精細(xì)化管理在醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件有效期管理中的應(yīng)用

呂亞萍

摘 要 在醫(yī)用耗材的管理中，資質(zhì)證件有效期管理工作十分重要，而且這項工作具有責(zé)任重、工作量大、變化快等特點，因此在實際的執(zhí)行中存在很大的難度。高值耗材大部分直接進入人體，價格比較高，發(fā)生醫(yī)療糾紛的可能性很大，而且產(chǎn)生醫(yī)療糾紛多是在手術(shù)結(jié)束的若干年后，需要查看當(dāng)時的有關(guān)記錄，因此需要重視醫(yī)用耗材的證件管理。精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代化的管理方式，廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域中。本文就精細(xì)化管理在醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件有效期管理中的應(yīng)用進行研究，以期給醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件有效期管理帶來啟發(fā)。

關(guān)鍵詞 精細(xì)化管理 醫(yī)用高值耗材 資質(zhì)證件 有效期

一、醫(yī)用耗材資質(zhì)證件動態(tài)管理的意義

以往管理高值耗材的證件時，一些高值耗材在首次購買時，所有的證件都是齊全的，但在經(jīng)過一段時間的使用后，我們會發(fā)現(xiàn)這些高值耗材的一些證件已經(jīng)過了有效期，其質(zhì)量無法得到保障，因此迫使醫(yī)院處于一種被動局面，一旦出現(xiàn)問題，必然導(dǎo)致醫(yī)療糾紛的發(fā)生。因此，有效地管理高值耗材的資質(zhì)證件具有重要的現(xiàn)實意義。在管理高值耗材的資質(zhì)證件的有效期時，我們需要把握以下幾點：一是證件檔案管理的內(nèi)容不斷更新和增加；二是證件管理應(yīng)貫穿于醫(yī)用耗材有關(guān)的所有工作流程；三是要將實際的采購工作和醫(yī)用耗材的動態(tài)管理結(jié)合在一起，使無證或者證件過期的產(chǎn)品無法被采購。[1]

一般來說，醫(yī)院需要使用的高值耗材種類非常多，而且進貨批次也非常多，這就決定了每次訂貨和驗收時不可能翻閱大堆的證件。基于這一事實，我們需要建立一套合理的高值耗材資質(zhì)證件管理方法。一般來說，醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證是4年，但廠家授權(quán)是1～2年，因此經(jīng)常存在經(jīng)營公司更名或者代理商變更，并且老產(chǎn)品淘汰和新產(chǎn)品增加的現(xiàn)象也是十分常見的。我們需要對過期的證件及時采取有效的解決措施，向有關(guān)供貨商或者企業(yè)索取新的證件，并停止采購證件過期產(chǎn)品。而要想更好地解決這一問題，確保醫(yī)用耗材的安全性，我們需要科學(xué)地管理醫(yī)用耗材的資質(zhì)證件。

二、精細(xì)化管理在醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件有效期管理中的應(yīng)用

精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代化的管理理念，最早起源于日本。它建立在常規(guī)管理之上，并向更為深入的管理方向轉(zhuǎn)變，其管理目標(biāo)是最大限度地減少成本消耗，要求每一個人切實履行自己的職責(zé)。[2]在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下，我們在對醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件進行有效期管理時，可以建立一個醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)（HRP）。它是一個集人力資源管理、信息資源管理、物質(zhì)資源管理以及財務(wù)資源管理為一體的管理軟件。在管理醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件時，采用HRP系統(tǒng)的主要目的在于管理的自動化、信息化、智能化，進而避免人為的失誤造成損失，提升醫(yī)院高值耗材資質(zhì)證件管理的水平。HRP系統(tǒng)在進行醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件有效期管理時，主要的功能如下：

（一）預(yù)警功能

醫(yī)院使用的醫(yī)用耗材種類非常多，而且相對應(yīng)的經(jīng)銷商也非常多，如果采用手工的形式，很難準(zhǔn)確、快速地查詢證件即將過期的公司和產(chǎn)品。在管理醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件時，采用HRP系統(tǒng)可以在有效期預(yù)警界面中設(shè)置預(yù)警時間，HRP系統(tǒng)將自動審計資質(zhì)證件即將過期的產(chǎn)品供應(yīng)商，進而及時通知采購員更換產(chǎn)品，并通知供應(yīng)商更換證件，以免影響臨床使用。另外，HRP系統(tǒng)可以將查詢結(jié)果以表格的形式呈現(xiàn)出來，采用這種方法就可以有效地審查資質(zhì)證件，進而保證有關(guān)資質(zhì)證件的有效性。

采用HRP系統(tǒng)管理醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件，可以把有效期落實到實際的采購過程中，進而使一些資質(zhì)證件過期的產(chǎn)品無法購入，這是高值耗材資質(zhì)證件有效期管理的重點。利用HRP系統(tǒng)可以實現(xiàn)有效期的自動提醒，進而可以在十分繁雜的資質(zhì)證件中，將已經(jīng)過期的資質(zhì)證件、企業(yè)名稱、供應(yīng)商名稱等篩選出來，而且還可以通過自動報警功能列出即將過期的資質(zhì)證件信息，進而在采購員采購時加以提醒，并及時和供應(yīng)商聯(lián)系，使其做好相關(guān)的更新工作。對于即將過期的耗材，在下單時將彈出提醒對話框。庫管員如果對過期的耗材下單，系統(tǒng)會提示出錯。[3]

（二）電子存檔的實現(xiàn)和資源共享

應(yīng)用HRP系統(tǒng)可以為醫(yī)用耗材建立電子檔案。建立電子檔案具有檢索方便、維護方便、存儲空間小、實時同步備份、安全等優(yōu)勢，另外還便于共享信息，具備查看權(quán)限的管理者可以隨時查看醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件，檢查其是否合格，進而提升醫(yī)院的醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件有效期管理的水平。

三、結(jié)語

醫(yī)院在采購高值耗材時，采購金額是十分龐大的，因此如果采購了資質(zhì)證件過期的物品，將會造成巨大的財產(chǎn)損失。因此，如何采用科學(xué)合理的方式取代傳統(tǒng)落后的人工管理模式，確保采購和使用的醫(yī)用耗材的資質(zhì)證件均是有效的，這是醫(yī)院高值耗材管理中需要認(rèn)真思考的問題。HRP系統(tǒng)是一個十分現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，它是基于精細(xì)化管理理念而產(chǎn)生的一種管理模式，可以科學(xué)合理地進行醫(yī)用高值耗材資質(zhì)證件有效期管理，不僅能夠提升工作效率，而且能夠減少工作差錯，確保高值耗材的質(zhì)量。

（作者單位為浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬邵逸夫醫(yī)院下沙院區(qū)、杭州市下沙醫(yī)院）

參考文獻

[1] 邢聰艷，林民強.醫(yī)用高值耗材精細(xì)化管理效果研究[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2017，9（21）：48-50.

[2] 劉旻，劉宇宏，梁悅，趙前前，卞松.基于物流ERP系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)用高值耗材的精細(xì)化管理[J].中國醫(yī)療器械信息，2015，21（12）：24-27.

[3] 陳國華，葛孟華，俞利張.基于信息技術(shù)強化醫(yī)用高值耗材精細(xì)化管理[J].中國醫(yī)院，2015，19（11）：48-49.endprint