信息化環(huán)境下中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理

黃榮格

摘要：當(dāng)前，國家逐步增加了基礎(chǔ)教育方面的人力、物力和財(cái)力投入，有效改善了中小學(xué)校的基礎(chǔ)教育條件。然而，在這樣的背景下，如何高效管理中小學(xué)校的固定資產(chǎn)成為了所有教學(xué)工作者非常關(guān)注的問題。對此，本文將基于當(dāng)下中小學(xué)在固定資產(chǎn)管理方面存在的問題，并從信息化的角度來闡述其優(yōu)勢，之后并根據(jù)實(shí)際情況提出信息化環(huán)境下中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理的策略，旨在為提升中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理的水平提供可參考的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息化；中小學(xué)校；固定資產(chǎn)

在中小學(xué)校不斷發(fā)展的過程中，固定資產(chǎn)是非常重要的基礎(chǔ)條件，這也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代教育和培養(yǎng)高素質(zhì)人才所不可或缺的重要條件。然而，基于傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式，使得管理質(zhì)量和效率都難以滿足教育現(xiàn)代化的需要。因此，通過合理地將信息化技術(shù)應(yīng)用到中小學(xué)校的固定資產(chǎn)管理過程中，在信息化管理的支撐下，以便能更好地經(jīng)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理與財(cái)務(wù)管理結(jié)合到一起，從而推動(dòng)現(xiàn)代中小學(xué)校更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。

一、信息化環(huán)境下的中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理存在的問題

通過對信息化環(huán)境下的中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前中小學(xué)校的固定資產(chǎn)管理還存在下列幾個(gè)問題：

（一）固定資產(chǎn)各類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在財(cái)務(wù)核算方面，當(dāng)前因財(cái)務(wù)部門主要采取的是事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度，所以通過全面分析事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度中關(guān)于固定資產(chǎn)的內(nèi)容，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類。執(zhí)行實(shí)物使用管理方面，則主要是利用行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)對各項(xiàng)資產(chǎn)根據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)置的情況進(jìn)行分類管理。實(shí)際上中小學(xué)校的固定資產(chǎn)管理有兩套軟件系統(tǒng)，即財(cái)務(wù)軟件固定資產(chǎn)系統(tǒng)和行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。兩套軟件系統(tǒng)資產(chǎn)的分類、編號(hào)、編碼要求不同，會(huì)導(dǎo)致實(shí)物資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)部門對固定資產(chǎn)的分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不利于中小學(xué)校的管理，也增加了固定資產(chǎn)信息化管理的隱患。

（二）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不對接

通過全面分析當(dāng)前中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，其主要是采用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)對實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行管理，而對固定資產(chǎn)的價(jià)值管理則主要是采用財(cái)務(wù)管理軟件。因此，在中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理過程中，當(dāng)應(yīng)用財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候并不會(huì)預(yù)留任何的接口，所以在這兩個(gè)系統(tǒng)之間難以真正實(shí)現(xiàn)對接。同時(shí)，當(dāng)相關(guān)的數(shù)據(jù)資料在出現(xiàn)不一致的時(shí)候，便只有利用兩個(gè)系統(tǒng)將所有的數(shù)據(jù)直接打印出來，并進(jìn)行人工核對，這樣大大降低了中小學(xué)校固定資產(chǎn)的信息化管理水平。又因?yàn)橹行W(xué)校固定資產(chǎn)管理過程中所采用的分類標(biāo)準(zhǔn)不一致，所以兩者對固定資產(chǎn)的編碼規(guī)則也不統(tǒng)一，從而增加中小學(xué)校的固定資產(chǎn)管理難度性。

（三）固定資產(chǎn)系統(tǒng)信息和財(cái)務(wù)部門信息不一致

通常中小學(xué)校在資產(chǎn)管理的過程中，其財(cái)務(wù)部門主要是對固定資產(chǎn)的價(jià)值進(jìn)行核算，而實(shí)物管理部門則主要是負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)的使用情況、報(bào)廢等過程進(jìn)行分析與管理。這樣因兩者在管理的過程中主要側(cè)重點(diǎn)不同，所以在中小學(xué)校的固定資產(chǎn)實(shí)際管理過程中常常會(huì)出現(xiàn)偏差。實(shí)物管理部門是在資產(chǎn)完成驗(yàn)收手續(xù)之后，再根據(jù)入庫單在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的登記卡片，然后最終投入使用；財(cái)務(wù)部門在核算的過程中主要是將各項(xiàng)資金的支付情況作為登記資產(chǎn)的重要依據(jù)。這樣便會(huì)當(dāng)因報(bào)賬人報(bào)賬的時(shí)間推遲或者是因資金緊缺而無法及時(shí)付款時(shí)，會(huì)讓整個(gè)會(huì)計(jì)核算呈現(xiàn)出遲滯性的特點(diǎn)，并會(huì)讓資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)部門的固定資產(chǎn)信息呈現(xiàn)出不對稱的現(xiàn)象。

二、固定資產(chǎn)信息化管理的優(yōu)勢

（一）有利于實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息共享，便于管理與控制

在當(dāng)前信息化環(huán)境下的中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理過程中，通過將傳統(tǒng)的靜態(tài)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理方法，能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息交流的實(shí)時(shí)化，充分突出固定資產(chǎn)管理的人性化。其中，由于以往在固定資產(chǎn)管理的過程中主要采用的是人工賬冊卡進(jìn)行管理，以致對資產(chǎn)的實(shí)用、變動(dòng)等情況，通常僅有相關(guān)的資產(chǎn)管理部門了解。對此，若能基于信息化管理模式在應(yīng)用方面的優(yōu)勢，如借助數(shù)據(jù)庫處理平臺(tái)來對固定資產(chǎn)信息進(jìn)行處理，如此一來，當(dāng)固定資產(chǎn)信息被全然收錄到相應(yīng)的系統(tǒng)中時(shí)，其余人員便可結(jié)合自身工作需求來調(diào)用其中數(shù)據(jù)，如此便能達(dá)到資源共享的目的。尤其是針對上級主管部門，這種模式的應(yīng)用更具有優(yōu)越性。具體可分為三級部門管理模式：首先，第一級的管理部門主要是由領(lǐng)導(dǎo)組成，其主要負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分配；第二級便是歸口主要部門，其主要的管理對象為固定資產(chǎn)其中一項(xiàng)分塊；至于第三級則具體指向員工個(gè)體。基于以上三級的層層把關(guān)，使各環(huán)節(jié)均能找到與之相對應(yīng)的負(fù)責(zé)人，如此一來，不僅可切實(shí)構(gòu)建出高效的監(jiān)督約束機(jī)制，能夠有效避免在中小學(xué)校的固定資產(chǎn)管理過程中因受到主觀因素的人為操控和管理，從而出現(xiàn)推諉的現(xiàn)象。

（二）有利于保證中小學(xué)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整性、唯一性、規(guī)范性、科學(xué)性

基于信息化的時(shí)代別凈，針對中小學(xué)固定資產(chǎn)的管理，也唯有信息技術(shù)的支撐，方有助于格式統(tǒng)一、制度統(tǒng)一以及標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的目標(biāo)達(dá)成。尤其是在中小學(xué)校固定資產(chǎn)的管理人員初步錄入固定資產(chǎn)的信息時(shí)，需將信息內(nèi)容按照相應(yīng)的流程來確保其輸入的完整性與準(zhǔn)確性，如此便可形成具有唯一性的數(shù)據(jù)條形碼編號(hào)，從而實(shí)現(xiàn)對所有固定資產(chǎn)信息的全面記載，進(jìn)而從根本上避免各項(xiàng)數(shù)據(jù)丟失。繼而實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)實(shí)物管理與財(cái)務(wù)管理的真正統(tǒng)一，由此確保了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整性、唯一性、科學(xué)性和規(guī)范性。

三、信息化環(huán)境下固定資產(chǎn)管理方法

通過合理的將信息化技術(shù)應(yīng)用到中小學(xué)校的固定資產(chǎn)管理過程中，始終堅(jiān)持以信息化管理作為支撐，能夠更好地將固定資產(chǎn)的實(shí)物管理和財(cái)務(wù)管理全面統(tǒng)一起來，從而推動(dòng)現(xiàn)代中小學(xué)校更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。

（一）創(chuàng)建并維護(hù)完整的固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)

基于信息化的時(shí)代背景，若學(xué)校欲利用固定資產(chǎn)系統(tǒng)來全程管理學(xué)校的固定資產(chǎn)，則首要任務(wù)應(yīng)當(dāng)是積極建立起中小學(xué)的固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。當(dāng)然，在此過程中，針對相關(guān)數(shù)據(jù)的整理與收集，需結(jié)合其資產(chǎn)類別以及具體的實(shí)用部門來對這些數(shù)據(jù)予以規(guī)范性的編碼，不同部門所擁有的實(shí)物資產(chǎn)編碼必須具備唯一特性，并且每一項(xiàng)實(shí)物資產(chǎn)從其構(gòu)建到最終的報(bào)廢，其生命周期都將全部記錄到實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng)之中，不僅如此，在該固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，就相關(guān)固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、用途、技術(shù)狀態(tài)、資產(chǎn)類別、主要技術(shù)參數(shù)、使用單位等各項(xiàng)數(shù)據(jù)均將完整錄入數(shù)據(jù)庫之中，而資產(chǎn)管理熱源則可基于數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)反饋來了解當(dāng)前的資產(chǎn)變動(dòng)情況，從而對其予以實(shí)時(shí)的維護(hù)。最后，則相關(guān)固定資產(chǎn)的所有信息都將在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中得到全面反饋，包括設(shè)備是否處于帶病運(yùn)行狀態(tài)，或是封存、閑置、備用等狀態(tài)等，均可通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)來進(jìn)行狀態(tài)查詢，并可就其使用效率展開分析，以評估學(xué)校當(dāng)前的固定資產(chǎn)調(diào)劑是否合理，繼而可為學(xué)校固定資產(chǎn)的合理使用提供有效保障。

（二）固定資產(chǎn)管理與會(huì)計(jì)核算管理的數(shù)據(jù)自動(dòng)集成

使用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)來管理固定資產(chǎn)，其系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將固定資產(chǎn)的管理與核算結(jié)合到一起，如此便實(shí)現(xiàn)了實(shí)物流與資金流信息的集成，進(jìn)而讓財(cái)務(wù)信息能可得到更加準(zhǔn)確的反饋。不僅如此，基于該系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)管理信息的實(shí)時(shí)處理，從而可大幅減少財(cái)務(wù)人員的工作量，并避免了因人為的操作失誤而可能出現(xiàn)的紕漏。最重要的一點(diǎn)，該系統(tǒng)能可記錄下具體的操作步驟，如此便能詳盡掌握每一筆固定資產(chǎn)資金的來龍去脈，當(dāng)然，在此過程中，學(xué)校會(huì)計(jì)人員，其應(yīng)務(wù)必對明細(xì)資產(chǎn)編號(hào)的白費(fèi)、轉(zhuǎn)移等于總賬科目相關(guān)的項(xiàng)目予以實(shí)時(shí)更新，以便學(xué)校管理人員可隨時(shí)查詢到自身查詢權(quán)限范圍內(nèi)的所有信息，由此才能借由數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)共享來加快學(xué)校對各類數(shù)據(jù)信息的處理速度，當(dāng)然，如此一來，學(xué)校的信息傳輸速度亦將隨之得到有效加快。最后，考慮到資產(chǎn)信息往往需要經(jīng)歷多個(gè)環(huán)節(jié)才會(huì)傳遞到財(cái)務(wù)人員手中，故為避免數(shù)據(jù)在傳輸過程中產(chǎn)生差池，則財(cái)務(wù)人員，還需對現(xiàn)有的固定資產(chǎn)系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)有一個(gè)大致的了解，這樣才能為保持財(cái)務(wù)臺(tái)賬與實(shí)物臺(tái)賬的一致性提供有利條件。

總之，針對中小學(xué)校固定資產(chǎn)，唯有切實(shí)做到科學(xué)、合理且有效的管理，方能切實(shí)發(fā)揮出這些固定資產(chǎn)的使用效益以及延長固定資產(chǎn)的實(shí)用壽命。至于當(dāng)前，我國大多數(shù)中小學(xué)，其雖在管理固定資產(chǎn)方面取得了一定的成效，但也同時(shí)暴露了許多問題，對此，作為學(xué)校管理者，其在實(shí)際的管理過程中應(yīng)務(wù)必基于當(dāng)前存在于學(xué)校固定資產(chǎn)管理工作中的問題來采取有針對性的解決策略，如此方能在最大限度的發(fā)揮學(xué)校固定資產(chǎn)的效益同時(shí)，為學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)的開展保駕護(hù)航。