“互聯網+”模式下的高校辦公室工作管理模式探析

王麗

摘 要： 在“互聯網+”時代，大力推進高校的電子校務建設，已成為高校轉變管理職能、轉變工作方式和作風，進一步提高工作質量和效率，建立辦事高效、運轉協調、行為規范的教育管理體制的重要任務。本文針對如何在“互聯網+”模式下更好地開展辦公室工作提出了見解和應對策略。

關鍵詞： “互聯網+” 高校管理 辦公室工作

當前，我國正經歷著社會轉型，互聯網已成為如水、電、石油一樣的經濟社會運行基礎設施、國家發展的重要保障、國際競爭的戰略工具。互聯網開闊了人們的視野，啟發了人們的思維，活躍了人們的思想，也推動了我國社會各項事業的全面發展。中共十九大制定了新時代中國特色社會主義的行動綱領和發展藍圖，提出要建設網絡強國、數字中國、智慧社會，推動互聯網、大數據、人工智能和實體經濟深度融合，發展數字經濟、共享經濟，培育新增長點、形成新動能。以習近平為總書記的新一屆中央領導集體明確提出，要實現國家治理體系和治理能力的現代化。

所謂“互聯網+”，是指以互聯網為主的新一代信息技術（包括移動互聯網、云計算、物聯網、大數據等）在經濟、社會生活各部門的擴散、應用與深度融合的過程[1]。高校如能積極探索“互聯網+”辦公室工作管理新模式，必將有效提升其管理水平和效力。

一、當前高校辦公室工作管理模式：松散與孤立

當前，高校的管理系統均為面向部門的局部開發，沒有共享的應用架構和共享的技術架構，必然存在信息孤島和應用孤島，各部門的工作流程只考慮部門內的科室，無法實現部門間的綜合處理，難以實現各部門的協同工作。從全校整體業務來看，辦公室工作的管理模式必須從集中、共享、協同的定位出發，融入先進的協同管理理念，對辦公室日常工作的各個方面進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理，有效消除部門、學院間信息處理的松散與孤立，有效提高校務管理水平和效率，實現數據共享和業務協同。

（一）發展缺乏統一規劃

高校辦公室工作模式的建設本應是一個有機的整體。但是，由于教育投資的不連貫性，造成信息化建設的不連續性，再加上各部門、各院系之間的關系相對較松散，導致在進行校園信息化建設時容易缺乏統一的規劃，難以在更高層次上進行信息的處理，如信息挖掘、決策支持等。對于不同的應用系統，用戶需要分別登錄進入訪問，缺乏統一的訪問資源和應用的接口。面對繁多的應用系統，用戶難以尋覓所需，人性化程度低。

（二）信息缺乏有效共享

高校辦公室工作本應是有機的整體。但由于大學自身處在教育改革的變革時期，應用系統在不同時期由不同的人群研發完成，缺乏全局的系統規劃。應用系統間的數據共享還依賴于落后的低效率的信息傳遞方式，使高校校務信息難以實現有效共享。另外，個別系統雖然運行在聯入校園網的計算機上，但自身運行模式卻是個人計算機模式，難以完成與其他系統的信息共享。信息缺乏有效的共享，對整個校園網應用系統的效率和準確性都會產生重大的影響。

（三）應用缺乏有效集成

高校的辦公應用系統應該是有機的整體。同樣由于前面所述原因，以及應用系統可能采用不同的軟件平臺進行開發，加上缺乏統一規劃下的應用訪問接口，各應用系統間缺乏集成。同一個用戶進入校園網的不同應用系統，可能需要不同的密碼，甚至需要不同的身份標識。各應用系統之間無法直接訪問相互間的數據和功能，有時需要人為處理，缺乏有效集成。

二、“互聯網+”時代的高校的辦公室工作：機遇與挑戰

（一）加強“互聯網+”背景下的電子校務建設能有效推動高校行政管理職能的發展

“互聯網+”時代的到來，對高校行政管理職能的發展和轉變提出了新的要求，適時啟用依托互聯網技術的電子校務，能有效促進高校行政職能轉變和發展，具體主要表現在以下兩個方面：

1.促使高校行政管理職能由管制為主轉變為服務為主。“服務型”學校行政管理體系是指高校行政管理部門或管理者平等地對待教師和學生，愛護、尊重和關心師生；行政管理工作過程中做到公正、透明和公開，最終達到節約辦公成本、提高辦公質量和效率、簡化程序的目的；體現大學精神，重視教職員工對高校管理與決策的參與，為教師營造和諧的科研環境和學生的學習環境，促使學生身心健康全面地發展，使高校充分發揮人才培養、科學研究和社會服務功能[2]。電子校務的建立是使管制變為服務的必然，電子校務的特點就是服務師生、方便師生。

高校應抓住“互聯網+”契機，不斷完善自身的服務職能，達到較高的服務水平，最終使得師生通過新時期的電子校務系統，在不用花費太多精力的情況下，便可以方便地獲取信息、辦理事務并得到辦事結果；各級領導及行政人員可以隨時通過網上辦公而不僅僅局限在辦公室辦公等。

2.促使高校行政管理更加高效。在傳統紙質辦公條件下，大量行政事務需要領導通過紙質表格進行批示。在這種情況下，會導致辦事效率低下和規范性差，相應出錯的可能性也就比較大。通過電子校務的運用，工作業務流程更加清晰，進而更好地明確工作責任人和各行政管理部門的職責，減少行政部門之間的矛盾。

（二）電子校務的實施有效提升高校行政決策科學化

電子校務有利于增強高校行政決策的科學性。高校行政決策水平直接影響行政管理工作是否有活力，關系到行政管理目標能否順利實現。在“互聯網+”模式下，電子校務系統將通過提供有價值、高質量的信息，為高校行政領導者做出科學決策奠定基礎。

傳統辦公條件下存在大量重復勞動，造成部門之間和上下級之間不能實現信息的共享，協調和溝通出現障礙，進而不能為高校領導者的科學決策提供可靠的證據。電子校務減少了中間環節，使信息傳遞迅速、簡單，節省了大量跑腿時間，使得行政辦公人員能集中精力開展信息收集工作，為決策者及時提供準確翔實的信息，并有利于決策者在第一時間做出最準確的判斷。同時，電子校務系統可以對各類信息進行加工和整合，當高校制定政策和履行職能時，可以及時調用系統中的相關數據，為高校管理者進行科學判斷和理性決策提供重要依據，為師生全面服務。endprint

（三）全面實施電子校務面臨的挑戰

受到經濟條件及自身發展建設等諸多問題的影響，基于“互聯網+”模式開展的校務工作仍面臨著諸多挑戰，主要表現在以下兩個方面：一是受制于傳統觀念的影響，高校領導及全體教職員工的信息觀念和管理理念直接影響電子校務的推進工作；二是資金投入不足。搭載依托“互聯網+”平臺的電子校務系統不僅需要前期大量資金的啟動支持，同時在系統建立后的不斷完善和更新過程中，也需要后續資金保證系統的升級建設。而在高校辦學經費相對緊張及容易被領導者忽視的狀況下，新時期電子校務建設經費投入則更加有限。

三、高校辦公室工作應增強適應“互聯網+”時代需要的元素：應變與對策

“互聯網+”時代的到來為高校辦公室工作的改革發展提供了良好的土壤，在不斷為之創造機遇的同時，充滿著挑戰。然而，高校行政管理職能的發展不僅要適應“互聯網+”時代發展的需求，更要成為促使高校各項工作變革的積極力量。應以高校辦公室作為學校信息化建設的組織協調部門，負責學校信息化建設的總體規劃及校園網絡的管理與協調工作。充分利用高校辦公室自身優勢，從校務管理、辦公自動化、信息采集與整理、督察督辦等各個方面，做好科學決策和綜合管理工作的參謀和助手。為積極應對“互聯網+”時代帶來的諸多挑戰，我們認為可以具體從以下幾個方面著手，加強高校電子校務的推進工作：

（一）觀念引導。要提高領導對電子校務建設的認識。部分高校信息化建設還處在起步階段，實現信息化的道路還很漫長。如果高校領導對電子校務建設的重視不夠，進行電子校務建設需要的大量資金投入就不能得到保障，其建設進程不可能加快。因此，必須提高主要校領導對電子校務建設必要性的認識，提高辦公室效率和管理水平。

（二）制度保障。要加強制度建設，強化規范管理，健全電子校務協同管理制度和安全保障制度。高校應積極制定和完善電子校務建設過程中的相關制度及信息安全措施，以保障校園信息數據的順暢、安全流通[3]。同時，建立健全信息反饋和回應機制，提高辦公室工作效能，促進領導科學決策，加快學校的民主管理進程。

（三）物質保障。部分高校信息技術的整體推廣應用水平還有待進一步提高，急需進一步加強與電子校務配套的基礎設施建設[4]。加快高校信息網絡設施建設、加強協同技術的推廣、加快電子校務技術標準體系的構建與應用等。

（四）人才培養。高校電子校務系統管理及使用人員工作能力的高低直接關系到電子校務運行效率。為此，高校應積極開展各級各類信息網絡知識、系統使用技能培訓，培養管理人員樹立為教育教學服務、為師生生活服務、為學校發展服務的意識，同時使得高校全體教職工能夠更快地跟上校務管理工作革新的步伐。

總之，辦公室工作方式不是一成不變的，應與時俱進。電子校務給高校辦公室管理帶來新的契機，通過大力推行電子校務，可以更好地推進高校教職工轉變傳統教育管理觀念，推進教育教學方式改革，加快高校實現教育現代化、科學化。

參考文獻：

[1]寧家駿.“互聯網+”行動計劃的實施背景、內涵及主要內容[J].電子政務，2015（6）：32.

[2]吳小絨，張偉坤.從“行政型”管理到“服務型”管理——高校行政職能部門管理觀念的重構[J].韶關學院學報，2010（3）：143.

[3]王穎.高校電子校務建設探討[J].現代營銷，2012（3）：249.

[4]劉秋月.信息技術在電子校務發展中的作用探析[J].信息通信，2013（3）：150.endprint