、解決的效果。

（二）建立價格信息庫

一般情況下，物資采購定價難以做到絕對性合理、企業只能盡量充分考慮實際情況，把誤差在5%的范圍內加以控制，當前包括以下幾種定價方法：

1.以市場價格作為依據，計算整個市場平均價，在充分售后服務、是否配送等負數條件的基礎上，制定略微高于或是低于市場價的價格；

2.電話詢價，即根據商品上表、報裝提供的聯絡方式與生產廠家取得聯系，詢問低價之后，再酌情進行定價；

3.是成本分析定價，這一方法是針對一些難以詢價，來源單一的商品，對其進行成本分析，經過企業與供應商洽談后制定價格。

在采取上述定價方法期間，在購置周期性物資期間，若想避免審計風險，就要求審計部門利用計算機信息技術，建設價格信息系統，并以互聯網、市場、報刊等多渠道進行物資價格的收集，并對收集到的數據匯總、編制，將價格存于價格信息系統中，并定期依據市場的實際變動對價格信息庫進行更新，對價格進行實時動態更新，以便以采購部門將價格信息當作是報審的依據，將審計、報審部門之間的矛盾大幅度減少，提高審計部門工作效率，有效規避審計風險。

（三）加大重點采購的審計工作力度

通常，非重點和重點采購在企業中很難徹底區分開，具體情況需要依據企業的規模、管理的精細程度、企業工作性質等來確定，一般大型企業的重點采購包括：

1.采購資金超過300000.00元；

2.突發性的物資短缺、必須立即采購；

3.采購的物資具有壟斷性質，或者是采購與資源單一。

在開展重點采購審計工作期間，為規避審計風險，應該具備及時性和靈活性，在物資數量較大，金額較大的情況下，必須嚴格審計采購工作是否使用了招標形式，投標單位是否至少三家以上，同時，需要嚴格審計投標的單位的背景，除了采購部門的要約單位，還比必須有其他部門的要約單位。此外，要加強招標工作公平性的審計，要求采購招標必須公開選購，公正交易，及時審計招標、評標以及定標每一個階段是否存在違規的現象，是否有內部人員向供應商泄露重要信息的行為發生，進而全方位的確保采購足夠透明、足夠可觀、足夠公正。與此同時，在采購繼續物資洽談的過程中，需要委派審計人員參與洽談，保證采購人員在限定時間內完成采購任務。針對貨物渠道、資源單一的物資采購，需要報以足夠的耐心，同供應商進行洽談，并做出相關產品的參照，以成本分析法的角度開展審計工作，最大化保證價格趨于合理。

（四）對物資采購流程全程監督

企業開展的物資采購流程，涵蓋了制定采購計劃——計劃審批——采購方式選擇——簽約——驗收——支付，企業需要利用制度的約束以及內部控制審計工作、財務審計等手段，對采購期間的整個流程加以控制和監督，從而確保流程的完整性、規范性、不存在弄虛作假的現象。首先，需要監督、檢查企業在制定物資采購計劃期間，計劃中的采購數量、采購目標、采購時間是否嚴格同實際情況相吻合，計劃目標與事項的目標是否完全一致，其次是嚴格審查企業的物資供應商，是否嚴格遵循招投標的方式選擇供應商，是否按照嚴格遵循采購的規范流程開展物資采購，如果存在使用其他采購方式的情況，需要查看所采用的采購方式，們是否存在違反國家法律、行業相關規定的行為。再次是嚴格核實企業采購的經辦部門、監督部門工作人員，是否嚴格審查了供應商，一旦確定了企業的供應商名錄以后，必須每年對所有供應商的資質進行復審，最后是提前對國內價格水平、國家制定的相關稅收政策進行調研，再與實際的產品報價進行對比，確認報價是否包括稅錢的相關約定。

三、結語

對物資采購審計風險的防范，是一項十分復雜，具備系統化的工作，企業必須對物資采購審計風險常抓不懈，予以高度重視，在高度明確審計風險類型的基礎上，區別對待集中、非集中采購的審計、通過互聯網、期刊等途徑收集價格信息，建立價格信息庫，加強對企業重點采購的審計力度，對物資采購流程開展全程監督，才能夠有效防范物資采購期間的審計風險。